2.6. Анализ структуры управления организацией
Сущность организационной структуры в делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.
Целями организационной структуры являются:
разделение труда;
определение задач и обязанностей работников;
определение ролей и взаимоотношений работников.
В мини-отеле «Геркон» действует функциональная организационная структура, включающая 19 специалистов (см.табл.5). Схема организационной структуры приведена на рис.2.
Директор следит за работой всего отеля «Геркон».
Администратор контролирует работу портье, уборщиц и горничных, размещает посетителей отеля.
Начальник административно-хозяйственного отдела контролирует работу инженеров и дворника.
Бухгалтеры, экономист ведут отчетность выдают заработную плату.
Кадровик осуществляет приём на работу, инженер по технике безопасности осуществляет инструктаж.
Уборщица
Дворник
Экономист
Горничная
Инженер
Бухгалтер
Портье
Главный бухгалтер
Кадровик
Начальник АХО
Администратор
ОТДЕЛ КАДРОВ
БУХГАЛТЕРИЯ И ФИНАНСОВАЯ СЛУЖБА
техническая служба
Директор
Служба приема и размещения
Рис.2.2. Организационная структура гостиницы «Геркон»
Преимущества организационной структуры управления гостиницей «Геркон»:
1) более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;
2) освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем;
3) возможность привлечения консультантов и экспертов.
Недостатки организационной структуры управления гостиницей «Геркон»:
1) отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
2) недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение как правило не участвует в его реализации;
3) чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно: подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.
Данная схема, показала себя как наиболее оптимальная для успешного функционирования гостиницы. В ходе работы было отмечено рациональное распределение обязанностей между персоналом и четко функционирующие информационно-организационные связи.
Так как гостиница представляет собой мини-отель, то многие должности универсальны и сочетают в себе большее число обязанностей, чем в больших гостиничных комплексах, имеющие индивидуальные структурные единицы.
Должностные инструкции сотрудников мини-отеля «Геркон» приведены в Приложении 3. Все инструкции составлены и подписаны в двух экземплярах. Один экземпляр инструкции хранится в отделе кадров, другой - на рабочем месте сотрудника.
2.7. Анализ эффективности использования трудовых ресурсов и используемой системы оплаты труда
Трудовые ресурсы составляют основу работы всего отеля «Геркон». Всего в организации работают 19 человек, график работы: сутки через трое и пять через два.
Произведем анализ заработной платы вгостинице «Геркон»
Таблица 2.5. Заработная плата в гостинице «Геркон»
Должность |
Количество сотрудников |
Заработная плата (оклад), тыс.руб./мес. |
Изменения |
||
2011г. |
2012г. |
+/- |
% |
||
1. Директор |
1 |
40 |
42 |
2 |
5,00% |
2. Завхоз |
1 |
33 |
35 |
2 |
6,06% |
3. Гл.бухгалтер |
1 |
30 |
31,5 |
1,5 |
5,00% |
4. Бухгалтер |
1 |
25 |
26 |
1 |
4,00% |
5. Экономист |
1 |
20 |
21 |
1 |
5,00% |
6. Администратор |
1 |
25 |
26 |
1 |
4,00% |
7. Портье |
4 |
19 |
20 |
1 |
5,26% |
8. Горничная |
3 |
16 |
17 |
1 |
6,25% |
9. Уборщица |
2 |
15 |
16 |
1 |
6,67% |
10.Инженеры |
2 |
26 |
27 |
1 |
3,85% |
11. Отдел кадров |
1 |
25 |
26 |
1 |
4,00% |
12. Дворник |
1 |
15 |
16 |
1 |
6,67% |
Итого |
19 |
289 |
303,5 |
14,5 |
5,02% |
Как показывают приведенные в таблице данные, ФОТ за 2011 год равен 1908 тыс. руб., за 2012 год - 2082 тыс. руб. Рост фонда оплаты труда за анализируемый период составил 9,12%.
Проанализируем численность и структуру персонала гостиницы «Геркон».
От обеспеченностигостиницы трудовыми ресурсами зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, и как результат объем услуг, их себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.
В табл.6 приведен анализ укомплектованности гостиницы «Геркон» трудовыми ресурсами и определено отклонение фактически занятой численности к численности, утвержденной по плану.
Таблица 2.6.Укомплектованность гостиницы «Геркон» трудовыми ресурсами
Должность |
Утверждено по плану, чел. |
Фактически занято, чел |
отклонение |
1. Директор |
1 |
1 |
- |
2. Завхоз |
1 |
1 |
- |
3. Главный бухгалтер |
1 |
1 |
- |
4. Бухгалтер |
1 |
1 |
- |
5. Экономист |
1 |
1 |
- |
6. Администратор |
2 |
1 |
-1 |
7. Портье |
4 |
4 |
- |
8. Горничная |
3 |
3 |
- |
9. Уборщица |
2 |
2 |
- |
10. Инженер |
2 |
2 |
- |
11.Кадровик |
1 |
1 |
- |
12. Дворник |
1 |
1 |
- |
Итого |
19 |
19 |
- |
Штат в целом по гостинице укомплектован. Проанализировав штатное расписание отеля «Геркон»,можно сделать вывод, что количество сотрудников не изменилось в 2012 году.
Исследуем структуру персонала. Классифицировать персонал можно по нескольким направлениям10:
А) Основные (непосредственно осуществляют технологии производства) и вспомогательные работники (осуществляют помощь основному производству).
Б) Управляющие работники (профессионалы, специалисты, главные специалисты …).
В) Технические исполнители (иногда отсутствует высшее образование).
Г) Обслуживающий персонал.
Д) По полу (мужчины и женщины).
Е) По стажу
Ж) По квалификации.
Анализ трудовых ресурсов необходимо проводить по качественным и количественным характеристикам.
Категории персонала.
Существуют следующие категории персонала:
руководители – к ним относятся работники, занимающие должности руководителей организации (директора, главные специалисты);
специалисты – ответственные работники, занимающие управленческие должности, осуществляющие контроль и учет работ на организации;
служащие – работники, осуществляющие подготовку и оформление документов, хозяйственное обслуживание;
работники – лица непосредственно участвующие в осуществлении процесса оказания услуг (горничные, портье и т.п.).
Каждая категория персонала имеет свои права и обязанности, оговариваемые в должностных инструкциях и контрактах.
В таблице 7 представлена информация о существующей в гостинице «Геркон» структуре персонала.
Таблица 2.7.Количественный состав персонала гостиницы «Геркон»
Показатели |
Среднегодовая численность работников, чел |
|
Всего |
19 |
100% |
Рабочих |
10 |
52,6% |
Служащих |
6 |
31,57% |
Руководителей |
3 |
15,8% |
Как видим, основную массу персонала предприятия составляют рабочие (52,6%), служащие составляю 31,57% и руководители – 15,8%.
Квалификационный уровень работников зависит во многом от возраста, стажа работы, образования и т. д.
Поэтому в процессе анализа изучим изменения в составе кадров по возрасту, стажу работы, образованию.
Таблица 2.8.Квалификационный состав управленческого персонала гостиницы
№ |
Должность |
Стаж |
Образование |
Возраст |
1. |
Директор |
10 лет |
высшее |
48 |
2. |
Завхоз |
9 лет |
высшее |
46 |
3. |
Гл. бухгалтер |
6 лет |
высшее |
42 |
4. |
Бухгалтер |
4 года |
высшее |
30 |
5. |
Экономист |
0,5 год |
Среднее-специальное |
24 |
6. |
Кадровик |
5 лет |
высшее |
32 |
7. |
Администратор |
5 лет |
высшее |
32 |
Проанализируем структуру персонала. Анализ трудовых ресурсов необходимо проводить по качественным и количественным характеристикам11.
Опыт и практика увязывают навыки, знания и умения воедино, формируя квалификацию, т.е. степень профессиональной подготовки, необходимую для выполнения данных трудовых функций.
Таблица 2.9.Структура персонала по квалификации, человек
Повышенная квалификация |
Соответствует требованиям |
Неквалифицированные |
7 (36%) |
11 (57%) |
2 (10%) |
Структура по квалификации персонала представлена на рис. 2.3.
Рис.2.3. Структура персонала по квалификации.
Возрастная структура персонала: данная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в его общей численности. (табл. 2.10)
Таблица 2.10.Возрастной состав и структура персонала гостиницы «Геркон»
Возрастные группы |
Годы |
||
2010г. |
2011г. |
2012г. |
|
до 30 |
2 |
3 |
5 |
31-40 |
4 |
4 |
4 |
41-50 |
6 |
5 |
5 |
51-60 |
5 |
5 |
4 |
старше 60 |
2 |
2 |
1 |
Итого |
19 |
19 |
19 |
Из таблицы 10 можно сделать вывод, что преобладает возрастная группа от 41 года до 50 лет. Вторая по численности группа до 30 лет. Средний возраст 45 лет.
Структура персонала по уровню образования предполагает выделение лиц, имеющих высшее образование, среднее специальное, среднее общее (табл. 2.11). В гостинице «Геркон» преобладает персонал со средним профессиональным образованием (32%).
Таблица 2.11.Структура персонала по уровню образования
Уровень образования |
высшее образование |
среднее специальное |
среднее профессиональное |
среднее общее |
Персонал, чел |
6 |
5 |
6 |
2 |
Структура |
32% |
26% |
32% |
11% |
На основании данных таблицы 2.11 построим диаграмму, отражающую структуру персонала организации по уровню образования (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Структура персонала по уровню образования
В структуре персонала по стажу разделяется общий стаж и стаж работы в данной организации. С общим стажем напрямую связан уровень производительности труда. Стаж работы в данной организации характеризует закрепляемость кадров.
Структура персонала по стажу представлена в таблице 2.12.
Таблица 2.12.Структура персонала по стажу
Стаж |
2010г. |
2011г. |
2012г. |
менее 5 |
8 |
8 |
6 |
5-10 |
5 |
5 |
6 |
более 10 |
6 |
6 |
7 |
Как видно из расчетов, “новички” ежегодно составляют около 30% от общей численности персонала в гостинице. В гостинице в основном меняются сотрудники низшего административного звена, горничные и технический персонал. Это происходит из-за не всегда удобного графика работы и низкой оплаты труда.
Что касается структуры персонала по половой принадлежности, то во всех гостиницах превалирует персонал женского пола. Отель «Геркон»не является исключением (табл. 2.13).
Таблица 2.13.Структура персонала по половой принадлежности
Пол |
Годы |
||
2010г. |
2011г. |
2012г. |
|
М |
2 (11,5%) |
3 (15,7%) |
3 (15,7%) |
Ж |
18 (88,5%) |
16 (84,3%) |
16 (84,3%) |
Доля представителей женского пола в гостинице составляет около 84,3%.
Одной из важнейших задач управления является формирование высокопрофессионального кадрового состава гостиницы, способного эффективно обеспечивать осуществление возложенных на гостиничное предприятия задач и функций.
Ежегодно повышение квалификации проходят 3 человека, переподготовку в 2012 г. прошли 2 человека. Направлено на обучение в рамках подготовки специалистов для работы в отеле «Геркон» 1 человек. Два человека прошли обучение по проблемам разрешения конфликтов.