34 Описать назначение основных объектов субд Access

Основными объектами СУБД Access являются таблицы, формы, запросы, отчеты и макросы.

Основным объектом базы данных является таблица. Каждая строка таблицы называется записью и содержит данные об одном объекте. Атрибут (свойство) объекта хранится в виде столбца таблицы и называется полем. Поле таблицы содержит однотипную для всех записей информацию. Создание таблицы начинается с разработки структуры таблицы, в которой нужно определить: имена полей БД, типы полей и свойства полей.

Формы служат для удобного отображения данных из одной или нескольких таблиц и ввода данных пользователем. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных.

Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость.

Запросы служат для выбора данных из таблиц, а также для автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.

В Access есть несколько типов запросов:

• запросы на выборку возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Их можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений;

• запросы с параметрами при выполнении отображают в собственном диалоговом окне приглашение ввести искомые данные;

• перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк;

• запросы на изменение за одну операцию изменяют или перемещают несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление записи, на обновление записи, на добавление записей, на создание таблицы.  

Отчет предназначен для представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты.

Для целей автоматизации операций с объектами баз данных используют макросы. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, связывание различных объектов базы данных, выполнение макрокоманды или набора макрокоманд при открытии базы данных и т.д.