28.2. Расходный кассовый ордер

Оформляем операцию сдачи выручки из кассы на расчетный счет предприятия. Для этого предназначен документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Взнос наличными в банк» (пункт меню Касса – Расходный кассовый ордер). Открываем новый документ. Дата – 24.03.2013. Вид операции - «Взнос наличными в банк». Сумма – 27730 рублей. Счет бухгалтерского учета - «51 Расчетные счета». Статья движения денежных средств - «Средства полученные от покупателей…» (рис. 122).

Рисунок 122 – Расходный кассовый ордер: Взнос наличными в банк

Переходим на закладку «Печать». В реквизите «Выдать» указываем сотрудника, через которого происходит передача наличных денежных средств – «Степанова И.М.», основание – «сдача выручки в банк». После записи распечатываем «Расходный кассовый ордер». Закрываем печатную форму. Нажимаем на кнопку «ОК» - проводим документ. Документ формирует проводки.

28.3. Учет банковских операций

С помощью обработки «Банковские выписки» посмотрим все оплаченные документы (пункт меню «Банк – Банковские выписки») за период с 01.01.2013 по 24.03.2013. (рис. 123).

Рисунок 123 – Банковские выписки

29. Расчеты с подотчетными лицами

29.1. Получение денежных средств из банка на хозяйственные расходы

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется документом «Расходный кассовый ордер». Отражаем поступление денежных средств с расчетного счета в кассу предприятия. Дата - 26.03.2013. Выбираем пункт меню «Касса - Приходный кассовый ордер». Открываем новый документ. Выбираем вид операции «Получение наличных денежных средств в банке». Сумма документа - 5000 руб. Счет учета - «51 (Расчетные счета)». Статья движения денежных средств - «Получение наличных из банка» (добавляем в справочник новую статью, если она отсутствует) (рисунок 124).

Рисунок 124 – ПКО: Получение нал. ден. ср-в в банке Рисунок 125 – РКО: Выдача подот. лицу

На закладке «Печать» указываем: принято от - «банка по чеку АВ № 1235 от 26.03.13»; Основание - «хозяйственные расходы». Нажимаем на кнопку «ОК» - закрываем и проводим документ.

29.2. Выдача денежных средств подотчетному лицу

После того, как оприходовали деньги в кассу предприятия, оформляем выдачу под авансовый отчет документом «Расходный кассовый ордер» (пункт меню Касса – Расходный кассовый ордер). Открываем новый документ. Вид операции - «Выдача денежных средств подотчетнику». Сумма - 5000 рублей. Подотчетник - «Ильясов Марат Ринатович». Статья ДДС - «Выдача под авансовый отчет» (в справочник добавляем новую статью; вид ДДС - «Прочие расходы по текущей деятельности»). Переходим на закладку «Печать» и указываем основание - «хозяйственные расходы». Нажимаем на кнопку «ОК» - проводим документ (рис. 125). Документ формирует проводки.

29.3. Оформление авансового отчета

Заполнение шапки, закладка «Авансы»

По выданным подотчетным суммам сотрудник обязан отчитаться и составить авансовый отчет. Рассмотрим оформление его в программе. Выбираем пункт меню «Касса - Авансовый отчет». Открываем новый документ. В форме документа нажимаем на кнопку «Цены и валюта» и устанавливаем тип цены - «Закупочная», валюта - «Рубль». Устанавливаем флаг «Сумма включает НДС». Нажимаем на кнопку «ОК» - закрываем и сохраняем настройки. Физическое лицо – «Ильясов М..Р.», назначение – «Хозяйственные расходы». Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках. На закладке «Авансы» отображается информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом. В табличной части закладки «Авансы» выбираем расходный кассовый ордер, по которому выдавались денежные средства. Денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на следующие цели: Закупку товаров (закладка «Товары»); Оплату поставщикам (закладка «Оплата»); Прочие (дополнительные) расходы (закладка «Прочее») (рисунок 126)

Рисунок 126 – Авансовый отчет, закладка Авансы

Переходим на закладку «Товары». Нажимаем на кнопку , открываем справочник «Номенклатура», группу «Материалы». Добавляем в нее новую позицию. Наименование - «Папка-скоросшиватель»; единица измерения - «Штука»; ставка НДС - «Без НДС». Номенклатурная группа - «Материалы»; статья затрат - «Материальные расходы». Кнопкой «ОК» сохраняем новый элемент справочника и выбираем его в документ. Указываем количество - 20 штук, цена - 150 руб,/шт. Наименование документа, подтверждающего произведенный расход - «Товарный чек № 32 от 26.03.2013». Если счет-фактура поставщиком предъявлен, нужно установить флаг в следующем разделе и выбрать поставщика из справочника контрагентов. Далее указываются реквизиты полученного счета-фактуры (№ и дата). В нашем случае счет-фактура не предъявлен (рис. 127).

Рисунок 127 – Авансовый отчет, закладка Товары

Закладка «Прочее», проведение документа

Переходим на закладку «Прочее». Подотчетным лицом были оплачены копировальные услуги сторонней организации. Нажимаем на кнопку . Наименование документа, подтверждающего произведенный расход - «квитанция ПКО»; «№ 114 от 26.03.2013». Поставщик - из справочника контрагентов - ИП «Газизов». Счет-фактура поставщиком предъявлен (устанавливаем флаг). Дата счета-фактуры - 26.03.2013, номер - 18. В графе «Номенклатура» нажимаем на кнопку выбора , открываем справочник «Номенклатура», группу «Услуги», и добавляем в нее новое значение. Наименование - «Копировальные работы»; устанавливаем флаг «Услуга»; ставка НДС - «18%»; номенклатурная группа - «Услуги». Кнопкой «ОК» сохраняем элемент справочника и выбираем его в документ. Сумма- 1500 рублей; % НДС - 18%; сумма НДС рассчитывается автоматически (рис. 128).

Рисунок 128 – Авансовый отчет, закладка Прочее

Далее указываем счет затрат - «26 Общехозяйственные расходы»; Подразделение: «Администрация», субконто 1 - «Прочие расходы». В нижней части экранной формы документа указываем количество приложенных документов - 2 на 2 листах. Проводим документ (кнопка «Провести»). При проведении документа автоматически формируется счет-фактура по приобретенным услугам. Авансовый отчет имеет одну печатную форму № АО-1 (кнопка «Печать»). Лицевая сторона авансового отчета содержит сведения о подотчетном лице, сумме полученного аванса, сумме расхода и остатке (перерасходе), а также бухгалтерскую запись произведенных расходов. На оборотной стороне формы отражается перечень документов, подтверждающих произведенный расход, сумма расхода и корреспондирующие счета (рисунок 129). Закрываем печатную форму. Документ формирует проводки.

Рисунок 129 – Авансовый отчет (печатная форма)