Вопрос 1 (понятие, сущность доу. Понятие документа, его свойства)

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Классификация документов:

по способу фиксации информации: содержанию; наименованию;

способу изготовления: степени сложности; месту составления; месту назначения; срокам исполнения; происхождению; степени гласности; юридической силе; стадии создания; срокам хранения; характеру информации.

Основные части делопроизводства: система документации; система документирования; организация работы с документами.

Докуме́нт — материальный (электронный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Вопрос 2 (цели, задачи и функции доу. Понятие документирования информации)

Название специального структурного подразделения ДОУ:

- управление делами;

- общий отдел;

- канцелярия;

- секретариат.

Цели службы ДОУ:

- организация работы;

- руководство документационным потоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за последовательностью работы с документами;

- организация работ по документационному обеспечению управления.

-Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- организация работы архива;

- повышение квалификации работников службы ДОУ.

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам»

Официальные документы — это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.