45.Информационно-справочная документация

информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и обьяснительные записки, заявления и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Информационно-справочные

• план

• отчет

• акт

• протокол

• справка

• отчет

• деловое письмо

• докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения или нарушения правил.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.

Справка - документ, содержащий описание, оценку или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

46. ПРОТОКОЛ – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Коммерческие предприятия составляют протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.д.

1.         Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2.         Протоколы могут быть трех видов:

¨            краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;

¨            полные – содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений;

¨            стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3.      В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4.            Реквизиты протокола:

¨      название вида документа (ПРОТОКОЛ)

¨      дата заседания

¨      индекс (номер)

¨      место заседания

¨      гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению)

¨      заголовок к тексту

¨      вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня)

¨      текст

¨      личная подпись председателя

¨            личная подпись секретаря

Требования к оформлению протокола

1.         Протокол оформляется на общих бланках или спецбланках формата А4.

2.      Датой протокола является дата заседания.

3.         Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4.      Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5.         Вводная часть.

¨            Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

¨            Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора.

¨            От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии.

¨            Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

¨            Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

6.         Основная часть

¨            Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ):

¨            После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

¨            Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ»,  «ВЫСТУПИЛИ» – 2 интервала, перед  «ПОСТАНОВИЛИ» – 3 интервала.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

 

49. Долженствующе-предписывающий характер деловых документов побуждает к использованию неопределенной формы глагола, иногда цепочек глаголов – взаимосвязанных инфинитивов. Для усиления категоричности используются стилистически окрашенные наречные слова: необходимо решительно устранять, обязан беспрекословно выполнять.

Например: Предприниматель обязан: выполнять обязательства, вытекающие из законодательства.., заключать … трудовые договоры… полностью рассчитываться со всеми работниками.., осуществлять социальное… и иные виды страхования.., выполнять решения…

Уголовно-процессуальная норма предоставляет работникам правоохранительных органов государства и другим участникам уголовного процесса юридические права и налагает на них юридические обязанности. В зависимости от характера прав и обязанностей регулятивные нормы подразделяются на три вида: 1. Обязывающие — устанавливающие обязанность лица совершать определенные положительные действия. 2. Запрещающие — устанавливающие запреты на действия определенного рода. 3. Управомачивающие (дозволяющие) нормы, которые устанавливают права на совершение управомоченным лицом действий.

Текст делового документа, в частности текст уголовно-процессуальной нормы характеризуется своеобразной композицией. Он содержит два элемента: гипотезу, которая указывает на условия действия нормы и диспозицию, указывающую на содержание прав и обязанностей. ФД, как правило, проявляется во второй части нормы — в диспозиции, например: если при выемке, обыске, наложении ареста на имущество имели место попытки уничтожить или спрятать предметы и документы.., протокол должен содержать указание на это.

В зависимости от приведенной выше классификации уголовно-процессуальных норм, выделяется два способа выражения ФД: первый способ – прямой или активный, второй – косвенный или неактивный. Прямой способ характерен для норм, обязывающих и запрещающих, и проявляется в том, что в норме закона содержится непосредственно указание на долженствование при помощи модальных слов: должен, обязан, невозможно. Модальные слова: вправе, может, не имеющие значения долженствования, приобретают его в сочетании с частицей не. В этом случае закон прямо указывает на необходимость или недопустимость осуществления определенного действия. Значение необходимости действия реализуется также и без использования модальных слов, через употребление глаголов действительного и страдательного залогов настоящего времени во вневременном значении: суд приговорил, признать виновным и т.д. В таких документах как завещание, уведомление, повестка, запрос, поручительство, представление, подписка о невыезде, определение также ярко выражена ФД. Эта функция может проявляться и в устной речи, например, в обязательном диалоге судьи и допрашиваемого:

— В соответствии со статьей 181 УК РСФСР Вы предупреждаетесь об уголовной ответственности за дачу ложных показаний. Вам понятно? Понятно. Подпишитесь, что Вы предупреждены.

50. Библиотека – культурно-просветительское учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой.

Библиотека как общественное хранилище памятников письменности возникли в глубокой древности. Первая известная историкам библиотека Древней Руси была основана в 1037 году Ярославом Мудрым при Софийском соборе в Киеве.

Библиотеки бывают:

- Государственные- Муниципальные- Частные- Личные (семейные)- Учебные и т. д.

Национальная библиотека призвана обеспечить сохранность и доступность всей печатной и смежной продукции, выпущенной и выпускаемой данным государством или имеющей к нему то или иное отношение, могущей быть востребованной читателями.

Региональные библиотеки выполняют роль филиалов национальной библиотеки, что особенно актуально для отдалённых регионов страны.

Публичные библиотеки обеспечивают читателей наиболее употребительными и популярными изданиями.

Специальные библиотеки собирают издания определённого типа (нотные издания, книги для слепых, государственные стандарты, патенты, предсказания на пальмовых листьях и т. п.) или определённой тематики.

Университетские, институтские, школьные библиотеки нацелены, главным образом, на обеспечение учащихся литературой, необходимой для учебного процесса и по составу фонда приближаются к специальным.

Библиотечный абонемент предоставляет читателю право получить издание из библиотеки в своё полное распоряжение на определённый срок. В другом случае читатель имеет возможность знакомиться с книгой только в помещении библиотеки.

Каталог (от греч. κατάλογος) – слово греческое, означает перечень, опись в общем случае, некий список информации об объектах, составленный с целью облегчения поиска этих объектов по какому-то признаку:

• Список или опись собрания книг в библиотеках, картин и других художественных предметов в музеях, галереях, выставках, аукционах.

• Каталог почтовых марок

• Астрономические каталоги: NGC, звёздного неба и др.

• Каталог (файловая система) — список объектов файловой системы (файлов и подкаталогов) с указанием их месторасположения на устройстве хранения информации (обычно на жёстком диске или компакт-диске) и прочими метаданными.

• Каталог ресурсов в Интернете.

• Каталог (торговля) — перечень товаров с их описанием.

• Подписной каталог — перечень периодических изданий, применяемый для подписки

Каталоги бывают алфавитные, систематические.

Библиография – әдебиеттерді көрсеткіш – перечень книг и статей по какому- нибудь вопросу.

Библиотечный каталог – это перечень имеющихся книг, журналов, газет и других источников, составленных по определенному принципу.

Реферативный журнал – периодическое издание, содержащее рефераты, т.е. краткие изложения научных трудов или других научных публикаций по какой- либо отрасли науки и техники).