5.6. Функция планирования
Функция планирования является центральной в том смысле, что многие другие функции "работают на нее". Эту функцию можно назвать самой интеллектуальной по сложности управленческого труда. От качества плана зависит эффективность работы организации: согласованность в работе всех звеньев, включая связи организации с внешней средой; рациональное использование ресурсов; соблюдение технологических нормативов; напряженность работы коллектива и пр.
Планирование – это проектирование комплекса взаимосвязанных будущих процессов трудовой и машинной деятельности, осуществление которых должно привести нас к поставленной цели (или последовательности целей), включая и затраты. Словом "проектирование" мы хотим подчеркнуть преимущественно "инженерный" подход, основанный на логико-количественных методах.
Как и большинство других функций, система планирования организации может реализовываться в каких-то своих частях эпизодически или регулярно как рутина, т.е. не содержать в себе творчества - элементов другой функции – РУР. Рутинных процедур тем больше, чем меньше интервал планирования.
Рассмотрим последовательность этапов, присущую всякому планированию (а каждый этап суть функция управления) (рис. 5.2). Каждый из этапов представляет большую сложность, которую мы характеризуем краткой выдержкой из работы [30].
3
Рис. 5.2. Схема планирования
Первый этап – анализ. Он призван ответить на вопрос: в каком состоянии находится наша организация – ее сильные и слабые стороны, какова внешняя среда с позиций угроз и возможностей. На рис. 5.2 стадии анализа соответствует точка П0. В работе [30] говорится о трех мифах, и первый – "Мы знаем, где находимся": информация оказывается искаженной, решения принимаются на основе политики и эмоций, контролируется больше процесс, чем результат и т.д.
Вторая стадия – прогнозирование. Здесь определяется прогнозный горизонт, требуемый интервал прогнозирования Т. Изучаем динамику развития в прошлом и на этой основе, привлекая другие факты, прогнозируем значение показателя П на момент Т. В сложных случаях используется идея моделирования, например, имитационного.
Третья стадия – целеполагание. Мы вырабатываем свое отношение к прогнозному значению показателя и на основе объективных и субъективных факторов устанавливаем целевое значение показателя Пц. Цель: на момент Т достичь значения показателя П не меньше чем Пц. По Дж. Оуэну [30] целеполагание – второй миф под названием "Мы знаем, куда идем": стратегии строятся на шлифовке того, что уже делаем, по прошлому изучаем модели успеха и выживания и т.д.
Четвертая стадия – программирование. Определяем программу, реализация которой позволит перевести организацию из состояния П0 в состояние П: П≥ Пц. По Дж. Оуэну [30] программирование – третий миф с названием "Мы знаем, как туда добраться": на вооружение берутся модные теории, в лучшем случае инициативы позволяют сохранить патовую ситуацию с конкурентами и т.д.
Рассмотрим содержание отдельных задач планирования, сформулированных в рамках науки "исследование операций". Критерий эффективности всех задач планирования в общей постановке – максимизация эффективности.
1). Задачи распределения ресурсов:
Однопродуктовая статическая задача планирования: распределить на период Т одного вида ресурс между несколькими объектами – объемное планирование.
Многопродуктовая статическая задача планирования: распределить на период Т m видов ресурсов между n объектами – объемное планирование.
Однопродуктовая динамическая задача планирования: распределить, например, инвестиции по m этапам одного проекта – календарное планирование.
Однопродуктовая многообъектная динамическая задача планирования: распределить, например, инвестиции по нескольким объектам во времени - объемно-календарное планирование.
Многопродуктовая многообъектная динамическая задача планирования: распределить несколько видов ресурсов по нескольким объектам во времени – объемно-календарное планирование.
2). Задачи упорядочивания объектов (теория расписаний): составить оптимальную очередность обработки m деталей на n станках (примеры: запуск деталей в обработку, план обработки судов в порту, расписание "прохождения" студенческих групп через аудитории).
3). Задачи выбора маршрута на сети. Однопродуктовая: машины по стройкам города развозят цемент. Многопродуктовая: машины с комбината питания развозят по муниципальным объектам полуфабрикаты и пищу: в больницы, школы, детские сады. Цель – минимизировать суммарный пробег автомашин или суммарный расход горючего.
4). Задачи сетевого планирования и управления (СПУ) – относятся к проектному менеджменту. Дано множество работ, которые связаны между собой очередностью выполнения (строительство дома). Требуется составить план-сеть, увязывающую все работы по очередности и времени выполнения. Для задач этого класса разработаны специальный математический аппарат и программные средства, решающие много задач анализа и планирования на сети.
За всеми вышеперечисленными классами задач стоят хорошо разработанные модели, алгоритмы и пакеты программ для ЭВМ. Однако не все так просто. Строгие математические методы (динамическое программирование и др.) довольно быстро оказываются неспособными решать практические задачи из-за "проклятия размерности". Поэтому математики, программисты и менеджеры разрабатывают алгоритмы с эвристическими процедурами, получая таким образом не оптимальные, но "хорошие" решения.
Помимо вычислительных существуют и другие – назовем их методологическими – проблемы: объективные и субъективные пределы планирования. К первым относятся: затраты на планирование, неопределенность рынка, которая проистекает из самой его природы. Затраты на планирование можно относительно уменьшать путем применения АСУ, пакетов программ. Неопределенность рынка до определенной степени также можно снижать с помощью, например, таких управленческих приемов:
вертикальная интеграция - присоединение фирмы-поставщика и/или фирмы-клиента;
контроль над спросом – монопольное влияние на рынке, маркетинговые стратегии;
контрактные отношения: производство под заказ, фьючерсные контракты, надежные финансовые инструменты (аккредитив, страхование и т.п.).
Рассмотрим некоторые принципы планирования. Первый – принцип единства (холизма): все планы организации – это не просто набор документов, но взаимосвязанная – гармонизированная система планов, остающаяся таковой, несмотря на постоянно вносимые корректировки.
Второй принцип планирования – принцип участия (партисипативности): к планированию должны привлекаться все работники, которых непосредственно затрагивает тот или иной план.
Принцип непрерывности и гибкости: непрерывные изменения во внешней и внутренней средах требуют непрерывной и гибкой (без задержек, без чрезмерных затрат в самом широком диапазоне) корректировки всей системы планов организации: от стратегических до оперативных.
Принцип точности: планы по возможности должны быть сформулированы максимально точно. С ростом интервала планирования нечеткость планов возрастает.
В заключение приведем классификацию планов организации. Она поможет лучше представить их множество и разнообразие.
Наиболее часто употребляемая классификация – по интервалу управления. В теории выделяют оперативные (операционные), тактические и стратегические планы. На практике планы называют по календарной длительности: сменно-суточный, декадный, месячный, квартальный, годовой, трехлетний (пятилетний).
Второе основание для классификации – по функциональным сферам: производственный, финансовый, инновационный (развития), кадровый, социальный и т.п.
Третье основание - по видам бизнеса. Их называют бизнес-планами или бизнес-проектами. Они четко привязываются к какому-либо бизнес-процессу – новому или старому модернизируемому. Эти планы отличает детальная проработанность, соответствие принятым стандартам. Составляются они едва ли не в большей степени для потенциального инвестора.
Существуют и другие типы планов: комплексные целевые программы (только в одной организации и только по социальному направлению может быть порядка десяти таких программ), план реинжиниринга – коренного преобразования организации и т.п.
Все большую поддержку планированию оказывают специальные компьютерные системы.