Використання баз даних зі стандартної бібліотеки
У пакет Microsoft Office 2000 входить стандартна бібліотека, що містить кілька прикладів баз даних. На відміну від баз даних, створюваних майстром, приклади вже містять введені набори даних. З цих прикладів можна запозичити деякі прийоми побудови форм і звітів для своїх додатків. Список наявних баз даних відображається в процесі запуску програми в стартовому вікні Microsoft Access. Щоб відкрити одну з наявних баз даних, встановіть перемикач у положення Открыть базу данных і виберіть необхідний файл із запропонованого списку (рис. 5.6). Після вибору потрібного файлу натисніть на кнопку ОК.
Подібно до баз даних, створених за допомогою майстра, керування базами даних з бібліотеки прикладів здійснюється за допомогою кнопкових форм і меню. Під час відкриття такого додатка відображається головна кнопкова форма, за допомогою якої викликаються всі команди керування даними. У вікні бази даних можна переглянути або змінити структуру будь-якого об'єкта.
Рис. 5.6 Перший крок створення бази даних.
Якщо будь-який з об'єктів бібліотечних прикладів досить точно відображає ваші потреби, копіюйте його в свою базу даних. Копіювати об'єкти зручніше через буфер обміну Windows.
Відкрийте базу даних з бібліотеки прикладів і виділіть об'єкт, який необхідно скопіювати.
Натисканням правою кнопкою миші викличте контекстне меню і виберіть команду Копировать або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+C>.
Відкрийте базу даних, у яку необхідно скопіювати об'єкт. Потім виберіть команду Правка → Вставить або скористайтеся комбінацією клавіш <Ctrl+V>. Наразі необхідності вкажіть ім'я об'єкта, що копіюється. Програма виконає копіювання об'єкта, після чого його піктограма відобразиться в потрібній групі вікна бази даних.
Пам’ятайте, що без додаткових зусиль з вашої сторони об'єкти, скопійовані з інших баз даних, не будуть працювати коректно. Для правильної роботи необхідно також скопіювати всі об'єкти, зв'язані з даним об'єктом. Наприклад, після копіювання форми прийдеться скопіювати всі використовувані в ній таблиці і запити. Крім того, щоб гарантувати надійність додатка, після копіювання всіх необхідних об'єктів необхідно ретельно проаналізувати всі зв'язки між об'єктами бази даних.
Експортування й імпортування даних
У процесі роботи з Access рано чи пізно виникає необхідність використовувати інформацію з бази даних Access в інших додатках або, навпаки, використовувати дані, створені іншими програмами, в базах даних Access. У ряді ситуацій для використання іншими програмами потрібно імпортувати цілі таблиці даних. Наприклад, знадобиться перенести дані про постачальників компанії в іншу базу даних, що працює під керуванням SQL Server або Oracle. Або навпаки — створити додаток Access на підставі наявної бази даних dBASE, FoxPro або Paradox. У цьому випадку імпортування даних прийдеться здійснити двічі. Перше імпортування інформації необхідно на етапі проектування бази даних для того, щоб під час тестування форм, звітів і запитів використовувалися реальні дані. Повторно дані імпортуються безпосередньо перед початком роботи з новою програмою.
Access також використовується для тимчасового збереження даних, наприклад, у тих випадках, коли результат запиту або звіт, сформований у Access, необхідно перенести в Word для створення більш загального звіту.
Самим могутнім і одночасно простим інструментом імпортування й експортування даних є засіб Связи с Office. Його команди дозволяють обмінюватися даними з іншими додатками Office. Перед тим, як використовувати одну з трьох команд цієї групи, необхідно вибрати потрібний об'єкт бази даних— форму, звіт, запит і т.п. Після цього досить вибрати команду Сервис → Связи с Office або одну з команд списку Связи с Office, що розкривається на панелі інструментів. У Access передбачено три команди для зв'язку з додатками Office.
Слияние с MS Word. Ця команда виконує злиття таблиці Access з наявним документом Word або створює новий документ і розміщує дані в нього. Після передачі даних значення полів таблиці Access можна використовувати в документі Word як об'єднані поля.
Публикация в MS Word. Ця команда дозволяє створити на основі об'єкта бази даних Access текстовий документ у форматі RTF. Створений документ відразу відкривається в Microsoft Word. Надалі на підставі цього файлу можна створити діловий документ або звіт.
Анализ в MS Excel. Ця команда створює файл робочої книги Excel у форматі XLS й експортує в нього дані об'єкта бази даних Access. Створений файл водночас відкривається в Excel. Після цього до одержаних даних можна застосовувати математичний, статистичний і аналітичний апарат Excel, недоступний у Access. Крім того, для аналізу результатів зручно використовувати гнучкий механізм побудови діаграм. Якщо в звіті Access використовувалося групування даних, результуючий робочий лист Excel буде містити проміжні підсумки.
Є й інший спосіб експортування даних. Виділіть об'єкт бази даних і скористайтеся командою Файл → Экспорт. У діалоговому вікні експортування даних пропонується вибрати кінцевий формат даних (є можливість експортування в попередні версії Office) і ввести ім'я файлу. В більшості випадків цей метод більш важливий, оскільки він дозволяє більш точно настроїти параметри експортування даних.
Крім описаних ситуацій, експортування й імпортування даних використовується для обміну інформацією між Access і іншими програмами керування базами даних. Access дозволяє зберігати дані у форматах найбільш популярних СУБД різних версій. Для створення файлу потрібного формату виберіть об'єкт бази даних, а потім скористайтеся командою Файл → Экспорт. Щоб прочитати файл, створений іншим додатком, використовуйте команду Внешние данные → Импорт з меню Файл.