Керування об'єктами бази даних
Щоб одержати короткий список команд, що можуть бути застосовані для даного об'єкта, виділіть потрібний об'єкт і клацніть правою кнопкою миші. Відобразиться контекстне меню з переліком команд. Більшість команд контекстного меню дублюються командами головного меню програми або кнопками панелей інструментів Access. Ви можете відкрити будь-який об'єкт для редагування або перегляду, перейменувати або видалити його, вирізати або скопіювати в буфер обміну, або навіть додати його піктограму в папку Избранное для швидкого доступу до об'єкта.
Access 2000 відслідковує зміну назв полів таблиць і автоматично змінює посилання запитів, форм, звітів і інших об'єктів на дане поле. Тому після редагування поля не треба редагувати інші об’єкти бази даних. У попередніх версіях Access такої можливості не було.
Зміна властивостей об'єктів
Всі об'єкти бази даних Access мають два набори властивостей. Основні властивості об'єкта відображаються у вікні Свойства, що викликається командою Свойства контекстного меню об'єкта. До основних властивостей відносяться тип об'єкта, його текстовий опис, а також дата створення й останнього редагування об'єкта.
Якщо в режимі конструктора скористатися командою Свойства, на екрані відобразиться повний список властивостей даного об'єкта. Значення цих властивостей характеризують поведінку та зовнішній вигляд об'єкта. На рис. 5.4 показане діалогове вікно властивостей для об'єкта типу Форма. Властивості об'єкта групуються за призначенням, причому кожна група розташовується на окремій вкладці.
Рис. 5.4 Діалогове вікно Форма
Вікно властивостей не залежить від режиму відображення, тому не потрібно закривати його щораз під час роботи з декількома об'єктами. Вікно властивостей завжди показує властивості поточного об'єкта. Наприклад, під час редагування форми досить розмістити вікно таким чином, щоб на ньому відображалися всі поля й елементи керування. Так зручно редагувати властивості надписів, текстових полів, підлеглих форм і інших компонентів форми або звіту.
Створення піктограм для об'єктів бази даних
Всі об'єкти бази даних Access зберігаються в одному файлі. Тому в Access допускається створення піктограм, за допомогою яких можна швидко і точно звертатися до потрібних об'єктів. Принцип роботи піктограм об'єктів Access такий самий, як у піктограм файлів документів Word або книг Excel, з якими вам напевно доводилось часто працювати. Припустимо, ви створили тижневий звіт про продажі і переглядаєте його щопонеділка вранці. Замість того, щоб щоразу запускати Access, відкривати потрібну базу даних, переключатися на панель звітів, а потім відкривати потрібний звіт, набагато зручніше помістити піктограму цього звіту на робочий стіл Windows або в папку Автозагрузка.
Крім того, піктограми зручно використовувати для доступу до часто використовуваних форм введення даних або для запуску макросів.
У тих випадках, коли база даних Ассеss знаходиться на сервері, за допомогою електронної пошти можна розіслати піктограми іншим користувачам цієї бази даних. І поки користувач підключений до сервера, використовуючи послані вами піктограми, він зможе швидко використовувати потрібну форму, звіт або будь-який інший об'єкт. Такий метод доступу особливо ефективний для активно функціонуючих баз, дані яких постійно змінюються. В цьому випадку розсилання піктограм гарантує доступ до самого „свіжого” набору даних.
Для того щоб створити піктограму об'єкта бази даних, у вікні бази даних клацніть правою кнопкою миші на значку об'єкта, а потім виберіть команду Создать пиктограмму. Автоматично пропонується розмістити піктограму на робочому столі Windows (для баз даних, що зберігаються на сервері, вказується повний шлях до потрібного об'єкта). При необхідності змініть місце розміщення піктограми, клацнувши по кнопці Обзор. Щоб зберегти піктограму, клацніть по кнопці ОК.