Складання базового звіту

Для генерації найпростішого звіту за допомогою всього одного натискання кнопки миші в Access передбачений інструмент Автоотчет. Якщо натиснути клавішу F11 для переходу у вікно бази даних, а потім вибрати Вставка → Отчет, то Access відобразить показане на рис. 5.40 діалогове вікно Новый отчет. Виберіть будь-яку з опцій засобу Автоотчет, вкажіть таблицю або запит як джерело даних і натисніть кнопку ОК для миттєвого одержання (авто)звіту.

Рис. 5.40. Створення нового звіту

Звіт, одержаний за допомогою засобу Автоотчет, складається зі всіх полів і всіх записів єдиної таблиці або запиту, в яких не можна провести групування або зведення даних. Хоча цей засіб, безперечно, працює швидко, він рідко дає задовільні результати. Найбільш ефективно його використовувати у випадках, коли у вас є певний запит з незначною кількістю полів (не більше чотирьох) і ви хочете відобразити всі записи цього запиту в одному звіті у вигляді списку.

Значно кращим засобом для початкової розробки звіту є майстер звітів. Відкрийте діалогове вікно Новый отчет, виберіть таблицю або запит і натисніть кнопку ОК. Під час виконання інструкцій майстра звітів на додаток до вже призначеної таблиці або запиту можна додавати до звіту інші таблиці або запити. З інших джерел даних можна виділяти окремі поля і розміщувати їх в довільному порядку.

Доступні в Мастере отчетов опції групування дещо відрізняються залежно від виділених полів. Якщо всі поля узяті з єдиної таблиці або запиту, то можна вибрати одне або декілька полів для групування; з іншого боку, якщо вибрані поля з двох або кількох зв'язаних таблиць, то появиться діалогове вікно, як показано на рис. 5.41, в якому можна вказати таблицю, що використовуватиметься для групування.

Кнопка Итоги дозволяє вибрати один з чотирьох видів статистичних розрахунків для кожного числового поля в області Примечание звіту. Функція Sum обчислює суму всіх числових значень, функція Avg відображає середнє значення величин, а Min і Мах, як неважко здогадатися, знаходять відповідно найменше і найбільше значення.

Заключні етапи майстра дозволяють вказати параметри сортування і структури звіту. В останньому випадку можна заздалегідь проглянути вибрані параметри перед тим, як ухвалити рішення про їхнє використання. Можна також вказувати орієнтацію сторінок звіту — книжкову або альбомну, часто змінну під час створення звітів, що містять багато стовпців. Нарешті, майстер дає можливість ввести нову назву для звіту. Для збереження звіту натисніть кнопку Готово.

Рис. 5.41. Опції групування майстра звітів

Потім можна проглянути результати звіту або негайно перемкнутися в режим конструктора для подальшої настройки звіту.

4. Систематизація вивченого матеріалу. Питання для самоконтролю

1. Що таке звіт?

2. Як здійснюється робота в режимі конструктора?

3. Як створити базовий звіт ?

Рекомендована література

I. Биков В.Ю., Руденко В.Д. Системи управління інформаційними базами даних в освіті. — К.: ІЗМН, 1996.

2. Верлань А.Ф., Коваленко Ф.Е., Валеев Д.Г. Современное состояние и тен­денции развития систем управлении базами данных. - К.. 1994. — 49 с.

3. Вольфенгаген В.Э. и др. Реляционные методы проектирования банков данных. - К.: Вища школа, 1979, — 192 с.

4. Грэй П. Лотка, алгебра и базы данных. - М.: Машиностроение, 1989. — 36Х с.

5. Жалдак М.І.. Рамський Ю.С. Інформатика. — К.: Виша школа. І99І, 319 с.

6. Змитрович A.M. Бази данных,— Минск: Ун-тское изд-во, 1991,— 271 с.

7. Информатика. Базовый курс / СВ. Симонович и др. СПб.: Нигер. 1999.— 640 с.

8. Морзе Н.В. Методика навчання інформатики: Панч, нос: У 4 ч. Ч. II. Методика навчання інформаційних технологій. К.: Навчальна книга, 200.1. — 287 с.

9. Петухова Н.М. и др. Банки данных. -Л.. 1978,- 66 с. Ю.Полищук Ю.М., Хон В.Б. Теория автоматизированных банков информа­ции. — М.: Высшая школа, 1989. - 184 с.

I0. Праг К.П., Ирвин М.Р. Библия пользователя Access 97: Пер. с англ. — К.: Диалектика, 1997,- 768 с.

11. Рамський Ю.С. Логічні основи інформатики: Навч. пос, — К.: НПУ імені M.П. Драгоманом. 2003. — 286 с.

12. Ревунков Г.И. и др. Базы и банки данных и знании. — М.: Высшая школа, 1992.-- 367 с.

13. Редько В.Н., Сергиенко И.В.. Стукало А.С. Прикладные программные системы: архитектура, построение, развитие. — К.: Наукова думка, 1992. —

320 с.

14. Сигель Ч, Парадокс — это очень просто. — М: БорЛГ. 1993. - - 399 с.

112