Заняття 12

Тема. Представлення даних в звітах

Мета. Вивчити поняття «звіт», види звітів; розвинути уявлення щодо різного представлення даних у звітах; виховуати інтерес до майбутньої професії.

Тип заняття. Лекція (пояснення нового матеріалу).

План

1.складання звітів за даними Access;

2.зміна звіту;

Хід заняття:

1. Актуалізація опорних знань.

Дати відповіді на запитання:

1. Які основні об’єкти БД Ви знаєте?

2. Що таке запит?

3. Види запитів та їх характеристика?

4. Проведення обчислень в запитах.

2. Пояснення нового матеріалу.

Звіт Access організовує дані у форматі, ідеально відповідному для їх роздрукування. Хоча форми дуже корисні для відображення даних на екрані монітора, звіти часто є найважливішим кінцевим документом бази даних. Для якої аудиторії не призначався б звіт — відповідальних службовців корпорації, учасників конференції або навіть людей, що прогулюються по холу, — представлення даних повинне бути чітким, лаконічним і професійним. Access забезпечує користувачів майстрами складання складних звітів, які допоможуть найбільш ефективно згрупувати, підсумувати й упорядкувати дані.

Під час розробки звіту в Access ви можете ухвалювати різні рішення. Чи повинен звіт містити значну кількість детальної інформації, включаючи безліч окремих полів і записів? Як окремі записи повинні бути згруповані й відсортований? Чи потрібне зведення даних у формі підсумків, середніх значень або у вигляді діаграми? Чи повинен звіт грунтуватися на єдиній таблиці або на деякій комбінації зв'язаних таблиць або запитів? Який формат подання краще підкреслюватиме значення даних?

Робота в режимі конструктора

Інструменти, що використовуються для розробки звітів в Access, подібні тим, які використовувались для створення форм. У будь-якому випадку необхідно вказати джерело даних — одну або декілька таблиць чи запитів або операторів, написаних на SQL, і розмістити елементи управління на сітці. Хоча ви можете створювати звіт самостійно в режимі конструктора, майже завжди краще починати з використовування Мастера отчетов. Після майстра для розробки базисної структури звіту ви можете через певний час відкрити цей звіт в режимі конструктора і виконати більш детальне редагування його змісту і зовнішнього вигляду.

Звіти Access організовані у вигляді горизонтальних областей, розташованих в певному порядку. (Якщо ви працювали з іншими додатками баз даних, то вам уже знайома концепція смугових додатків створення звітів — області Access є тим самим, що і смуги в інших програмах баз даних.) Зрозумівши, як працювати з кожною областю, ви зробите вирішальний крок на шляху до розробки ефективного звіту.

Заголовок і примітка звіту відображаються на початку і в кінці звіту. Верхній колонтитул звіту часто включає назву звіту й елемент управління, що містить вираз =Date(), призначений для відображення дати роздрукування поточного екземпляра звіту.

Верхній і нижній колонтитули сторінки відображаються, відповідно, вгорі і внизу кожної сторінки, навіть якщо область Примітка є продовженням даних з попередньої сторінки. Верхній колонтитул сторінки за звичай використовується для відображення заголовків стовпців, так що читач може проглядати довгі списки, а нижній колонтитул використовуюється для вказівки дати і номера сторінки.

Області Заглавие группы і Примечание группы відображаються автоматично після визначення для звіту параметрів групування і сортування. Розміщуючи обчислювані поля в будь-якій з цих секцій, можна відображати зведені дані в кожній групі.

Область Примечание включає поля з кожного запису в джерелі даних. Кожне поле в секції Примечание відображається лише один раз для кожного запису в джерелі даних; у ній визначається, яким чином відобразити повний список.

Як і у разі форм Access, елементи управління в звітах можуть бути трьох типів; пов'язаними з полем в таблиці або запиті, обчислюваними з використанням виразів, складених з деякої комбінації функцій Access і посилань на поля, або незв'язаними, як у випадку з лініями, вікнами і текстовими надписами. Для додавання нових зв'язаних елементів управління до звіту використовуються діалогове вікно Список полей і панель елементів. Елементи управління мають свої власні властивості, і ви можете змінювати з їхнього допомогою зовнішній вигляд і вміст самого звіту.