Створення зв'язків із зовнішніми базами даних
У деяких випадках вам буде потрібно під'єднати вміст зовнішнього файлу бази даних (або бібліотеки зв'язаних файлів) до бази даних Access. Якщо зовнішній файл доступний у вашому комп'ютері або мережі і якщо дані зберігаються у форматі, що може використовувати програма Access, то ви цілком можете приєднати дані такого файлу до додатку Access. Access дозволяє працювати з файлами баз даних, які спочатку були розроблені у відповідних програмах управління базами даних, включаючи більшість версій dBASE, FoxPro і Paradox, попередні версії Access. Ви можете також використовувати дані з робочих аркушів Excel, великоформатних таблиць Lotus, текстових файлів і Web-сторінок. Access прочитує інформацію безпосередньо з розширеної бази даних Microsoft— з програми SQL Server — і може працювати з іншими форматами баз даних так само, як ніби ви встановлювали відповідний драйвер ODBC.
Access надає у ваше розпорядження два способи під'єднування даних із зовнішніх баз даних. Ви можете імпортувати копію даних у процесі створення нової таблиці в базі даних Access. Ви можете також створювати зв'язок із зовнішньою таблицею без фактичного імпортування її даних в поточну базу даних. В цьому випадку Access дає можливість працювати з даними, наче вони зберігаються у файлі Access — ви можете встановити взаємозв'язки між зовнішніми даними і наявними табличними об'єктами вашої бази даних, а також створювати нові запити до окремих комбінацій даних із зв'язаних таблиць.
Обидва методи використання зовнішніх даних представлено командами в меню Файл. Виберіть Файл → Внешние данные, а потім одну з команд —Импорт або Связь с таблицами. В діалоговому вікні, що з'явилося, вкажіть формат і розташування зовнішніх даних, які б ви хотіли використовувати у вашій поточній базі даних Access.
В яких випадках краще імпортувати дані, а в яких — встановлювати зв'язок? Скріплення переважає тоді, коли у вас безліч програм баз даних, що підтримують ідентичні сховища даних. Наприклад, у вашому офісі використовується облікова програма, в якій зберігаються дані про покупців і постачальників у форматі dBASE. Ваш менеджер з обліку не планує перемикатися на використання іншого додатку замість dBASE, оскільки воно цілком підходить для його відділу. Ви можете створити в Access відстежуючу базу даних, в якій інформація про покупців і постачальників гратиме ключову роль. Якщо ви імпортуєте дані в Access, то не дізнаєтеся про те, що дані в розрахунковій програмі оновлені, і з часом два набори даних будуть все більше і більше не відповідати.
Натомість створіть зв'язок з таблицею Постачальники; тоді ви зможете використовувати дані, що містяться в запитах з іншої таблиці, яка зберігається безпосередньо у вашій базі даних Access. Для створення зв'язку виберіть Внешние данные → Связь с таблицами з меню Файл. У списку Тип файлов, розташованому в нижній частині діалогового вікна, виберіть dBASE IV. Знайдіть розташування файлу зовнішньої бази даних, виділіть його ім'я і натисніть на кнопці Связь. Якщо файл dBASE включає індексований файл, то у відповідь на запит вкажіть його ім'я; якщо наявний файл не індексований, натисніть по кнопці Отмена для продовження. Коли Access повідомить про успішне імпортування, натисніть по кнопці ОК, а потім закрийте діалогове вікно Импорт.
Зв'язаний файл з'являється у вікні бази даних разом з іншими таблицями, поміченим стрілкою, яка дає вам знати, що це зв'язаний файл, який не зберігається в базі даних. Відрізняється також його значок залежно від формату оригінального файлу бази даних. Звичайно ви можете переглядати, редагувати і видаляти дані із зв'язаного файлу так, як ніби він зберігається у вас в комп'ютері.
Access розпізнає різноманітні формати баз даних імпортованих або зв'язаних таблиць. Це зручно, якщо ви можете зв'язати таблиці з інших баз даних Access. Якщо база даних, яку ви хочете використовувати, не підтримується, ви завжди зможете повернутися до початкового програмного забезпечення і зберегти файл в зручному для вас форматі. Наприклад, Access не імпортує файли баз даних, розроблених в Microsoft Works; проте, ви можете зберегти базу даних Works у форматі dBASE, а потім імпортувати файл dBASE в базу даних Access.
З
акріплення
вивченого матеріалу
Дати відповіді на запитання:
1.Яких помилок дозволяє уникнути програма MS ACCESS, використовуючи «забезпечення цілісності даних»?
2. Можливості Майстра аналізу таблиць.
3. Як створюються зв’язки з зовнішніми базами даних і з якою метою?