Лекція 1
Тема. Знайомство з СУБД Access. Загальні відомості про програму
Мета. Навчальна: Навчитись працювати з програмою Access, вивчити основні функції та можливості програми;
Розвиваюча: розвинути свій кругозір стосовно створення баз даних;
Виховна: виховувати в собі точність, акуратність, скрупульозність, що стосується внесення даних в базу даних.
План
загальні відомості про Access
проектування бази даних;
робота з об’єктами бази даних;
База даних — це набір відомостей, що відносяться до певної теми або задачі, скажімо відстежування замовлень клієнтів або супровід музичної колекції. Якщо база даних зберігається не в комп'ютері, або в комп'ютері зберігаються лише її частини, відстежувати відомості можна з цілого ряду інших джерел, які користувач повинен скоординувати і організувати самостійно.
Microsoft Access 2000 дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних. У рамках цього файлу дані можна розділити на окремі контейнери, які називаються таблицями; переглядати, додавати і обновляти дані в таблицях за допомогою електронних форм; знаходити і витягувати тільки потрібні дані за допомогою запитів; а також аналізувати або друкувати дані в заданому макеті за допомогою звітів. Створення сторінок доступу до даних дозволяє користувачам переглядати, обновляти або аналізувати дані з бази даних через Інтернет.
Редактор баз даних Microsoft Access 2000 забезпечує більш широкі можливості перегляду й управління об'єктами бази даних та надає нові можливості, прискорюючи і полегшуючи створення форм і звітів, які відмінно виглядають.
Проектування бази даних у Access
Microsoft Access — один з найбільш могутніх додатків пакета Office 2000, тому його використання вимагає досить високого рівня підготовки. Якщо ви коли-небудь складали службові записки або розробляли фінансовий кошторис, вам напевно добре знайомі такі додатки, як Word і Excel. На відміну від звичайних документів Office, база даних Access складається з декількох об'єктів, кожний з яких розробляється окремо. За допомогою спеціального майстра можна швидко створювати додатки з базами даних різного профілю — від ведення обліку вмісту винного льоху до контролю процесу інвентаризації. У великих організаціях бази даних Access можуть зберігати величезний обсяг інформації. Крім того, для доступу до мережних баз даних або універсальних обчислювальних машин Access може працювати як зовнішній інтерфейс.
За допомогою баз даних Access можна маніпулювати величезними обсягами даних ділового й особистого характеру. Однак, перед тим, як приступити до безпосередньої розробки баз даних, необхідно зрозуміти призначення всіх компонентів Microsoft Access.
Механізм обробки (ядро) бази даних — це сховане від користувачів програмне забезпечення, що виконує функції збереження, індексування і відновлення даних. Для керування незалежною базою даних використовується ядро Microsoft Jet. Щоб використовувати ядро Microsoft Data Engine (MSDE), створіть новий проект командою Файл /Создать, а потім виберіть один із шаблонів проектів. Ядро MSDE сумісне з Microsoft SQL Server 7.0.
Об'єкти бази даних виконують функції інтерфейсу під час перегляду, введення й одержання інформації з бази даних. Основними об'єктами бази даних є таблиці, форми, запити і звіти.
Засоби проектування, які Access надає для створення об'єктів баз даних. Конструктор звітів, наприклад, дозволяє сортувати дані, групувати їх за полями, а також керувати колонтитулами сторінок звіту.
Засоби програмування, що дозволяють автоматизувати повторювані операції. Як ви могли помітити, до об'єктів баз даних відносяться також макроси. Цей засіб автоматизації не має нічого загального з макросами, написаними мовою Visual Basic for Applications, часто використовуваними в процесі роботи з базами даних Access.
Основний тип файлів Access — це бази даних з розширенням *.mdb. Однак, у деяких випадках файл бази даних може взагалі не містити ніякої інформації. Наприклад, якщо використовувати Access як інтерфейс для доступу до баз даних SQL Server, mdb-файл містить лише інформацію про форми, звіти і запити. Для використання бази даних Access як сховища даних використовується такий об'єкт, як таблиця. Дані, записані в таблицях разом з інформацією про самі таблиці, також зберігаються у файлі бази даних.
Використання майстра значно полегшує процес створення і роботи з базою даних. Однак, незважаючи на це, надійного і легкого у використанні додатка є досить складною задачею. Звичайно в процесі експлуатації додаток Access поступово збільшується в розмірах, однак це не ускладнює роботу з ним. Дві основні проблеми, з якими найчастіше зіштовхуються розроблювачі додатків Access, - це обробка помилок і забезпечення захисту даних під час роботи в багатокористувацькому режимі. Пам’ятаєте, що написання додатків для маніпулювання даними цільового призначення (наприклад, проектування системи обліку) вимагає досить високого рівня підготовки програміста. Але навіть за умов високого рівня підготовки комерційні додатки використовувати набагато безпечніше і надійніше чим власні розробки.
Як вже зазначалося, базовими компонентами бази даних Access є об'єкти. Зі значної кількості об'єктів Access звичайно виділяють об'єкти загального використання. Це таблиці, запити, форми та звіти. Теоретично, база даних може містити будь-яку кількість об'єктів. У вікні бази даних створюються і редагуються об'єкти поточної бази даних. У процесі створення нової бази даних це вікно відображається автоматично. На рис. 5.1 видно, що вікно бази даних багато в чому нагадує вікно програми Outlook. У лівій частині вікна розташовані кнопки для роботи з всіма об'єктами бази даних. Якщо клацнути мишею по одній з цих кнопок, у вікні відобразиться список об'єктів даного типу, що наявні в поточній базі даних.
Рис. 5.1. Головне вікно Microsoft Access
Таблиці
Таблиця — це базовий елемент збереження інформації в базі даних Access. Будь-яка таблиця характеризується списком полів, у кожному з яких утримується частина інформації одного запису. Наприклад, таблиця, що містить інформацію про співробітників, може включати такі поля, як прізвище й ім'я співробітника, посада, дата прийому на роботу й оклад. Оскільки запис складається з набору значень усіх полів, у кожному записі такої таблиці зберігається повна інформація про одиного співробітника компанії.
Поля і записи наочно представляються під час перегляду даних у режимі таблиці. У цьому режимі інформація упорядковується за рядками рядках і стовпцями. У режимі таблиці кожен запис займає один рядок, а кожне поле — один стовпець.
Запити
Механізм запитів дозволяє витягати з окремих таблиць, зв'язаних таблиць або з інших запитів необхідну частину даних відповідно до заданих критеріїв. Запит зберігається в базі даних як окремий об'єкт і може використовуватися тоді, коли це необхідно. В режимі таблиці результат запиту виглядає так само, як звичайна таблиця. Основною відмінністю від звичайної таблиці є те, що в запиті можуть використовуватися окремі поля різних таблиць. Крім того, в запиті можуть бути поля, що обчислюються, значення яких формуються на підставі значень інших полів.
Форми
Використання форм значно полегшує введення, перегляд і редагування інформації. За звичай у формі відображається лише один (поточний) запис бази даних. Форма Access може розроблятися як друкована форма звичайного документа і як інструмент уведення за умов дотримання правил перевірки вірогідності даних. Крім того, у вікні форми можуть знаходитися підлеглі форми для відображення даних зі зв'язаних таблиць. Якщо, наприклад, у головній формі відображається запис таблиці підрозділів, то підлегла форма містить інформацію про співробітників цього підрозділу.
Звіти
Звіти призначені для представлення даних з таблиць або запитів у зручній для сприйняття формі або у визначеному форматі. За звичай звіти використовуються для виведення даних на друк. Звіт містить як звичайну послідовність записів, так і підсумкову інформацію з визначеного набору даних. Механізм побудови звітів дозволяє групувати і сортувати дані таким чином, як це необхідно. Наприклад, за допомогою запиту можна одержати тижневий звіт про продажі, потім згрупувати дані по кожному з продавців і після кожного імені вивести список з повною інформацією про кожний продаж.