Питання для самоперевірки:
Для чого використовують перевірку введення даних в комірку?
Яким чином можна задати Умову на введення певних даних, в якому режимі і на якому етапі створення БД?
Чи можна створити власний текст повідомлення про помилку?
Наведіть приклади корисних правил перевірки?
Як ввести правила перевірки даних для всієї таблиці, а не окремих полів?
Що розуміють під виразом «маска вводу формату даних»?
Як зручно редагувати записи в полі МЕМО?
Яким чином можна змінити структуру листа даних?
Заняття 6
Тема. Зв’язування кількох таблиць.
Мета. Навчитись створювати зв’язки між таблицями; розвинути свій кругозір стосовно типів зв'язків; виховувати інтерес до майбутньої професії через інтерес до предмету.
Тип заняття. Лекція.
План
1. Вступ. Використання вікна Схема данных для скріплення таблиць.
2. Визначення взаємозв'язку один-до-багатьох
3. Керування зв'язками один-до-багатьох
Хід заняття:
Організаційний момент.
Актуалізація опрних знань. Дати відповіді на запитання:
1.Для чого використовують перевірку введення даних в комірку?
2.Яким чином можна задати Умову на введення певних даних, в якому режимі і на якому етапі створення БД?
Чи можна створити власний текст повідомлення про помилку?
3. Пояснення нового матеріалу.
Добре розроблена база даних Access за звичай містить безліч взаємозв'язаних таблиць, кожна з яких містить специфічні, вузькопрофільні дані і не дублює інформацію з інших таблиць. Такий тип структури використовується для підтримки інтегральної цілісності (на рівні посилань), коли ви змінюєте ім'я, адресу або інші елементи даних в одному записі, а ваші зміни автоматично з'являються в інших зв'язаних таблицях.
Уявіть собі додаток бази даних, який простежує придбання покупців, грунтуючись на рахунках. Недосвідчений розробник бази даних вирішить зберегати всі дані в єдиній великій таблиці, кожний рядок якої містить всі деталі для єдиного рахунку, включаючи дату, ім'я і адресу покупця, опис кожного купленого продукту і загальну вартість.
Структура бази даних такого роду (звана часто двовимірною або плоскою базою даних) за звичай приводить до двох серйозних проблем.
Введення даних утомливе і чревате помилками. Кожного разу, коли ви вводите новий рахунок, ви повинні ввести ім'я і адресу покупця замість того, щоб дозволити Access знайти цю інформацію в єдиному головному записі. Якщо ви випадково помилилися в написанні прізвища або для введення імені використовуєте іншу форму (Едвард замість Ед, наприклад), ваш заключний звіт буде неохайним.
Зміна єдиного елемента даних може зажадати від вас редагування десятків записів. Якщо одна з ваших купувальниць вийде заміж і поміняє прізвище, ви повинні буде внести відповідні зміни в кожний її попередній рахунок, а закон Мерфі говорить, що ви обов'язково випустите з уваги хоча б один з них.
А зараз уявіть собі базу даних, яка зберігає інформацію в чотирьох окремих таблицях, як показано на рис. 5.18.
Таблиця Клієнти містить один запис для кожного з ваших покупців з їх ім'ям, адресою, номером телефону, а також з полем КодКлієнта, яке унікально ідентифікує цього покупця.
Таблиця Товари містить один запис для кожного унікального продукту, який ви продаєте, включаючи назву і опис продукту, його оптову і роздрібну ціни і поле КодТовару, що унікально ідентифікує цей продукт.
Рис. 5.18. Вікно схеми даних
Таблиця Заказано містить один запис для кожного рахунку, який ви створюєте, з полем КодЗаказу, яке автоматично створює новий унікальний номер при введенні нового рахунку, а також поля дати створення рахунку і імені продавця, який заповнив даний рахунок; кожний запис також містить поле КодТовару, яке дозволяє вам знайти відповідний запис в таблиці Товари.
Таблиця Закази містить один запис для кожної позиції кожного рахунку; тут використовуються поля КодЗаказу, КодКлієнта і ДатаВиконання.
Зберігаючи інформацію в декількох таблицях, кожна з яких має специфічне призначення, ви можете витягувати з них дані й складати звіти, в яких дані можуть бути скомбінованими різним чином. Наприклад, почавши з таблиці Заказано, ви можете роздрукувати рахунки, що включають імена й адреси покупців (узяті з таблиці Клієнти), і всю детальну інформацію по кожному купленому продукту (взяті з таблиць Товари і Закази). Якщо ви почнете з таблиці Клієнти, то зможете скласти місячний звіт, що показує детальні та загальні цифри з кожного купівельного замовлення за місяць. Почавши з таблиці Товари, ви можете розробити звіти з кожного продукту, що показують їхні об'єми продажу кожному покупцю, у тому числі й за місяць загалом, що допоможе вам більш ефективно організовувати рекламу та пропонувати товар.
Використання вікна Схема данных для скріплення таблиць
Перш, ніж почати роботу з багатьма таблицями в базі даних, ви повинні визначити зв'язки між цими таблицями. Подібні зв'язки визначають загальні для двох таблиць поля, так що Access може комбінувати інформацію з двох таблиць і видавати сумісний результат. В основному встановлення зв'язку між двома таблицями вимагає, щоб кожна таблиця мала одне і те саме загальне поле. Звичайно два загальні поля включають первинний ключ для однієї таблиці; відповідне поле в другій таблиці називається зовнішнім ключем.
Припустимо, що ви працюєте з таблицями Товари і Постачальники, кожна з яких містить поле КодПостачальника. В таблиці Постачальники кожне значення поля КодПостачальника є унікальним, тобто кожний постачальник описаний в єдиному записі. В таблиці Товари, проте, ви можете бачити декілька записів, що включають одні й ті самі значення поля КодПостачальника, оскільки за звичай ви купуєте у кожного постачальника декілька продуктів. Коли ви встановлюєте зв'язок між двома таблицями, грунтуючись на полі КодПостачальника, Access ефективно комбінує дані про продукт з відповідним описом постачальника. Інформація, яка вам необхідна в таблиці Товари, — це тільки поле КодПостачальника; Access вибере всю додаткову інформацію по унікальному запису в таблиці Товари.
Найпростіший тип зв'язку між таблицями називається один-до-багатьох. При такому взаємозв'язку кожний запис в первинній таблиці відповідає багатьом записам в зв'язаній таблиці. Кожний запис в таблиці Постачальники (первинна таблиця) відповідає одному або кільком записам в таблиці Товари. І навпаки, кожний запис про продукт має в точності відповідати одному запису про постачальника. Жодний продукт не можна записати без вказівки постачальника. Зв'язок один-до-багатьох в буденному житті зустрічається найчастіше: в навчальній аудиторії один викладач має безліч студентів; в бізнесі один споживач має безліч замовлень, а кожний рахунок має безліч позицій.
Два інші типи взаємозв'язків є менш загальними, проте іноді також виявляються корисними.
Як можна зрозуміти з назви, зв'язок типу один-до-одного зберігає інформацію, в якій єдиний запис в одній таблиці відповідає одному і лише одному запису в іншій таблиці.
Взаємозв'язок багато-до-багатьох фактично містить безліч взаємозв'язків типу один-до-багатьох з проміжною таблицею (іноді вона називається об'єднуючою таблицею), що об’єднує результати. В університеті, наприклад, в кожній аудиторії є один викладач і безліч студентів, а в розкладі кожного студента міститься безліч аудиторій. З використанням третьої таблиці ви можете розробляти запити і звіти, що демонструють зв'язок типу багато-до-багатьох між, наприклад, групою студентів і групою викладачів.
Реально певна таблиця зв'язків є одним з найважливіших структурних елементів бази даних. Вікно Схема данных забезпечує ясне графічне представлення всіх наявних таблиць і запитів для бази даних і дозволяє вам визначати і редагувати зв'язки між ними. У вікні Схема данных ви можете встановити логічні зв'язки між будь-якими комбінаціями цих об'єктів.
Перш, ніж намагатися змінити або створити зв'язки, закрийте відкриті таблиці. Для відкриття вікна Схема данных виберіть Сервис → Схема данных. Якщо в поточній базі даних у вас не визначені деякі зв'язки між таблицями, то над вікном Схема данных автоматично з'явиться діалогове вікно Добавить таблицу. В цьому вікні наведений список наявних таблиць-об'єктів у вашій базі даних. Якщо це діалогове вікно не наведене, то виберіть Связи → Добавить таблицу.
Для роботи з вікном Схема данных ви також можете використовувати кнопки панелі інструментів Access. Для відкриття вікна натисніть на кнопці Отобразить связи, а потім на кнопці Добавить таблицу для відображення списку доступних таблиць-об'єктів.