Введення і редагування даних
У режимі таблиці значки, які відображаються в лівій частині рядка, забезпечують користувача важливою інформацією про її статус.
Чорний трикутник ідентифікує поточний рядок. Після початку введення, вигляд значка змінюється. Щоб перейти на наступне поле, слід натиснути клавішу <Таb>.
Для додавання нового запису в режимі таблиці необхідно перейти до останнього рядка, знайти зірочку, розташовану в лівій його частині, а потім почати вводити дані в першу комірку нового рядка. Якщо таблиця велика, можна перейти до нового рядка, вибравши Вставка → Новая запись. Для збереження нового запису слід використати клавіші зі стрілками вгору або вниз чи натиснути комбінацію <Shift+Enter>.
Для редагування наявного запису клацніть на першій комірці в деякому полі і внусіть зміни. Коли користувач вносить зміни в запис, який ще не зберігався, Access у полі вибору запису відображає значок у вигляді олівця. Для збереження змін слід просто перейти до комірки іншого рядка; для скасування змін і повернення до первісного вигляду запису потрібно натиснути <Esc>.
Щоб видалити один або кілька записів, необхідно натиснути на кнопку Удалить запись; якщо виділено весь запис, можна просто натиснути клавішу <Delete>. Access попросить підтвердити видалення виділених записів.
Введення тексту в поле memo
Поля MEMO дозволяють зберігати великі текстові фрагменти — до 64000 символів, — і все це в одному полі. Зрозуміло, що редагувати поля з довгими записами в режимі таблиці - важко. Щоб уникнути цього, слід натиснути комбінацію <Shift+F2>; на екрані відобразиться вміст поточного поля у вікні змінних розмірів Область ввода, показаному на рис. 5.16. Можна використовувати це вікно для введення та редагування тексту. (Цей засіб можна використовувати в Access у всіх полях, але особливо корисний він у процесі роботи з полями MEMO.)
Рис. 5.16. Введення тексту в поле МЕМО
Якщо виділене поле містить єдиний абзац, то вікно Область ввода автоматично охоплює всі рядки. В поле записів символи табуляції вводити не можна, тому, щоб почати новий абзац, потрібно натиснути комбінацію <Ctrl+Enter>. Для збереження змін необхідно натиснути по кнопці ОК або натиснути клавішу <Enter>.
Сортування записів
Найпростіший спосіб тимчасово визначити порядок сортування записів у режимі таблиці — виділити поле, дані якого потрібно відсортувати, а потім на панелі інструментів Access натиснути одну із кнопок сортування. (Ці команди доступні також і в меню Запись або в меню, що з'являється після натискання правою кнопкою на заголовках стовпців).
Для сортування кількох стовпців можна використовувати ті самі кнопки панелі інструментів, але слід мати на увазі, що кожне сортування змінює порядок відображення значень в інших колонках. Таким чином, для сортування по полю Відділ, потім по Прізвище, потім по Ім'я спочатку клацніть на поле Ім'я і на кнопці Сортировка; потім зробіть те саме для поля Прізвище і, нарешті, для поля Відділ.
Зміна структури листа даних
Меню Формат містить різноманітні додаткові команди, які можна використовувати для зміни вигляду листа даних.
Щоб вибрати інший шрифт або його розмір для відображення тексту в режимі таблиці, слід вибрати Формат/Шрифт. Якщо важко читати або вводити дані з встановленим автоматично шрифтом, можна збільшити його розмір або вибрати інший шрифт. Ця установка розповсюджується на всю таблицю. Якщо відкрити іншу таблицю в режимі таблиці, то в ній буде використовуватись встановлений шрифт.
Для відкриття діалогового вікна, показаного на рис. 5.17, потрібно вибрати Формат → Режим таблцы. Вказані в ньому опції дозволяють змінювати колір фону, вибирати серед різних можливих варіантів відображення ліній сітки та застосовувати тривимірний ефект до вигляду самого аркуша даних. Ці опції також застосовуються до поточної таблиці.
Для зміни встановлених автоматично розмірів комірок усередині аркуша даних потрібно вибрати Формат → Высота рядка або Формат → Ширина столбца. Для автоматичного коригування ширини колонки з метою збільшення довжини комірок вибраного поля в діалоговому вікні Ширина столбца натисніть по кнопці По ширине даных; це призводить до такого самого ефекту, що і подвійний натиск на правій границі стовпця.
