Визначення правил перевірки даних

Подібно Excel, Access дозволяє вам писати правила перевірки вірогідності даних; ви можете прикріпити правило до поля або до всієї таблиці. Коли користувач намагається зберегти новий або змінений запис, Access перевіряє вміст кожного поля в цьому записі на відповідність деяким існуючим правилам. Якщо запис порушує правило, Access відображає повідомлення про помилку. Створюючи правила перевірки вірогідності даних, користувач уникає введення даних, що виходять за припустимі умови, чи не відповідають типові поля або навіть явно неправильних.

Для приєднання правил перевірки до поля відкрийте таблицю в режимі конструктора, виділіть поле і визначте властивості Условие на значение і Сообщение об ошибке. В поле властивості Условие на значение введіть логічний вираз, який повинен бути оцінений Access як істина для значення, що вводиться в поле. В поле властивості Сообщение об ошибке введіть повідомлення про помилку, яке Access буде відображати за умов неправильно введеного в поле значення. (Якщо ви залишите поле цієї властивості порожнім, то Access буде відображати визначене за замовчуванням повідомлення).

Для побудови складних правил перевірки, включаючи ті, котрі поєднують функції Access, використовується Построитель выражений. Щоб запустити його, відкрийте спочатку таблицю в режимі конструктора, виділіть властивість поля і клацніть на кнопці Построить, розташованій праворуч від поля властивості. Для простих правил перевірки, однак, ви можете вводити вираз прямо в поле властивості Условие на значение.

Наприклад, у таблиці Товари, що містить лише значення вартості товару, ви можете очікувати однієї загальної помилки введення даних — якщо користувач неакуратно розставляє десяткові крапки в ціні виробу, він може намагатися ввести $399 замість правильного значення $3.99. Порівнюючи значення, що вводиться в поле Ціна, з вираженням >0 And <100, ви можете переконатися, що в базу даних буде введене лише додатнє значення, менше 100. Як частина цього правила створіть для користувачів повідомлення про помилку з довідкою: у вікні Сообщение об ошибке введіть Ціна виробу повинна бути меншою, ніж $100. На рис. 5.14 показане правило перевірки правильності та відповідне йому повідомлення про помилку, відображені в режимі конструктора.

Рис. 5.14. Режим конструктора

Для збереження правила як частини таблиці клацніть по кнопці Сохранить. Коли ви додаєте правило перевірки правильності в таблицю, що вже містить дані, Access запитає, чи не хочете ви перевірити наявні дані у вашій таблиці на відповідність новому правилу; для виконання такого тесту клацніть по кнопці Да. Якщо знайдуться не відповідні правилу записи, Access зверне на це вашу увагу за допомогою повідомлення, показаного на рис. 5.15. Якщо ви тепер натиснете по кнопці Да, то Access збереже правило і залишить некоректні дані в базі даних; якщо клацнути по кнопці Нет, то властивості Условие на значение буде визначене колишнє значення; натискання на кнопці Отмена зупинить тестування і відобразить режим конструктора, так що ви зможете заново вказати правило.

Рис. 5.15 Діалогове вікно для попередження при зміні правила

Наступні приклади ілюструють деякі корисні правила перевірки правильності даних, що вводяться.

• > 0 у числових полях вказує, що значення має бути додатнім і не нулем.

• <= Date () порівнює значення в полі Дата із сьогоднішньою датою, щоб переконатися, що вводиться не майбутня дата; ви можете використовувати це правило, коли хочете бути упевненими, що співробітники не введуть майбутню дату.

• [ShipDate] <= [OrderDate] + 30 відображає повідомлення про помилку, якщо ви вводите дату відвантаження, що більш ніж на 30 днів відстає від дати замовлення.

• Like *s???*, використовується в текстовому полі, вимагає від користувача вводити значення довжиною в чотири символи, що починається з букви S.

• StrComp(Ucase( [TickerSymbol]), [TickerSymbol], 0) = 0 використовує кілька функцій Access для того, щоб значення (у даному випадку код цінного паперу) було введене прописними символами.

• >=#1/1/2004# And < Date () дозволяє користувачеві вводити дату, більш пізню, ніж 1 січня 2004 року, але більш ранню, ніж сьогоднішня; зверніть увагу, що дата повинна бути введена між знаками номера (#).

• >=1001 And <=9999, використовується в полях із установленим типом даних Целое, гарантує, що значення, яке вводиться, має чотири цифри.

Ви можете також визначити правила введення даних для всієї таблиці, а не тільки для окремого поля. Цей метод використовується тоді, коли ви хочете затвердити правила для більш, ніж одного поля. Наприклад, ви можете визначити правило введення, за яким в деякому записі значення в полі Ціна_продажу ніколи не може бути більшим, ніж подвоєне значення в полі Ціна_постачання. Визначення такого правила для таблиці дозволяє Access перевіряти вміст одночасно обох полів.

Щоб ввести правило для таблиці, відкрийте цю таблицю в режимі конструктора і виберіть Вид → Свойства. В діалоговому вікні Свойства таблицы введіть у поле Условие на значение значення [Ціна_продажу] <= 2* [Ціна_постачальника]. Якщо тепер користувач введе в поле Ціна_постачальника значення $1.95, а в поле Ціна_продажу — $3.99, то Access відобразить повідомлення про помилку; користувач повинен буде змінити одне або обидва значення перед тим, як зберегти запис.