Додавання до таблиці поля Мастер подстановок
Останній елемент у списку Тип данных, що розкривається,— це Мастер подстановок. Подібно до інших елементів списку, що фактично визначають тип даних, цей викликає майстра, що допомагає користувачеві скласти список дозволених значень для зазначеного поля. Майстер дозволяє переглянути дані з іншої таблиці тієї самої бази даних і вставити їх у поточну таблицю. Ця опція корисніше всього, коли користувач хоче вставити поле ключа, наприклад Код постачальника, у таблицю. Замість того щоб угадувати коди, потрібно вибрати зі списку імена компаній і дозволити Access вставити відповідні значення. Як тільки користувач обновляє інший список, нові позиції автоматично стають доступними в списку підстановок.
Майстер підстановок дозволяє також створювати список, що розкривається, заснований на введених ним значеннях. Ця можливість зручна, якщо потрібно обмежити доступ до незначної кількості значень, які небажано змінювати. Наприклад, у таблиці, що містить дані про співробітників, можна було б використовувати цей тип списку підстановок, щоб полегшити визначення відділів, у яких працює той або інший співробітник. Для пошуку значень в іншій таблиці слід виконати наступні дії.
Відкрийте таблицю в режимі конструктора, виберіть стовпець, у який необхідно додати дані за допомогою списку підстановок і в списку Тип данных, що розкривається, виберіть Мастер подстановок.
Коли запуститься майстер підстановок, виберіть перемикач Объект "столбец подстановок" будет использовать значения из таблицы или запроса.
Додержуйтеся підказок майстра для вибору таблиці, що містить шукані дані, а потім виберіть стовпці, що використовуються під час проведення підстановки, як це зроблено на рис. 2.
Рис. 2. Один з кроків під час створення підстановки
Переконайтеся, що ви вибрали саме той стовпець, який містить необхідні дані, і саме ті дані, що ви хочете вставити в поточну таблицю; у деяких випадках це може бути той самий стовпчик. Принаймні, одне з обраних вами полів повинне бути первинним ключем або індексоване унікальним значенням.
Відкоригуйте ширину стовпця із шуканими даними (рис. 3). Якщо стовпець занадто вузький, то ви не зумієте правильно прочитати значення, введені за допомогою майстра підстановок.
Рис. 3 Наступний крок під час створення підстановки
Натисніть на кнопку Готово — на цьому робота майстра буде завершена.
Щоб ввести список елементів, що задаються для використання в списку підстановок, запустіть Мастер подстановок і виберіть перемикач Будет введен фиксированый набор значений. Додержуйтеся підказок майстра для введення унікальних значень.
У будь-якому випадку, після завершення роботи майстра підстановок ви можете користуватися списком, що розкривається, для вибору значень замість того, щоб вводити їх вручну.
Визначення первинного ключа
Щоразу, коли ви створюєте нову таблицю, Access пропонує вам створити первинний ключ. Ця процедура не обов'язкова, проте виконати її рекомендується в більшості випадків. Для початківців первинний ключ буде потрібно під час створення зв'язку таблиці. Первинний ключ містить неповторні значення для кожного запису, і вони служать його унікальним ідентифікатором.
Access дає можливість задавати три різновиди первинного ключа.
Первинний ключ лічильника є найбезпечнішим. За деяких обставин Access створює цей тип первинного ключа автоматично. Використання типу даних Счетчик гарантує, що значення первинного ключа — унікальні.
Первинний ключ одного поля корисний тоді, коли ви впевнені, що вміст виділеного поля завжди буде унікальним. Прикладом використання ключів одного поля можуть бути однозначні ідентифікаційні коди, наприклад особистий номер співробітника, номер страховки або номер ліцензії.
Первинний ключ багатьох полів є найбільш загальним ключем в об'єднаних таблицях, який використовується в процесі зв'язуванні двох таблиць для організації зв'язку типу "многие-ко-многим". У таблиці Рахунки, наприклад, кожне унікальне значення поля Номер рахунка може містити кілька значень Номер товару; аналогічно кожне значення Номер товару може бути частиною декількох накладних, кожна з яких має свій власний ідентифікаційний номер Номер рахунку. Комбінуючи цих два значення як первинний ключ, ви можете бути упевнені, що таблиця не буде містити жодного дублюючого запису і що ви завжди зможете знайти необхідний вам запис.
Для визначення одного поля як первинного ключа, клацніть по кнопці Ключевое поле, розташованій на панелі інструментів. Поле первинного ключа позначається в режимі конструктора маленьким значком ключа, розташованим ліворуч від назви поля.
Прискорення сортування та складання запитів за допомогою індексів
Індекси допомагають скоротити роботу з пошуку і сортування даних. Коли ви створюєте індекс для поля або комбінації полів, Access автоматично створює спеціальну структуру, яка переглядає дані з метою пошуку унікальних значень; без індексів для формування запиту або сортування Access повинна читати кожен запис; розходження в ефективності обробки в цих двох випадках може бути досить значним.
Автоматично первинний ключ у кожній таблиці індексований. У процесі визначення установок поля ви можете також створити індекс для цього конкретного поля. В режимі конструктора виділіть поле і змініть властивість Индексированое поле на Да (Допускаются совпадения) замість установленого автоматично значення Нет. Крім того, ви можете вибрати значення Да (Совпадения не допускаются) для впевненості, що кожне нове значення поля буде унікальним. За визначенням, це є значення властивості Индексированое поле для первинного ключа таблиці.
Індекси можна також створювати для декількох полів. Це виявляється корисним, коли у вас є запит на сортування і пошук у групі полів. Клацніть по кнопці Индексы і введіть у діалоговому вікні поля, які він повинен містити (до 10), а також порядок сортування для кожного з них. У тому самому діалоговому вікні ви можете переглядати і редагувати або видаляти вже наявні індекси.