Заняття 3
Тема. Створення та налагодження таблиць. Основні відомості про таблиці
Мета. Навчитись створювати таблиці в програмі MS Access, розвивати вміння та навички щодо визначення структури таблиці, полів та типів даних, розвивати інтерес до предмету.
Тип заняття : лекція;
План
Вступ. Визначення полів та типів даних.
2.Додавання до таблиці поля Мастер подстановок.
3. Визначення первинного ключа.
4. Прискорення сортування та складання запитів за допомогою індексів
Хід заняття :
Таблиця є головною одиницею збереження й організації інформації в базі даних Access. Одна база даних може містити кілька таблиць, а може бути зв'язаною з таблицями, що зберігаються в інших місцях й інших форматах. Дані всередині таблиці розташовуються в базовій сітці, кожен рядок якої містить єдиний запис, а кожен стовпець (або стовпчик) становить поле. Крім того, таблиці прямо або побічно лежать в основі всіх інших елементів бази даних Access, включаючи запити, форми та звіти. Ви можете створювати таблиці для будь-якого типу даних — списків співробітників, переліків матеріальних цінностей, постачальників і споживачів, контактів і т.п.
Визначення полів і типів даних
Поля таблиці користувач може задавати користуючись всілякими способами. В більшості випадків кожне поле має чотири елементи, що з'являються під час відкриття таблиці в режимі конструктора і виділенні поля, як показано на рис. 1
Ім'я поля повинне задовольняти тим самим вимогам, що й інші об'єкти бази даних: воно повинно містити до 64 символів, включаючи букви, цифри, пробіли і деякі спеціальні символи за винятком крапки, знаку оклику, знаку наголосу та дужок. Пробіли дозволяється використовувати усередині імені поля, але не в якості першого його символу.
Кожне поле містить у собі також і тип даних; цей параметр визначає формати введення і відображення даних, а також використовується для перевірки правильності вихідних даних.
Рис. 1. Вибір поля з подальшим його редагуванням
Опис є необов'язковим; якщо ви вирішите ввести сюди текст, це допоможе задокументувати базу даних. Це також допоможе вам та іншим користувачам, коли вміст таблиці відображається в режимі таблиці, Оскільки текст опису для поточного стовпця з'являється ліворуч унизу на панелі задач. Максимальна довжина рядка цього поля 225 символів.
Нарешті, властивості поля для виділеного поля з'являються в нижній частині таблиці. Конкретні властивості для кожного поля варіюються в залежності від обраного вами типу даних. В основному ці властивості ви будете використовувати для більш детального визначення типів даних, припустимих для використання в кожномм полі, а також указівки видимого заголовка, що з'являється в процесі переміщення поля у форму або звіт.
Вибір типу даних
Автоматично кожному створюваному вами полю призначається текстовий тип даних з максимальною довжиною в 50 символів. Як правило, така установка не буде відповідати типові тих даних, що ви плануєте зберігати в даному полі. Текстове поле дозволяє вводити практично будь-який тип даних, включаючи числа, грошові одиниці, дату і час. У багатьох випадках, однак, переважнішим виявляється інший тип даних. Наприклад, якщо поле призначене для введення дат, визначте тип даних поля як Дата/время; це виключить випадкове введення значень, що не є датою, як, наприклад 2/30/2005. Для кожного поля ви можете вибрати один із наступних типів даних.
Текстовий. Текстовий формат дозволяє вводити максимум 225 символів, включаючи букви, числа і знаки пунктуації. Цей тип даних також кращий для введення числових даних, які ви не збираєтесь обробляти математично або сортувати, зокрема податкові номери або номери телефонів.
Поле MEMO. Цей тип даних дозволяє вводити довгі текстові фрагменти, до 64000 символів довжиною. Поля MEMO не допускають застосування форматування; вони найбільш корисні для заміток і описів, що перевищують 255 символів.
Числовий. Числовий формат дозволяє вводити тільки числові символи. Виберіть значення в полі властивості Размер поля для більш точного визначення формату. Формат Байт є найбільш ефективним і найбільш обмеженим значенням, дозволяючи вводити цілі числа тільки в діапазоні від 0 до 255. Для збереження цілих чисел, додатніх і від’ємних, без дробових частин, виберіть формат Целое (від -32768 до 32767) або Длинное число (від -2 147 483 648 до 2 147 483 647). Формати Одинарное с плавающей точкой, Двойное с плавающей точкой, і Действительное дозволяють вводити, відповідно, все більш і більш точні числа з дробовою частиною.
Дата/час. Цей тип даних дозволяє вводити дату і час з використанням різних форматів і символів поділу розрядів. Для вказівки формату дати в режимі таблиці використовуйте властивість Формат поля.
Грошовий. Грошовий формат подібний числовому форматові, за винятком того, що значення завжди відображаються за допомогою заздалегідь установленого грошового символу, визначеного в аплеті Язык и стандарты папки Панель управления. Поле, якому визначений грошовий формат даних, може містити рівно до 15 цифр ліворуч від десяткової крапки і чотири цифри — праворуч від неї, їхня кількість не можна змінюватися.
Лічильник. Цей тип даних дозволяє заносити в поле послідовні цілі числа, що додаються в Access, коли ви вводите новий запис у вашу базу даних. Поля даного типу звичайно використовуються для введення порядкових номерів і для первинних ключів.
Логічний. Цей формат використовується для полів, що можуть мати лише одне або два значення. В такому полі можна ідентифікувати, наприклад, споживачів, що звільнені від податку. Для зміни відображуваних у цьому полі значень з Так/Ні на Істина/Неправда або Вкл/Викл використовується властивість Формат.
Поле об'єкта OLE. Цей формат дозволяє створювати поля для збереження малюнків, документів або OLE-об'єктів, розроблених в інших додатках. Користувач не може сортувати, індексувати або групувати будь-які поля, що містять дані розглянутого типу.
Гіперпосилання. Формат Гіперпосилання дозволяє вводити в поля, які викликаються натисканням миші, посилання на файли, папки й інші об'єкти Web. Кожне значення в полі цього типу даних може містити до 64000 символів.