1 Техническое задание

1.1 Сбор исходных материалов

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы «Гостиница» для администраторов ГРК УСКС ОАО «АНХК».

ГРК является крупнейшей гостиницей города Ангарска, имеет лицензию и сертификат соответствия. 

С 1991г являлась жилым домом. Спустя некоторое время жильцов расселили и заселили иностранных граждан. В 1995-1996гг был произведен ремонт. С 1996г дом стал функционировать как гостиница, являющаяся филиалом гостиницы «Саяны». В 1997 произошло отделение от гостиницы «Саяны», была названа «Гостиницей Иностранных специалистов» (ГИС) и вошла в состав комбината. Гостиница иностранных специалистов (ГИС) и ресторан «ГИС» были объединены и переименованы в Гостинично-ресторанный комплекс в 2005г.

ГРК расположен в центральной части города Ангарска. Адрес местонахождения: г.Ангарск, ул. Мира, 81а.

В состав Гостинично – ресторанного комплекса входит:

• Гостиница – 60 комфортабельных номеров, 138 мест;

• ресторан – 64 посадочных места; Структура Гостинично – ресторанного комплекса:

• Гостиничные номера оснащены телефонами, телевизорами, холодильниками, мини-барами;

• в стоимость проживания входит завтрак. Услуга предоставляется в Ресторане;

• меню ресторана включает большой выбор блюд и напитков русской и европейской кухни;

• в летнем зале Ресторана - приготовление плова, шашлыка на открытом огне

На территории Гостинично – ресторанного комплекса расположены:

• 2 пятиэтажных корпуса Гостиницы и 1 двухэтажный корпус ресторана с летним залом;

• сауна;

• бильярд;

• бар;

• прачечная ;

• автостоянка.

К услугам проживающих в Гостинице:

• Бар;

• сауна с бассейном;

• бильярд;

• камера хранения;

• услуги по стирке и глажке белья;

• заказ авиа и ж/билетов. Ресторан:

• Доставка заказов в номера;

• проведение выездных фуршетов;

• бизнес – ланч;

• обслуживание свадеб, юбилеев, корпоративных вечеров.

Основными задачами администраторов являются:

• Заселение людей, командированных в организации г. Ангарска, частных лиц;

• ведение документации:

7. делаются кассовые отчеты;

8. выставление счетов, составление расчетов, выписка счет-фактур, актов выполненных работ (по безналичному расчету);

9. составление списков в милицию (по гражданам РФ);

10. регистрация иностранных граждан;

11. выписка справок по оплаченным завтракам и ужинам;

12. заявки в ОДС (оперативная диспетчерская служба);

13. отчет администраторов (день/ночь);

14. выписка счет фактур и актов.

Администраторы выполняют следующую работу с документацией (заполнение отчетов):

• Счет-фактура, смотри рисунок в приложении А.3;

• анкета для заселения;

• акт приема- передачи первичных документов в Бухгалтерскую службу;

• заявка в ОДС;

• отчет администраторов – день;

• отчет администраторов – ночь;

• кассовый отчет (по безналичке);

• расчет по наличному расчету;

• расшифровка к счету за проживание;

• списки в милицию.

В настоящее время администраторы гостиницы работают:

• В приложении MS Office Excel;

• в программе «Касса», использующаяся для кассовых отчетов;

• в программе «Microsoft Outlook»-почтового клиента для работы с электронной почтой.

В рамках данного дипломного проекта разрабатывается информационная система «Гостиница» для ГРК УСКС ОАО АНХК, база данных в реляционной СУБД Microsoft Access, клиентское приложение в визуальной среде EmbarcaderoDelphi 2010.

Необходимость разработки информационной системы «Гостиница» возникла в связи со следующими проблемами:

• Отсутствие удобной системы хранения, обработки, преобразования, обновления информации;

• неэффективная реализация повторяющихся наборов данных;

• большие затраты времени на заполнение рабочей документации.

Разрабатываемая информационная система должна повысить эффективность работы администраторов гостиницы.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

• Проанализировать предметную область и выявить основные проблемы работы с документацией персонала гостиницы;

• изучить работу администратора гостиницы;

• на основании полученной информации спроектировать базу данных;

• выбрать среду разработки;

• программно реализовать информационную систему.