2. Постановка задачи

1.2.1 Цель и задачи исследования

Целью данного дипломного проекта является разработка АРМ секретаря, создание базы данных клиентов и поставщиков, ведения учета доходов.

АРМ должен содержать следующие основные компоненты:

• учет посетителей;

• учет входящих документов;

• учет исходящих документов;

• список сотрудников;

• формы стандартных документов.

Создаваемая программа позволит создавать запрос на поиск необходимых документов. Все документы, созданные в базе данных, можно вывести на печать. Трудоёмкая работа по ведению и заполнению множества книг учета у секретаря отпадает, так как система напрямую будет заносить все необходимые данные.

1.2.2 Программное и техническое обеспечение

Программное обеспечение предприятия представляет собой совокупность программных средств, которые необходимы и для реализации задач управления производственными технологическими процессами для реализации задач управления предприятием. Используют как стандартные программные средства, так и специальное программное обеспечение.

Все рабочие места охвачены сетью обмена данными между подразделениями способом удаленного доступа. Вся информация хранится на серверах и защищена от несанкционированного доступа.

Операционные системы:

• Windows XP;

СУБД:

• MS Access 2007.

Программное обеспечение общего назначения:

• Microsoft Word 2007;

• Microsoft Excel 2007;

• Microsoft Access 2007.

Более подробный перечень технических и программных средств представлен в таблице 2.

Таблица 2 – описание технических и программных средств

Должность			Техническое оснащение		Программное оснащение
Генеральный директор			Pentium IV ОЗУ – 256 Mb Видеокарта – S3 Trio 3D, 8 Mb AGP Сетевая карта – Compex Материнская плата ISA/PCI/AGP ATI SIS		Windows XP Office 2007 «Консультант +»
Коммерческий директор			Pentium III ОЗУ – 246 Mb Видеокарта – S3 Trio 3D, 8 Mb AGP Сетевая карта – Compex Материнская плата ISA/PCI/AGP ATI SIS		Windows XP Office 2007 «Консультант +»
Бухгалтер			Pentium III ОЗУ – 256 Mb Видеокарта – S3 Trio 3D, 8Mb AGP Сетевая карта – 3Com Материнская плата ISA/PCI/AGP ATI SIS		Windows XP Office 2007 «Консультант +»
	Секретарь	Pentium III ОЗУ – 246 Мб Видеокарта – S3 Trio 3D, 8 Mb AGP Сетевая карта – 3Com Материнская плата ISA/PCI/AGP ATI SIS		Windows XP Office 2007 «Консультант +»

Всё программное обеспечение лицензировано и сертифицировано. Для работы с основными программами пользователю необходимо иметь следующие навыки:

• обладать элементарными знаниями П.К;

• уметь работать с внешними магнитными носителями (дисками, флэш

• картами ) и файлами;

• владеть базовыми навыками с ОС MS Windows;

• уметь осуществлять ввод информации и вывод на печать в редакторе

• таблиц Microsoft Excel, Microsoft Word.

Microsoft Office – это решение уровня предприятия, предназначенное для внедрения разнообразных функций обмена данными (включая обмен мгновенными сообщениями и т. д.). Позволяет предприятию, и его работникам, использующим информационные технологии, работать быстрее и эффективнее за счет сокращения времени, необходимого на обмен данными:

1. Быстрый поиск выполненных услуг и ответов на интересующие вопросы.

2. За счет интеграции новых функций вы видите задолженности по оплате клиентов непосредственно из приложений Microsoft Office и других программ.

3. Улучшение обмена данными внутри коллектива за счет интеграции с телефонными системами предприятия.

Консультант Плюс – это справочно-правовая система, содержит полный объем федерального законодательства, Консультант более 89 тысяч комментариев к нормативным актам (законам, кодексам, постановлениям и т. п.), более 14 тысяч образцов документов (заявления, декларации, ходатайства и т. п.), налоговый календарь на 2013 год, юридическую энциклопедию, судебную и арбитражную практику и другую необходимую информацию.