ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 6

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта 6

1.1.1 Характеристика предприятия 6

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности 8

1.1.3 Функции секретаря-референта 10

1.2 Постановка задачи 15

1.2.1 Цель и задачи исследования 15

1.2.2 Программное и техническое обеспечение 16

1.3 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии

проектирования 18

1.3.1 Microsoft Оffice ACCESS 20

1.3.2 1С: Предприятие 23

1.3.3 ORACLE 25

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ АРМ 29

2.1 Постановка задачи 29

2.2 Теоретические аспекты разработки автоматизированного рабочего

места 29

2.3 Структура базы данных АРМ секретаря 31

2.4 Этапы разработки АРМ секретаря 33

2.5 Руководство пользователя 36

3. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ И ЭРГОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ 43

3.1 Обеспечение эргономических требований при разработке АРМ 43

3.2 Расчет экономической эффективности 48

3.3 Расчет текущих затрат 49

4. БЕЗОПАСНОСТЬ ТРУДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ 50

4.1 Основные требования безопасности при работе с ЭВМ и анализ условий

труда пользователя 50

4.2 Потенциально опасные и вредные производственные факторы и обеспче-

ние электробезопасности 50

4.3 Обеспечение санитарно-гигиенических требований к помещениям с

вычислительной техникой и автоматизированным рабочим местам 53

4.4 Организация и оборудование рабочих мест с ПЭВМ 55

4.5 Требования к освещению помещений и рабочих мест с ПЭВМ 56

4.6 Противопожарная защита 57

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 61

ПРИЛОЖЕНИЕ 64

Введение

В современном мире вычислительная техника играет решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих специализированные задачи того или иного предприятия. Большинство работ, выполняемые секретарём ООО «СИБ-ЭКОЛОГИЯ», непосредственным образом связаны с обработкой, анализом и созданием документов, что порождает весьма объемный документооборот, который основан на старых принципах делопроизводства в ООО«СИБ-ЭКОЛОГИЯ».

Основными недостатками существующей технологии обрабатываемой среды являются:

1. низкая оперативность доступа к информации;

2. затрудненность мониторинга работы сотрудников;

3. чрезмерная трата денег на бумагу и расходные материалы.

Сегодня, в век высоких технологий, особое внимание уделяется информации и ее обработке. Согласно ГОСТ 24.003-84 "Автоматизированные системы управления. Термины и определения" автоматизированное рабочее место представляет собой рабочее место персонала автоматизированной системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации функций управления. Применительно к требованиям систем организационного управления АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального или коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления. С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, отправлять и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная ориентация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления. Локальные сети, на основе которых могут функционировать различные комплексы АРМ как в рамках отдельных подразделений, так и на уровне смежных выполняемых функций, реализуемых различными подразделениями, являются базой для организации взаимосвязи отдельных АРМ в систему сбора, обработки информации и принятия решений в сфере управления конкретным объектом.

В условиях современной жизни требуется ускорение процессов обработки информации. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

• возможность ввода информации в ЭВМ;

• возможность вывода информации на экран монитора, принтер

или другие устройства вывода.

Опыт подсказывает, что разработка АРМ должен соответствовать следующим требованиям:

• своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

• минимальное время ответа на запросы пользователя;

• адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

• простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения,

• надежность и простота обслуживания;

• терпимость по отношению к пользователю;

• возможность быстрого обучения пользователя;

Это влечет за собой усложнение и увеличение непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на результатах деятельности ООО «СИБ-ЭКОЛОГИЯ». Следовательно, является актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих, а также составление базы поставщиков и клиентов для более оперативной работы секретаря и связи его с другими сотрудниками. Ожидаемыми результатами работы являются:

• сокращение бумажного документооборота;

• повышение производительности труда;

• сокращение времени обработки входных документов;

• получение оперативных данных для принятия управленческих решений;

• уменьшение трудоемкости составления отчетности.

Объектом дипломного проектирования выбрана деятельность секретаря-референта ООО «СИБ-ЭКОЛОГИЯ». Предметом исследования является автоматизация его работы.

Целью дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места секретаря в ООО «СИБ-ЭКОЛОГИЯ» г.Братск. В современном динамичном мире секретарь тратит от 40 до 70% рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Исходя из цели, сформулированы задачи, требующие решения:

• изучить специфику деятельности секретаря;

• выполнить обзор программных продуктов, автоматизирующих деятельность секретаря;

• произвести теоретические исследования по автоматизации рабочего места;

• выявить способы разработки автоматизированного рабочего места;

• исследовать вопросы по охране труда и технике безопасности;

• разработать АРМ секретаря.