Тема: Учет кассовых операций. Учет операций с подотчетными лицами.

Для выполнения операций с наличными денежными средствами предприятие имеет кассу. Размер сумм наличных денег, хранимых в кассе, регламентируется банками по согласованию с руководителем предприятия. Он ограничен лимитом, сверх которого деньги могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы, пенсий, пособий, стипендий и т.п.

Рассмотрим основные кассовые операции и их документальное оформление. Приход наличных средств в кассу оформляется Приходным кассовым ордером. Выдача наличных денег производиться по Расходным кассовым ордерам или по другим – платежным ведомостям, расчетным листкам, счетам и др.

Каждому приходному и расходному кассовому ордеру присваивается порядковый номер, а сами документы регистрируются в журнале регистрации – Кассовой книге. (записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег.)

Для учета наличия денежных средств используется активный счет 30 «Касса». На счете выделено два субсчета. Первый субсчет для учета наличия денежных средств в гривнах, второй – в иностранной валюте.

Во всех операциях, где используется счет 30, обязательно необходимо указывать номер субсчета.

Приходный кассовый ордер оформляется т.о. Документы→Касса→Приходный кассовый ордер.

Первое поле предназначено для ввода номера документа.

Во втором поле проставляется дата документа, которая должна соответствовать дате поступления денежных средств в кассу.

В поле Вид операции выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции:

• Приход денег из подотчета

• Оплата заказа от покупателя

• Поступление денег из банка

• Прочие операции.

В поле Касса необходимо выбрать кассу из справочника счета нашей фирмы.

Группа Аналитика содержит реквизиты для выбора корреспондирующего бухгалтерского счета, аналитики по нему и аналитики по НДС.

Поле Счет предназначено для ввода счета, корреспондирующего со счетом 30 «Касса».

При получении денег от подотчетного лица реквизит Субконто будет предлагать выбор из справочника «Сотрудники», при поступлении денег из банка – из справочника «счета нашей фирмы», в остальных случаях – из справочника «Контрагенты».

В поле Сумма вводится полученная сумма.

Необходимо проследить чтобы были правильно установлен Вид НДС.

В поле Основание указывается основание поступления денег в кассу.

В поле Приложение перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

В некоторых случаях Приходный кассовый ордер не должен формировать бухгалтерский проводки для того, чтобы избежать удвоения сумм в учете. Для этого служит флажок Только зарегистрировать.

Для оформления операций по выплате наличных денежных средств из кассы используется документ Расходный кассовый ордер (Документы→Касса→Расходный кассовый ордер).

Принцип заполнения документа аналогичен документу Приходный кассовый ордер за исключением некоторых особенностей.

В поле Вид операции выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции:

• Оплата заказа поставщика

• Выдача денег в подотчет

• Сдача денег в банк

• Прочие операции.

В типовой конфигурации предусмотрен режим печати ежедневного отчета кассира, представляющего собой лист кассовой книги. Данный отчет составляется программой на основании проводок по счету 30 Касса. Для формирования требуемого отчета необходимо обратиться к нему через меню Отчеты→Кассовая книга, или, находясь в журнале Касса, нажать экранную кнопку Кассовая книга. На экран выдается запрос настройки параметров данного отчета. В окне настройки параметров обязательно указывается период, за который необходимо сформировать отчет.

Флажок Пересчитать номера листов с начала года задает режимы нумерации листов. Если он установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, если не установлен, то нумерация листов за указанный период начинается с ближайшего номера листа к дате начала периода, для чего используется константа Номер листа кассовой книги.

Переключатель Последний лист устанавливает режим обработки последнего листа кассовой книги. Если переключатель находится в положении Обычный, то последний лист не отличается от предыдущих. Если переключатель установлен в положении Последний день месяца, то на последнем листе будет указано количество листов книги за последний месяц, который входит в заданный в отчете период.

Важной особенностью кассовой книги является то, что она строится в двух книгах для гривневых и валютных кассовых ордеров.

С помощью документа Авансовый отчет можно оформить как операцию по расчетам с подотчетным лицом (сотрудником), так и операцию приходования ТМЦ (МБП), объектов ОС, других материальных и нематериальных активов за национальную валюту от подотчетного лица.

Отметим, что документ Приходная накладная с включенным флажком Через подотчетное лицо и настоящий документ, регистрирующий приходование ТМЦ, других перечисленных объектов от подотчетного лица отражают две различные хозяйственные операции, которые оформляются в учете различными набором проводок. В первом случае происходит частичное или полное закрытие взаиморасчетов с поставщиком через списание сумм, выданных подотчетному лицу, во втором случае – просто списание суммы с подотчетного лица.

Реквизиты шапки документа следует заполнить в следующем порядке:

• Выбором из справочника Сотрудники указать подотчетное лицо (Подотчетник), по которому формируется Авансовый отчет.

• Указать Валюту авансового отчета, в которой указываются суммы расходов подотчетного лица (в качестве валюты должна быть указана гривня)

• Выбором из справочники Налоги и отчисления определить Ставку НДС

• Указать то Место хранения, на которое будет выполнено приходование ТМЦ от подотчетного лица.

В табличной части документа указывается след.информация:

• Даты начала и конца

• Бухгалтерский счет, на который должна быть отнесена текущая затрата

• Аналитика выбранного счета. Это может быть элемент справочника ТМЦ, Виды затрат, Инвестиции

• Справочная информация, о том, за что и по какому документу произведена затрата

• Количество приходуемых объектов

• Цена без НДС приходуемого ТМЦ – для затрат это поле недоступно для редактирования

• Сумма без НДС текущей затраты

• Сумма налога на добавленную стоимость. В валютном авансовом отчете это поле заполнять не следует

• Общая сумма с НДС по текущей затрате

• Признак проведения или непроведения строки документа (путем выбора элемента перечисления «Да/Нет» в реквизите Проводить?)

• Признак включения текущей затраты в состав валовых расходов (для того, чтобы включить текущую затрату в состав валовых расходов в реквизите Валовые расходы следует выбрать «Да»)

• Аналитика по валовым расходом.