2. Документы в 1с: Предприятие

Наиболее естественной формой работы бухгалтера является работа с пер­вичными документами. Каждая бухгалтерская операция обусловливается или подтверждается некоторым первичным документом. Поэтому при ручной организации учета бухгалтер, как правило, выполняет два действия: выписы­вает или регистрирует документ, а затем отражает его основные показатели в учетных регистрах.

Программа 1С: Предприятие позволяет совместить процесс ввода, регист­рации первичного документа и формирования связанных с ним бухгалтерских проводок. Для этой цели в программе «1С: Бухгалтерия» предусмотрен режим ввода документов. В типовой конфигурации 1С: Предприятие имеется большое число различных видов документов. Причем, как правило, каждому виду доку­ментов соответствует документ-аналог, используемый при ручном ведении учета. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная на­кладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ор­дер» и др. Каждый вид документа предназначен для отражения определенных фактов хозяйственной деятельности. В режиме ведения бухгалтерского учета, обращение к формам ввода документов осуществляется через пункт «Докумен­ты» главного меню программы (рис. 4).

Прежде чем перейти к рассмотрению порядка ввода документов, опреде­лим наиболее часто встречающиеся понятия и термины

Вид (тип) документа. Все документы делятся на виды, каждый из кото­рых предназначен для ввода и хранения специфической информации о хозяйст­венной операции определенного типа, например выдачи денег из кассы, поступ­ления товарно-материальных ценностей на склад и т.п. Конфигурация преду­сматривает наличие заранее определенного набора форм документов. Расши­рить существующий набор видов документов можно лишь на этапе конфигури­рования программы.

Документ может использоваться для разных целей:

• для ввода и сохранения информации первичного документа в инфор­мационной базе;

• для формирования бухгалтерских записей (проводок) и их сохранения в

базе учетных данных;

• для формирования печатного образа документа, который может быть просмотрен, сохранен в компьютере или распечатан.

Не исключается использование документа для одной или двух из назван­ных целей. Например, документ может быть предназначен для ввода инфор­мации и формирования проводок, но не иметь печатной формы, или наоборот, имея печатную форму, не предусматривать формирование проводок.

Форма диалога для ввода документа представляет собой экранную фор­му, содержащую поля для ввода реквизитов документа.

Внешний вид формы документа, его свойства и состав нолей определя­ются типом документа и, в общем случае, могут быть самыми разнообразны­ми. Каждый документ имеет два обязательных реквизита - номер и дату. До­кумент может иметь две основные части: шапку и табличную часть.

К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Для такого документа, как счет, это, например, клиент, его реквизиты и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой синеок однотипных дан­ных, которые могут встречаться в количестве более одною на документ. Это, например, список товаров с их количеством н номенклатурой для того же счета.

В общем случае табличная часть представляет собой совокупность строк одинаковой структуры. В некоторых документах табличная часть может ис­пользоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе «1С: бухгалте­рия» может содержать только одну табличную часть.

Выяснить назначение каждого конкретного документа можно с помощью кнопки Описание непосредственно в документе или с помощью Путево­дителя по конфигурации.

Журнал документов является формой, предназначенной для ре­гистрации информации о введенных документах. Каждая строка журнала пред­ставляет собой запись, содержащую наиболее существенные реквизиты, иден­тифицирующие документ его наименование, номер, дату и пр. Система также автоматически поддерживает журналы для регистрации введенных документов. Доступ к ранее введенным документам возможен посредством записей, зареги­стрированных в журналах документов.

Как правило, за журналом закреплены определенные типы Докумен­тов, которые могут быть в нем зарегистрированы.

Важным свойством документов программы «1С: Бухгалтерия» является возможность их проведения. Проведение документа предполагает автоматиче­ское формирование проводок, отражающих в бухгалтерском учете факт хозяй­ственной деятельности, зафиксированный документом.

Создание новых видов документов, описание их свойств и структуры вы­полняется в режиме конфигурирования. Кроме того, на этапе конфигурирова­ния для документа определяется алгоритм его проведения (формирования про­водок) и алгоритм формирования печатной формы документа.