Создание запроса с вычисляемым полем

Запрос Стипендия из таблицы Учеба с вычисляемым полем Стипендия предназначен для вычисления стипендии по полученным оценкам. Стипендия вычисляется по выражению [Средняя оценка по предметам]*450. Средняя оценка по предметам в запросе формируется с использованием функции Avg по полю Оценка. Порядок создания запроса следующий.

1. Вызвать Конструктор запросов добавить таблицу Учеба.

2. На вкладке Работа с запросами нажать на кнопку групповых операций для появления в окне запроса строки Групповая операция.

3. В окно запроса установить имена полей Шифр, Фамилия и Оценка. В строке Групповая операция для полей Шифр и Фамилия оставить значение Группировка, а в поле Оценка в строке Группировка нажать стрелку и выбрать функцию Avg (рисунок 50)

Рисунок 50- Создание запроса с вычисляемым полем

4. Создать следующее вычисляемое поле Стипендия, для этого в строке Группировка выбрать пункт Выражение, а в заголовок ввести выражение: для расчета стипендии: Стипендия: [Avg-Оценка]*450.

Рисунок 51- Создание выражения для запроса с вычисляемым полем

5. [Avg-Оценка] указывает, что берется групповое значение поля Оценка, т.е. среднее значение по всем предметам очередного студента.

6. Установить форматы данных для полей Оценка и Стипендия. Средняя оценка будет иметь целую и дробную части. Для дробной части целесообразно задать две значащие цифры. Для установки такого формата необходимо вызвать контекстное меню поля Оценка, щелкнув правой клавишей мыши по заголовку поля и выбрать в пеню пункт . В появившемся окне свойств установить в строке Формат поля значение Фиксированный, а в строке Число десятичных знаков значение 2 (рисунок 52). Задание денежного формата поля стипендия выполняется аналогично, а в окне свойств в строке Формат поля установить Денежный (рисунок 53 ).

а б

Рисунок 52- Задание формата поля Оценка

а б

Рисунок 53- Задание формата поля Стипендия

7. Сохранить создаваемый запрос с именем Стипендия.

8. Проверить работу запроса. Окно запроса после установки всех параметров должно иметь следующий вид и результат запроса (рисунок 54):

Рисунок 54- Результат работы запроса Стипендия

Создание отчетов

Одноуровневый отчет Стипендия выводит информацию о начислении стипендии студентам. Отчет создается с помощью Мастера отчетов по таблице Студенты и запросу Стипендия и содержит на одном уровне поля Шифр, Фамилия, Имя, Отчество и Стипендия. Для создания отчета необходимо:

1. Для создания отчета с помощью Мастера отчетов необходимо на вкладке Создание в группе инструментов Отчеты выбрать инструмент .

2. Будет открыто диалоговое окно Создание отчетов (рисунок 53), в котором необходимо последовательно выбрать поля таблиц и запросов, по которым будет формироваться отчет.

Рисунок 55- Окно создания отчетов

3. В таблице Студенты выбираются поля Шифр, Фамилия, Имя, Отчество, (рисунок 54а) а из запроса Стипендия выбирается поле Стипендия (рисунок 54б), затем необходимо нажать кнопку .

а б

Рисунок 56- Выбор полей из таблицы и запроса

4. На следующем шаге мастера Создание отчетов он предложит формат отображения полей в отчете (рисунок 57а). Установите в левом окне Стипендия и нажмите .

а б

Рисунок 57- Выбор полей из таблицы и запроса

5. На следующих шагах работы Мастера создания отчетов необходимо задать уровни группировки, вид макета и имя отчета (рисунок 58).

а б

Рисунок 58- Задание параметров отчета Успеваемость

После нажатия кнопки сформируется отчет, вид которого представлен на рисунке 59.

Рисунок 59- Отчет Стипендия

Многоуровневый отчет Успеваемость выводит среднюю оценку студентов. В отчете необходимо сделать два уровня группировки – первый уровень по факультетам, а второй – по специальностям. Для формирования отчета с помощью Мастера отчетов в таблице Факультеты необходимо выбрать поле Им_фак, в таблице Группы выбрать

поле Им_группы, в таблице Студенты поля Шифр, Фамилия, Имя, Отчество, а в запросе Стипендия – вычисляемое поле Avg-Оценка. Порядок создания отчета следующий:

1. Вызвать с помощью инструмента Мастера отчетов и в окне Создание отчетов выбрать для отчета указанные поля из таблиц и запросов (рисунок 60а) и нажать .

а б

Рисунок 60- Выбор полей из таблиц и запроса

На следующем шаге поместить все поля в одну группу (рисунок 60б) и нажать .

2. Для задания уровней группировки необходимо последовательно выбрать поля Им_фак и Им_группы и нажимая на кнопку создать два уровня группировки (рисунок 61а) и нажать .

3. На следующих шагах задать сортировку записей и выбрать вид макета для отчета (рисунок 61б), задать имя отчета и нажать кнопку .

а б

Рисунок 61- Задание уровней группировки и вида запроса Успеваемость

Мастер отчетов сформирует отчет в соответствии с именами и длиной полей, заданных при создании таблиц и запросов (рисунок 62 ). При этом заголовки некоторых столбцов не соответствуют их назначению, а некоторые данные, например часть отчества студентов не помещаются в выделенные Мастером позиции. Для приведения отчета в удобный для использования вид, его необходимо под редактировать с помощью Конструктора отчетов (рисунок 63).

Рисунок 62- Отчет Успеваемость, сформированный мастером создания отчетов

Рисунок 63- Редактирование отчета с помощью Конструктора

В верхнем колонтитуле, формирующем заголовки столбцов, в окне Имя_фак необходимо набрать имя столбца Факультеты, в окне Имя_группы набрать Группы, а в окне Avg-Оценка – Средняя оценка. Кроме того необходимо сдвинуть и изменить размеры окон в соответствии с помещаемыми в столбцы данными (рисунок 64).

Рисунок 64- Установка параметров отчета а помощью Конструктора

Вид сформированного отчета Успеваемость представлен на рисунке 65.

Рисунок 65- Многоуровневый отчет Успеваемость