Тема 13: організація управління проектом

Управління інвестиційним проектом – це процес організації використання фінансових, трудових і матеріальних ресурсів проекту з метою досягнення поставлених цілей у найкращий спосіб.

Управління проектом реалізується як комплекс постійно повторюваних дій:

• поділ усіх робіт на етапи за часом і обсягами;

• визначення обсягів необхідних ресурсів і їх джерел (способів забезпечення);

• призначення керуючих для кожного відокремленого етапу робіт;

• добір виконавців;

• розробка в часі й за об’єктами плану-графіка виконання та фінансування робіт за проектом;

• розробка узагальненого координаційного плану-графіка реалізації проекту;

• організація моніторингу робіт на кожному етапі та за проектом загалом;

• аналіз загального ходу реалізації проекту і коригування діючих планів;

• прийняття рішень (у разі потреби) щодо зміни плану реалізації проекту (аж до внесення змін у проект або прийняття рішення про вихід з проекту) загалом чи його складових;

• комплекс заходів зниження інвестиційного ризику.

Фінансову (майнову) відповідальність за результати реалізації проекту несе передусім інвестор. Інші учасники проекту несуть відповідальність у межах договірних зобов’язань за укладеними контрактами.

Важливим завданням управління проектом є професійне опрацювання договорів з учасниками проекту з метою перерозподілу частини фінансової відповідальності інвестора між учасниками проекту. Це забезпечує жорстку узгодженість, а отже, високий рівень зацікавленості учасників проекту в результатах кожного етапу робіт, що полегшує координацію реалізації проекту.

Організаційна форма управління проектом може передбачати кілька типових схем взаємодії замовника (інвестора) і підрядних організацій, що беруть участь у реалізації проекту:

• передання всіх повноважень (і фінансового ризику) консалтинговій фірмі як головному менеджерові проекту;

• організація системи контрактних відносин між інвестором і підприємствами – учасниками проекту в межах робіт, які кожне з них виконує за проектом (але координацію бере на себе одне з підприємств інвестора);

• поділ проекту на два етапи – створення інвестиційного об’єкта “під ключ” (відповідальність несе згідно з контрактом спеціально найняте підприємство – головний менеджер цього етапу) і експлуатація об’єкта (відповідальність несе сформована дирекція об’єкта як нового підприємства чи діюча дирекція підприємства, що є базовим для проекту).

Незалежно від схеми взаємодії особливе значення мають повнота і якість опрацювання договірних відносин між інвестором і учасниками проекту.

У загальному вигляді процес управління проектом передбачає наявність таких типових процедур:

• планування – розробка послідовності майбутніх дій з метою досягнення поставлених проміжних і кінцевих цілей;

• організація – розподіл робіт, відповідальності та ресурсів (трудових, фінансових, матеріальних, часу) для реалізації проекту;

• контроль – порівняння планових параметрів робіт із фактичними і прийняття коригуючих рішень.

Ці функції здійснюються в циклічному взаємопов’язаному режимі. На основі результатів контролю через процес коригування окремих робіт або проекту загалом відбувається перехід до функції нового планування, організації виконання планів, контролю тощо.

Планування забезпечує інформаційну базу для управління проектом. Відповідно до сформованих планів реалізації проекту організовують і координують роботи з проекту, використовують ресурси, досягають проміжних цілей, приймають рішення про необхідність втручання у процес реалізації проекту.

Організуюча функція управління проектом передбачає:

• розподіл ролей і відповідальності між менеджерами;

• формування інформаційних зв’язків між менеджерами (усіх ланок);

• формування й підтримку механізмів виконання прийнятих рішень;

• систему мотивацій для персоналу (усіх рівнів), який реалізує проект.

Побудова ефективної системи контролю передбачає наявність планів, системи звітності про їх виконання, системи аналізу виконання планів, технології реагування на процес реалізації проекту. Технологічно функція контролю – це моніторинг стану проекту (збирання звітних даних), аналіз поточного стану проекту, формування коригуючих впливів на процес реалізації проекту.

Загальна організація управління проектом має переростати в якісну підготовку і реалізацію оперативного управління проектом.

Оперативне управління, тобто постійний безпосередній вплив на ресурси проекту, передбачає розробку й реалізацію:

• календарного, деталізованого за часом і етапами плану виконання робіт;

• бюджету капітальних витрат і надходження коштів;

• бюджету поточних грошових доходів і витрат.

Розробляючи календарні плани, менеджери проекту керуються певними принципами і вимогами, що забезпечують ефективну роль календарних планів у щоденній організації робіт за проектом:

• деталізація робіт; • реалістичність цілей і завдань;

• визначення для кожної роботи відповідального менеджера;

• урахування необхідності планування резервів часу;

• призначення відповідального працівника для кожного етапу реалізації проекту; • постійний контроль за виконанням планових завдань;

• щоденне коригування планів (у межах наявних запасів і резервів часу) з урахуванням досягнутих результатів; • використання для персоналу системи мотивації до праці згідно з календарним планом.