Тема 9. Организация работы с документами (входящими, исходящими, внутренними).
Основными функциями делопроизводственного обслуживания являются:
• прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;
• оформление и отправка исходящих документов;
• изготовление и размножение документов;
• контроль за сроками исполнения;
• хранение документов;
• методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;
• повышение квалификации делопроизводственного персонала.
Обработка входящих документов
Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).
Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно»; а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500-600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация На карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток — возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:
1) руководителям организации — для обязательного рассмотрения;
2) структурным подразделениям — для исполнения.
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
При предварительном рассмотрении поступившего документа Необходимо учитывать следующие факторы:
1) вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
2) важность содержания документа;
3) сложность и новизну поставленных вопросов;
4) срочность исполнения документа.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне4 руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.
В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01 — генеральный директор; 02 — зам. директора и т.п.
Обработка исходящих документов
Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:
• составление проекта документа исполнителем;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.
При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:
• индекс документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении;
• исполнитель.
Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.
При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.
Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция — в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов.
Внутренние документы. Подготовка, исполнение и контроль
Внутренние документы — это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:
• составление проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание документа руководителем;
• регистрация.
На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:
• передача документа исполнителю;
• контроль его исполнения;
• исполнение;
• проставление отметки об исполнении документа;
• подшивка исполненного документа в дело.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления — центральных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем учреждения. Конечная дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение типового срока производится принятием нового акта. Изменение индивидуального срока исполнения документа возможно только по указанию руководителя, который установил этот срок. Для переноса срока исполнения по просьбе исполнителя необходимо наличие докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.