Тема 5. Контроль исполнительской деятельности.

Одной из функций управления является контроль за исполнением порученного задания. Контролю подлежит срок его исполнения и собственно выполнение поручения (правильность и полнота решения вопроса, оцениваемые непосредственно руководителем). Контроль за сроками исполнения задания, осуществляемый секретарем, можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со времени их доведения до исполнителя, а для входящих документов — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Для документов, создаваемых в масштабах всего государства или конкретной организации, существуют типовые сроки их исполнения. Они устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также отраслевых органов управления. Так, например, типовые сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан; введения в силу подписанных документов и др. установлены законодательно указами Президента РФ, правительственными нормативными актами, государственными законами Российской Федерации.

Типовые сроки предоставления статистической и финансовой отчетности и др. установлены ведомственными подзаконными актами.

В рамках конкретной организации типовые сроки исполнения могут быть установлены для документов после их утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству.

Сроки исполнения документов, рассмотренных руководителем, указываются в резолюции. Работу с документом, имеющим длительный срок исполнения (полгода, год), следует контролировать поэтапно. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов сроки исполнения указывают по каждому пункту.

Форма контроля может быть ручной и автоматизированной.

Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, секретарь должен об этом доложить руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, ранее его установившим.

В процессе предупредительного контроля секретарь осуществляет регулярные проверки хода выполнения задания. Их результаты могут быть представлены в устной или письменной форме. В последнем случае готовится письменное напоминание об истечении срока исполнения.

Проверка хода исполнения документов в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) должна осуществляться в следующие сроки:

• задания последующих лет - не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

После того как задание выполнено, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении. Документ считается исполненным, если полностью выполнены указанные в нем задания. После снятия документа с контроля регистрационная карточка изымается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Согласно ГСДОУ, снять документы с контроля может должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам (организациям) или другого документированного подтверждения исполнения.

Автоматизированный контроль с применением ПЭВМ позволяет увеличить объем контролируемой документации, экономит время, предоставляет возможность уделять больше внимания качеству исполнения, повышает исполнительскую дисциплину.

Самоконтроль руководителя

Самоконтроль является одной из функций персонального менеджмента, важнейшим средством совершенствования работы руководителя. Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых руководителем задач и поставленной цели. Различают:

• контроль процесса труда и осуществляемой деятельности;

• контроль результатов труда (целевой контроль).

Контроль процесса труда предусматривает анализ деятельности руководителя.

Анализ деятельности и затрат времени в рамках контроля означает сравнение времени, фактически использованного руководителем в течение дня и недели, с запланированным. С этой целью изучаемые данные можно свести в таблицу.

Фактическое состояние	Фактически затраченное время (ч.мин)		Планируемое состояние	Планируемое время (ч.мин)
	День	Неделя		День	Неделя
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности			Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени	-

В графе «Фактическое состояние» следует перечислить всю работу, периодически выполняемую в течение дня или недели. Сначала нужно только регистрировать виды деятельности и затраченное время, а затем уже проводить исследование. Необходимо выполнить анализ каждого вида деятельности, зафиксированного в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени. При этом будет уместно ответить на вопросы, которые начинаются словами «что произойдет, если»:

• Отказаться от данной деятельности?

• Эту деятельность полностью или частично делегировать другим сотрудникам?

• Эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если последствия будут незначительными или ничего не произойдет, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществить за более короткий срок. Данные меры по рационализации следует записать в графе «Планируемое состояние» и указать новое предусмотренное время.

В результате проведенного анализа выявляются резервы для улучшения рабочего процесса.

Целевой контроль — контроль за результатами труда — проводится после выполнения поставленной задачи (конечный контроль), а при реализации долгосрочных планов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль).

Руководитель должен осуществлять регулярный контроль годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на следующие вопросы:

• Какие из поставленных задач выполнены?

• Какие результаты достигнуты?

• Что осталось несделанным и почему (установить причины и «помехи»)?

Контроль должен быть запланирован и проведен своевременно для того, чтобы можно было внести необходимые коррективы.