Сроки хранения бухгалтерских документов
№ п/п |
Документы |
Срок хранения и номер статьи по Перечню |
Примечание |
1 |
Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии |
До минования надобности, ст. 19а |
|
2 |
Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии |
До замены новыми, ст. 38,56 |
|
3 |
Бухгалтерские отчеты по бюджету, спецсредствам, капитальным вложениям и заключения балансовой комиссии по отчетам. Годовые |
Постоянно,ст. 303а |
|
4 |
То же. Квартальные |
см. ссылку |
При отсутствии годовых отчетов - постоянное хранение |
5 |
Тоже. Месячные |
см. ссылку |
|
6 |
Главная книга и журналы - ордера |
см. ссылку |
см. ссылку |
7 |
Книга регистрации выдачи доверенностей |
см. ссылку |
|
8 |
Книга учета бланков удостоверений, квитанций и т. д. |
см. ссылку |
|
9 |
Вспомогательные книги и карточки системного и внесистемного учета |
см. ссылку |
см. ссылку |
10 |
Картотека (книги) балансовых счетов |
см. ссылку |
|
11 |
Журнал (книга) регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей,поручений и др. |
см. ссылку |
|
12 |
Контрольные книги, журналы и ведомости |
см. ссылку |
|
13 |
Кассовая книга |
см. ссылку |
|
|
Картотека (книга) учета кредитов, текущих счетов и расчетов с учреждениями |
см. ссылку |
|
14 |
Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка |
см. ссылку |
|
15 |
Корешки и копии ордеров, счетов - фактур, накладных, квитанций, чековых книжек |
см. ссылку |
|
16 |
Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (срочные, транспортные, грузовые, весовые, накладные, страховые и т. д.) |
см. ссылку |
|
17 |
Картотека (книги) подотчетных лиц |
см. ссылку |
|
18 |
Оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам |
см. ссылку |
|
19 |
Ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам |
см. ссылку |
|
20 |
Лицевые счета сотрудников |
75лет, ЭПК, ст. 311 |
|
21 |
Договоры, соглашения и контракты (хозяйственные, операционные, трудовые) |
5 лет, ст. 337 |
По истечении срока действия договора |
22 |
Реестры счетов к оплате |
см. ссылку |
|
23 |
Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по различным удержаниям из заработной платы |
см. ссылку |
|
24 |
Документы по государственному социальному страхованию и документы, оплаченные за счет средств социального страхования |
|
|
25 |
Акты документальных ревизий финансово - хозяйственной деятельности и заключения по ним |
см. ссылку |
|
26 |
Документы (протоколы, описи, ведомости и др.) по инвентаризации зданий и сооружений |
10 лет |
|
27 |
Инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии и другие документы по инвентаризации имущества и материалов |
см. ссылку |
см. ссылку |
28 |
Картотека (книга) учета основных средств (зданий и сооружений) |
10 лет |
|
29 |
Картотека (книга) учета основных средств связи (имущества и материалов) |
|
|
30 |
Паспорта зданий, сооружений и оборудования |
5лет, ст. 331 |
После ликвидации основных средств. Паспорта зданий, сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - постоянное |
Ссылка В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлены временные сроки хранения документов не менее 5 лет.
Ссылка При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
Значительно повысить производительность делопроизводственного труда можно путем автоматизации делопроизводства. В результате - работа с документами становится более оперативной и эффективной.
Хранение документов
Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.
Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель.
По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.
При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заместитель по следующему образцу:
Карта-заместитель помещается на место выданного дела.
Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений разрешается на срок не более одного месяца после истечения указанного срока оно должно быть возвращено на место его хранения.
Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.
Прежде чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения управления».
Литература:
Васильева И.Н. Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.