3. Процес проведення службової наради
3.1 Особливості процесу проведення службової наради
Починати нараду потрібно вчасно побачив і відразу буде погоджувати з його учасниками правила співпраці, наприклад обмеження часу виступів чи порядок прийняття рішень. Після цього одного з учасників слід доручити ведення протоколу.
Ефективний хід наради багато чому визначається порядком виступів: з нижнього посади учасника до вищої, щоб думка попереднього оратора не було над наступними виступами.
Запорукою активності нараді є правило, за яким повинні висловитися усі його учасники. Це підвищеному увазі до ходу обговорення проблем.
Важливе значення має тут чітке виконання своєї ролі провідним нараду. Його роль має передбачати недопущення відхилення від заповітної мети наради, обговорення непідготовлених питань. Ведучий має забезпечити дотримання норм поведінки учасників, впливати на коректність і ділову спрямованість виступів.
Коли зборах головуватиме керівник, йому слід починати засідання з невеликого вступного слова (3-5 хвилин). В вирішальною мірою визначає успіх чи неуспіх засідання. У ньому слід визначити: мета збори і порядок денний; порядок ведення дискусії; передісторію обговорюваної проблеми; її гадані результати; можливі рішення і їх прийняття або; порядок ведення протоколу.
З вимог щодо нормальної тривалості нарад, вона повинна мати перерви, необхідних підтримки високої активності учасників.
У процесі проведення ділового наради дуже важливо контролювати хід слідства. І тому керівнику слід.
Залишатися на нейтральних позиціях. Це позитивно впливає на емоційний стан присутніх.
Постійно підтримати сяку-таку розмову.
Негайно вживати заходів у разі виникнення емоційної напруги.
Вислушивать думки всіх опонентів.
Нетерпимо ставитися до екскурсам до минулого і доотклонениям від теми.
За необхідності уточнювати повідомлення окремих учасників: "Що саме у вас є у вигляді?".
Частіше підбивати проміжні підсумки, щоб продемонструвати учасникам, що вони вже близькі до мети.
Якщо хтось із учасників наради відчуває нездоланний потяг до спору, керівнику слід, зберігши незворушність, дозволити групі спростовувати затвердження сперечальника. Зайве балакучих диспутантів необхідно тактовно переривати, не вислуховуючи їхні промови остаточно, - зазвичай, користь від таких виступів трохи. Якщо має справу знегативистом (тобто. з людиною, який любить суперечити), слід визнати і оцінити її знання й зарубіжний досвід.Застенчивим учасникам рекомендується ставити нескладні питання, зміцнити їх упевненість у своїх силах. Якщодиспутант безперестану ставить запитання, замість виступати з пропозицією, це запитання слід адресувати групі.
Щоб ділове нараду було плідним, головуючий повинна володіти технікою проведення дискусій. Насамперед, треба прагнути вести групову дискусію цивілізовано. Це вимагає наявність делікатності у взаєминах диспутантів і, отже, виключає використання засобів аргументації своєї погляду, як глузування, переривання опонентів, різкі випади на адресу. Потрібно особливо уважно треба стежити, щоб ділової суперечка між учасниками був певних захворювань і мав часові кордони, і навіть те, ніж допускати особистих сутичок. Термінологія спору мусить бути зрозуміла всім присутнім.
Під час підготовки до дискусії слід бодай найзагальніший план боротьби за істину, підібрати найвагоміші аргументи. Особливо вражають точні цифрові дані, які неможливо спростувати.
Однією з найбільш складних та важливих питань у підготовці наради є планування власного виступи керівника. Роблячи начерки повідомлення, пам'ятаймо, що з нормальному темпі промови понад дві хвилини можна переказати трохи більше однієї сторінки машинопису. Дуже обережно необхідно використовувати цифрову інформацію. Зазвичай, добре сприймається і аналізується трохи більше 20 цифр за 40 хвилин виступи. Краще подавати цифрову інформацію у вигляді: в таблицях і графіках.
Від оратора потрібно, щоб справи викладалася з пам'яті чи із застосуванням часткової опорою на текст, а чи не читався. Засвоєння при вільному викладі сягає 95%, а під час читання всього 35%. Виступаючий повинен виключити надмірну розтягнутість чи надмірну поспішність промови, контролюючи її ритм. Прийнятним вважається темп 240 складів на хвилину.