3. Посадові обов’язки, права та відповідальність секретаря керівника

У практичній діяльності секретаря керівника підприємства (організації, установи) ведення діловодства займає одне з чільних місць. Для цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов’язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336. цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах (організаціях, установах) різних форм власності.

Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов’язки секретаря:

виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства (організації, установи);

• приймає кореспонденцію, яка находить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

• веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

• приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства (організації установи);

• готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

• стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

• організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану на каналах зв’язку;

• за доручення керівника складає листи, запити, іншу документацію, готує відповіді авторам листів.

Секретар повинен знати та виконувати свої посадові обов'язки, якими він користується кожного дня.

3.1. Кваліфікаційна характеристика

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю “ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам’яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс – з секретаря. Секретар – візитна картка керівника.

До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги.

Секретар виконує технічні функції по забезпеченню і обслуговуванню роботи, керівника підприємства (або підрозділи). Отримує необхідні керівникові зведення від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників. Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує в його відсутність прийняті повідомлення і доводить до зведення керівника їх вміст. Здійснює роботу з підготовки засідань і нарад, що проводяться керівником, - (збір необхідних матеріалів, сповіщення учасників про час, місце і порядок денний засідання, їх реєстрація), веде і оформляє протоколи. Забезпечує канцелярським приладдям робоче місце керівника, засобами організаційної техніки, створює умови, сприяючі його ефективній роботі. Передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях, друкує по вказівці керівника різні матеріали. Веде документаційну роботу, приймає кореспонденцію, що поступає на ім'я керівника, здійснює її систематизацію у відповідності (прийнятим на підприємстві порядком) і передає після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи, або для підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника по особистих заявах громадян. Організовує прийом відвідувачів, проявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників, формує справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечує їх збереження і встановлені терміни здає в архів, оформлення і розсилка розпорядливих документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів і тому подібне, підготовка по вказівці керівника і узгодження із структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів; аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по ним; підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, конференцій, семінарів, нарад, з'їздів; контроль за виконання рішень дирекції; організація презентацій і спеціальних прийомів гостей; контроль за святковими і ювілейними датами; збір ділової інформації і її реферування за завданням керівника; збір матеріалів для доповідей і мов керівника; ведення табеля обліку робочого часу.

Секретар повинен знати:

• закони, постанови, розпорядження накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і його підрозділів;

• організацію діловодства;

• методи оброблення і оформлення документів;

• архівну справу;

• машинопис;

• правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів усної та писемної документної інформації, комп'ютерами і друкарськими машинами;

• стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;

• правила друкування ділових листів з використанням типових форм;

• основи етики і естетики; правила ділового спілкування;

• основи організації праці і управління; правила експлуатації обчислювальної техніки;

• основи адміністративного права і законодавства про працю.

Кваліфікаційні вимоги.

Повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст). Післядипломна освіта в галузі управління. Стаж роботи за професіями керівників нижчого рівня не менше 5 років.

Загальнопрофесійні вимоги:

1. Раціонально та ефективно організовувати працю на робочому місці;

2. Додержуватись норм технологічного процесу;

3. Не допускати браку в роботі;

4. Знати й виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, додержуватись норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;

5. Використовувати в разі необхідності засоби попередження і усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);

6. Знати інформаційні технології.

7. Вимоги до освітнього рівня осіб, які навчатимуться у системі професійно-технічної освіти:

7.1. повна загальна середня освіта. Без вимог до стажу роботи.

8. Сфера професійного використання випускника:

8.1. Роботи, які є загальними для всіх видів економічної діяльності. Діловодство, організація документообігу та архівні роботи.

9. Специфічні вимоги:

9.1. Вік: після закінчення терміну навчання – не менше 16 років.

9.2. Стать: чоловіча, жіноча.

9.3. Медичні обмеження.