2. Службові та особисті якості секретаря.

Специфіка роботи секретаря полягає в тому, що йому доводиться виконувати операції не тільки з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), а й здійснювати безпосередні контакти з людьми: співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами, а також з безпосереднім керівництвом.

Оцінюючи працю секретаря, прийнято враховувати деякі ділові якості секретаря:(Додаток А)

Професійна майстерність. Стенографування, виконання робіт на ПК (режим текстових редакторів), знання та вміння працювати з документами, знання правил орфографії та пунктуації.

Ініціативність. Самостійність та ініціатива при вирішенні питань в межах своєї компетенції, не чекаючи  на додаткові вказівки керівника.

Організованість. Вміння організувати свій робочий час і раціонально спланувати розподіл обов’язків за часом, забезпечення своєчасного виконання щоденних операцій та завдань.

Пунктуальність. Неприпустиме запізнення секретаря як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання; своєчасна підготовка документів, вчасне виконання завдань.

Відповідальність. Бути готовим до відповідальності щодо завдань, поставлених керівництвом. 

Обізнаність. Знання положення справ і стан вирішення  питань, пов’язаних з галуззю, останніми досягненнями та проблемами; бути в курсі подій, які відбуваються в установі та в підрозділах.

Дипломатичність. Вміння зберігати службову таємницю при вирішенні різноманітних питань. При підготовці документів, розмові з відвідувачами та в розмовах по телефону слід використовувати тільки перевірену, достовірну інформацію. Необхідно зберігати документи таким чином, щоб уникати доступу до них сторонніх осіб.

До особистих якостей секретаря належать риси:

Інтелігентність та скромність. Вміння тактовно та чемно вести бесіду, стримувати та не виявляти негативні емоції; слідкувати за культурою свого зовнішнього вигляду, не зловживати своїм службовим положенням та обізнаністю.

Працездатність. Виховання працездатності – необхідна якість  кожної людини незалежно від того, яку посаду вона обіймає.

Охайність. Недбайливість у роботі з документами, неохайність зовнішнього вигляду та безладдя на робочому місті створюють дуже негативне враження про секретаря, хоча він може бути, незважаючи на все, кваліфікованим фахівцем.

(Додаток В)

Слід пам’ятати! «Секретар – обличчя установи». Якісне та своєчасне виконання роботи, культура робочого місця, охайність, професійний рівень – все це впливає на авторитет секретаря.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;

• добре володіти мовою й письмом;

• володіти хорошою пам'яттю;

• добре орієнтуватися у часі;

• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

• уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;

• освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

• бути енергійним, проявляти ініціативу;

• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;

• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

• контролювати фінанси офісу;