Службові та особливі якості секретаря 34

ЗМІСТ

ВСТУП 5

1. Місце секретаря в структурі управління організацією 7

2. Службові та особисті якості секретаря 9

3. Посадові обов’язки, права та відповідальність секретаря керівника .11

3.1 Кваліфікаційна характеристика .12

3.2 Посадова інструкція секретаря керівника .15

4. Імідж секретаря .19

Висновки .24

Список використаної літератури .26

Додаток А .27

Додаток Б .28

Додаток В .34

ВСТУП

Секретарі з’явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси. А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з’явилися жінки-секретарі.

Використовує ручні (ручки, олівці і ін.), механічні (друкарська машинка), електронні засоби (комп'ютер) і засоби зв'язку (телефон, факс). Характерні численні ділові і неформальні контакти із співробітниками і відвідувачами. Несе адміністративну відповідальність за збереження документації і своєчасне виконання доручень.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення. Уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішнім світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Організація спільної роботи секретаря і керівника є одним з найважливіших видів ділових контактів. Праця секретаря, його авторитет в колективі у значній мірі залежать від особистих якостей, широти мислення і здібностей його керівника.

Підбір секретаря є великою справою, якій слід приділяти значну увагу. При позитивних результатах проводяться перевірка і заповнення документів, необхідних в особистій справі (диплом, атестат, анкета та ін.), і потім претендент направляється до керівника, з яким він буде працювати.

Керівник, знайомлячись з майбутнім секретарем, докладно розповідає йому про методи і стиль роботи, інформує про свої звички. Потім він уважно вислуховує свого майбутнього помічника і приймає остаточне рішення про прийом його на роботу. Секретар має прийняти до уваги зауваження майбутнього керівника, уяснити свої обов'язки та права, оцінити відповідальність майбутньої роботи, усвідомити своє місце і положення в колективі. З роками між секретарем та керівником встановлюється повне взаєморозуміння. На цьому етапі секретар здатен тверезо оцінювати всі управлінські та психологічні ситуації.

У взаємовідносинах із керівником секретарю необхідні такт, відданість, обачність і ініціатива.

Гарний секретар вважає своїм обов’язком проявляти турботу і тактичні увагу до керівника. Він повинен вміло виконувати побажання керівника, допомагати йому у всьому, точно реагувати на конкретну обстановку.

Тема роботи: Професійні та особисті якості секретаря.

Мета: Вивчення професійних та особистих якостей секретаря.

Завдання:

• розглянути яке місце секретаря в структурі управління організацією;

• вивчити професійні та особисті якості секретаря;

• описати посадові обов’язки, права та відповідальність секретаря керівника;

• розглянути імідж секретаря.

1.Місце секретаря в структурі управління організацією

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити зі скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документаційному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

• знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Також секретарю доводиться повсякчас зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, різними ступенями складності цих завдань, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко є недоліки в роботі секретаря в наслідок його негативних ділових чи особистих якостей.

Ділові й особисті якості секретаря під час виконання окресленої роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування їх на практиці неможливе, наприклад, без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.