6. Подстановка значений

В таблице Сотрудники на данный момент в поле Отд мы вводим номер подразделения. Это не очень хорошо. Лучше было бы, если в это поле вводилось содержательное наименование подразделения. С другой стороны, такой подход увеличит трудоемкость ввода (вместо одной или двух цифр нужно будет вводить длинные строки) и объем хранимых данных (наверняка строковые данные будут занимать в памяти больше места, чем одна или две цифры).

В Access есть средство, которое разрешает отмеченные проблемы. Мы можем создать таблицу, в которой имеются, по крайней мере, два поля – номер подразделения и наименование подразделения. Затем мы можем сделать так, чтобы при вводе в поле Отд таблицы Сотрудники на экране высвечивался список наименований подразделений. Щелчком мыши мы сможем выбирать нужное наименование. При этом в таблице Сотрудники будут храниться числовые коды подразделения, а на экране отображаться их содержательное наименование. Тем самым все проблемы будут решены. Более того, трудоемкость ввода данных будет даже снижена.

В качестве источника для подстановки значений в Access можно использовать таблицу или простой список значений. В последнем случае в полях, в которых осуществляется подстановка, сохраняется именно подставленные значения. Подстановку можно задать вручную, используя вкладку Подстановка в области свойств окна Конструктора таблиц, или с помощью специального мастера подстановок, работа с которым описана в задании 6.2.

Упражнение 6.1. Для поля Отд таблицы Сотрудники задайте подстановку вручную. Для этого проделайте следующее:

1. Откройте таблицу Сотрудники в режиме конструктора.

2. Щелкните в любом месте строки с именем поля Отд.

3. В поле свойств щелкните на вкладке Подстановка.

4. Щелкните в любом месте строки Тип элемента управления.

5. Щелкните на кнопке раскрытия списка в конце строки.

6. В раскрывшемся списке выберите Поле со списком.

7. Выполните пп 4, 5 для строки Тип источника строк и выберите Таблица или запрос.

8. Выполните пп 4, 5 для строки Источник строк и выберите Подразделения.

9. В строке Присоединенный столбец введите 1.

10. В строке Число столбцов введите 2.

11. В строке Ширина столбцов введите 0см;3см

12. В строке Число строк списка оставьте значение по умолчанию (8).

13. В строке Ширина списка введите 3см

14. В строке Ограничиться списком оставьте Да.

15. Закройте окно конструктора.

Замечание. Вместо описанных действий можно было задать подстановку с помощью мастера подстановок, как в задании 6.2. Однако, мастер может поменять имена полей таблиц и переопределить связь между таблицами.

Для задания подстановок в Access имеется специальный мастер, который можно вызвать (выбрать) из списка типов данных.

Упражнение 6.2. Для поля Пол таблицы Сотрудники задайте подстановку с помощью мастера подстановок. Для этого проделайте следующее:

1. Откройте таблицу Сотрудники в режиме конструктора.

2. Щелкните в любом месте строки с именем поля Пол.

3. Раскройте список выбора типа данных.

4. Щелкните на элементе списка Мастер подстановок.

5. В открывшемся окне Создание подстановки установите переключатель Будет введен фиксированный набор значений.

6. Щелкните на кнопке Далее.

7. В следующем окне в таблице с заголовком Столбец 1 введите две строки данных — Муж и Жен. И щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем (последнем) окне щелкните на кнопке Готово.

9. Закройте окно конструктора.

Упражнение 6.3. Откройте таблицу Сотрудники для просмотра и введите несколько строк данных.

Обратите внимание на то, что для ввода значений в поле Пол не обязательно их выбирать из списка, достаточно просто набрать первую букву (М или Ж). А в поле Отд выбор из списка обязателен.