4.3. Свойства поля
Access по умолчанию назначает свойства полям создаваемой таблицы. Набор свойств поля зависит от типа данных поля. При желании (или необходимости) разработчик может изменить эти назначения. Для этого служит нижняя часть окна конструктора таблиц (см. рис. 4.2). Здесь находится две вкладки – Общие и Подстановка. О подстановках поговорим позже. Здесь же рассмотрим свойства, которые можно задать (изменить) с помощью вкладки Общие.
Размер поля. Это свойство задает максимальный размер данных в описываемом поле. Данные текстового типа могут иметь длину от 1 до 255 символов; по умолчанию устанавливается 50 символов. Не изменяйте это значение, если хранимые строки имеют длину не более 50 символов.
Размеры данных других типов можно посмотреть в справке Access.
Формат поля. Это свойство позволяет задать формат представления данных при выводе на экран или печать. Для всех типов данных, кроме текстового, Мемо и OLE в Access имеются стандартные наборы форматов. Пользователь имеет возможность выбрать желаемый формат из раскрывающегося списка.
Маска ввода. Для типов данных Текстовый, Числовой, Денежный и Дата/Время можно задать маску (шаблон) ввода, которую пользователь увидит при вводе данных в это поле. Маска задается путем записи в позиции вводимой строки специальных символов. Символы, используемые в маске ввода, приведены в таблице 4.2. Термин “может быть” в графе Назначение означает не обязательный символ. Термин “должна быть” означает обязательный символ; если не ввести никакого символа, то Access вставит что-то по умолчанию или выдаст сообщение об ошибке.
Символы, используемые в маске ввода
Таблица 4.2.
Символ |
Назначение |
9 |
В данную позицию может быть введена цифра или пробел. |
0 |
В данную позицию должна быть введена только цифра. |
# |
В данную позицию должна быть введена цифра, пробел, + или -. |
L |
В данную позицию должна быть введена произвольная буква. |
? |
В данную позицию может быть введена буква. |
A |
В данную позицию должна быть введена буква или цифра. |
a |
В данную позицию может быть введена буква или цифра. |
& |
В данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел. |
C |
В данную позицию может быть введен любой символ или пробел. |
. |
Место для десятичной точки (запятой). |
, |
Разделитель тысяч |
: ; - / |
Разделители, используемые при записи даты и времени. |
Внимание! В разных версиях Microsoft Access набор символов, используемых в маске ввода, может немного различаться.
Подпись поля. Это более описательное имя поля, которое Access будет использовать при выводе данных на экран. Если подпись поля не задана, то Access для таких целей будет использовать Имя Поля.
Значение по умолчанию. Можно определить значение по умолчанию для всех типов данных, кроме Счетчика, Мемо и Объекта OLE. Например, для даты и времени можно в качестве такого значения можно указать системные дату и время.
Условие на значение. Можно задать выражение, которое при вводе или редактировании должно быть всегда истинным. Например, <100 означает, что значение этого поля должно быть меньше 100. В качестве условия можно ввести список допустимых значений или записать довольно сложные выражения, в том числе и такие в которых используются значения как вводимого поля, так и других полей таблицы.
Сообщение об ошибке. Можно ввести текст, который Access будет выводить на экран, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение.
Обязательное поле. Если установлено это свойство, то Access не позволит при вводе оставить это поле пустым.
Пустые строки. Для текстовых и Мемо полей можно разрешить ввод пустых строк.
Индексированное поле. Для некоторых типов полей, чтобы ускорить доступ к данным, можно задать построение индекса. Можно также указать, чтобы значения в индексированном поле не повторялись.
Ключевое поле – это поле, значения которого однозначно определяют (идентифицируют) запись в таблице. Например, шифр зачетной книжки студента однозначно определяет студента в списке студентов.
В качестве ключа может выступать не одно поле, а совокупность нескольких полей. Например, в том же списке студентов можно определить студента указав факультет, курс, группу и номер в групповом журнале.
Ключевых полей может быть несколько. Тогда в качестве первичного ключа следует выбрать какое-то одно.
Для
объявления поля или группы полей ключом
необходимо выделить нужные поля и
выполнить команду Ключевое
поле меню
Правка или
щелкнуть на кнопке
панели инструментов
Стандартная.
Ключевому полю Access
всегда назначает свойство Индексированное,
совпадения не допускаются.
Упражнение 4.1. В базе данных Кадры создайте таблицу с именем Сотрудники, структура которой представлена в таблице 4.3.
Структура таблицы Сотрудники |
Таблица 4.3 |
|
||
Имя поля |
Тип данного |
Описание |
Свойства |
|
ТабНом |
Текст |
Табельный номер работника |
Ключевое поле. В качестве значений используются цифровые строки в диапазоне от 001 до 999. Задать маску ввода. |
|
Фам |
Текст |
Фамилия работника |
Индексированное поле, повторения допускаются. Обязательное поле |
|
Имя |
Текст |
Имя работника |
Не индексированное поле. Не обязательное поле. |
|
Отч |
Текст |
Отчество работника |
Не индексированное поле. Не обязательное поле |
|
ДР |
Дата |
Дата рождения |
Не обязательное поле. Выбрать формат представления |
|
Пол |
Текст |
Муж/жен |
Обязательное поле. Задать маску ввода – три алф. знака |
|
СемПол |
Логический |
Да - женат (замуж.) Нет – холост (не замужем) |
Семейное положение. Обязательное поле. Выбрать формат представления |
|
Отд |
Число |
Кодовое обозначение подразделения |
Индексированное поле, повторе ния допускаются. Длина – байт. Не обязательное поле. |
|
ДП |
Дата |
Дата приема на работу |
Индексированное поле, повторения допускаются. Не обязательное поле. Выбрать формат представления |
|
Долж |
Текст |
Название должности |
Индексированное поле, повторения допускаются. Не обязательное поле. |
|
ЗП |
Денежный |
Заработная плата работника |
Выбрать формат представления Обязательное поле |
|
Упражнение 4.2. Заполните в режиме просмотра таблицы 10 – 15 строк таблицы Сотрудники. Данные для ввода возьмите из таблицы 4.4.
Исходные данные для таблицы сотрудники |
Таблица 4.4 |
|||||||||
ТабНом |
Фам |
Имя |
Отч |
ДР |
Пол |
СемПол |
Отд |
ДП |
Долж |
ЗП |
101 |
Адамов |
Андрей |
Игнатьевич |
20.01.44 |
Муж |
да |
1 |
01.12.69 |
Инженер |
1200 |
102 |
Агапова |
Анна |
Анатольевна |
20.12.24 |
Жен |
да |
2 |
12.02.56 |
Старший бухгалтер |
1350 |
103 |
Андреев |
Олег |
Павлович |
15.06.53 |
Муж |
да |
3 |
07.04.77 |
Зам.начальн.отдела |
1400 |
104 |
Богданов |
Иван |
Иванович |
07.06.53 |
Муж |
да |
2 |
05.05.90 |
Старший бухгалтер |
1450 |
105 |
Богатырев |
Андрей |
Борисович |
21.02.41 |
Муж |
нет |
1 |
11.10.70 |
Зам. директора |
1600 |
106 |
Бондарева |
Ирина |
Игнатьевна |
05.08.55 |
Жен |
да |
4 |
14.11.81 |
Начальник отдела |
1210 |
107 |
Воробьев |
Алексей |
Семенович |
15.01.71 |
Муж |
да |
7 |
22.08.97 |
Бригадир |
1150 |
108 |
Вагин |
Макар |
Кириллович |
01.01.32 |
Муж |
да |
3 |
13.12.55 |
Экономист |
1270 |
109 |
Галкин |
Николай |
Петрович |
30.01.70 |
Муж |
нет |
1 |
25.07.94 |
Секретарь |
1150 |
110 |
Дель |
Никита |
Тарасович |
19.02.29 |
Муж |
да |
3 |
01.04.46 |
Начальник отдела |
1500 |
111 |
Ершова |
Валентина |
Андреевна |
07.11.70 |
Жен |
нет |
2 |
15.11.99 |
Главный бухгалтер |
1500 |
112 |
Ермакова |
Надежда |
Дмитриевна |
10.10.40 |
Жен |
да |
10 |
11.11.67 |
Начальник цеха |
2300 |
113 |
Журавлев |
Виктор |
Юрьевич |
15.03.61 |
Муж |
да |
5 |
23.04.86 |
Главный механик |
1360 |
114 |
Ким |
Анна |
Андреевна |
12.04.42 |
Жен |
да |
1 |
22.08.70 |
Главный инженер |
1420 |
115 |
Котов |
Игорь |
Борисович |
22.04.31 |
Муж |
да |
2 |
19.10.57 |
Бухгалтер |
1280 |
116 |
Леонидов |
Богдан |
Гаврилович |
11.10.32 |
Муж |
нет |
1 |
23.09.57 |
Инженер |
1280 |
117 |
Леонова |
Екатерина |
Алексеевна |
25.05.36 |
Жен |
да |
7 |
22.11.60 |
Начальник цеха |
1340 |
118 |
Леонтьева |
Тамара |
Афанасьевна |
15.08.35 |
Жен |
да |
8 |
22.11.60 |
Начальник цеха |
1260 |
119 |
Метлина |
Анна |
Павловна |
12.12.31 |
Жен |
да |
2 |
10.10.60 |
Бухгалтер |
1300 |
120 |
Никанорова |
Елена |
Петровна |
15.05.27 |
Жен |
да |
9 |
14.09.50 |
Начальник цеха |
1310 |
121 |
Носов |
Яков |
Игоревич |
02.08.29 |
Муж |
да |
7 |
22.10.50 |
Начальник участка |
1300 |
122 |
Окунев |
Иван |
Максимович |
05.03.21 |
Муж |
да |
1 |
11.09.50 |
Директор |
3320 |
123 |
Петрова |
Екатерина |
Васильевна |
17.07.42 |
Жен |
да |
2 |
21.01.71 |
Бухгалтер |
1310 |
124 |
Петухова |
Алевтина |
Киприяновна |
11.12.72 |
Жен |
да |
6 |
05.06.99 |
Главный приборист |
1110 |
125 |
Пулькин |
Игорь |
Карлович |
06.06.42 |
Муж |
да |
1 |
13.12.68 |
Главный энергетик |
1410 |
126 |
Пулькина |
Ирина |
Игоревна |
12.07.43 |
Жен |
да |
10 |
23.12.69 |
Начальник участка |
1350 |
127 |
Ракитина |
Ульяна |
Кузьминична |
13.12.72 |
Жен |
нет |
1 |
22.11.99 |
Техник |
1185 |
128 |
Рыков |
Кузьма |
Геннадиевич |
07.11.70 |
Муж |
нет |
2 |
27.07.97 |
Техник |
1130 |
129 |
Рюмина |
Алла |
Алексеевна |
12.03.41 |
Жен |
да |
2 |
17.12.66 |
Старший бухгалтер |
1320 |
130 |
Ягодина |
Лариса |
Никифоровна |
23.02.65 |
Жен |
нет |
5 |
21.11.90 |
Инженер |
1340 |