4.1. Создание таблицы в режиме конструктора
Для создания новой таблицы в БД нужно выполнить следующее:
В окне базы данных выбрать вкладку Таблицы.
Щелкнуть на кнопке Создать.
Откроется диалоговое окно Новая таблица с предложением выбрать способ создания таблицы (см. рис. 4.1.).
Рис. 4.1. Вид окна Новая таблица.
В окне Новая таблица выбрать строку Конструктор и щелкнуть на кнопке ОК.
Откроется окно конструктора таблиц, общий вид которого представлен на рис. 4.2. Оно разделено на две части. Верхняя часть представляет собой таблицу из трех колонок, имеющих заголовки Имя поля, Тип данных и Описание. Каждая строка этой таблицы предназначена для описания одного поля создаваемой таблицы. Нижняя часть окна конструктора предназначена для уточнения свойств полей создаваемой таблицы. Здесь же высвечивается контекстно-зависимая подсказка.
Щелкнуть в первой колонке первой строки верхней половины конструктора.
Ввести имя первого поля создаваемой таблицы.
Совет. Не используйте пробелов в именах полей.
Щелчком мыши или с помощью клавиши Tab перейти во второе поле строки.
Щелкнуть на появившейся кнопке раскрытия списка.
Раскроется список, вид которого представлен на рис. 4.3. Типы данных, которые можно использовать в Access, приведены в таблице 4.1
Рис. 4.2. Окно конструктора таблиц
В раскрывшемся списке выбрать необходимый тип данного для описываемого поля создаваемой таблицы.
При необходимости (или при желании) можно задать свойства описываемого поля или изменить назначаемые по умолчанию.
При желании можно заполнить поле Описание. Это поле можно не заполнять. Однако следует помнить, что содержимое этого поля при работе с таблицей высвечивается в строке состояния в качестве подсказки.
Рис. 4.3. Список типов данных
Повторить пп 5-10 для всех полей создаваемой таблицы.
Щелкнуть на кнопке закрытия окна конструктора таблиц.
Появится диалоговое окно с предложением сохранить макет таблицы.
Щелкнуть на кнопке Да.
Появится окно с предложением ввести имя созданной таблицы. По умолчанию Access предлагает имена Таблица 1, Таблица 2 и т.д.
Ввести содержательное имя созданной таблицы.
Щелкнуть на кнопке ОК.
4.2.Типы данных в Access
В таблице 4.1 приведены типы данных, которые можно назначать для полей таблицы в Access, и их описание.
Типы данных в Access
Таблица 4.1
Тип данных |
Описание |
Текстовый |
Алфавитно-цифровые данные, длина до 255 символов. |
Мемо |
Алфавитно-цифровые данные – предложения, абзацы, тексты. Длина до 64 000 байтов. |
Числовой |
Числовые данные. 1, 2, 4 или 8 байтов. |
Дата/Время |
Дата и время. Имеется возможность выбора формата отображения на экране и в документах. |
Денежный |
Данные о денежных суммах. Хранится как число с 4 знаками после запятой. |
Счетчик |
Уникальное длинное целое, автоматически генерируется Access при создании каждой новой записи. 4 байта. Используется в качестве ключевого поля. |
Логический |
Логические данные. Длина 1 бит. |
Объект OLE |
Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows. объем до 1 гигабайта. |
Мастер подстановок |
Это не тип данных. При выборе этой строки в списке типов вызывается мастер подстановок позволяющий задать подстановку для значений описываемого поля. Подробнее о подстановках говорится в следующем разделе. |
Замечание. В последних версиях Microsoft Access введен еще один тип данных – Гиперссылка.
Задание 4.1.
В окне базы данных щелкните на вкладке Таблица.
Щелкните на кнопке Создать.
Спишите себе в тетрадь все способы создания таблицы, представленные в окне Новая таблица и краткую справку по каждому способу. Эта справка высвечивается слева от списка способов создания. Ее содержимое изменяется по мере перемещения указателя мыши по списку.
Закройте окно Новая таблица.