Создание базы данных с помощью мастера.

1. В диалоговом окне Создание базы данных щелкнуть на вкладке Базы данных.

2. Щелкнуть на пиктограмме нужного шаблона.

3. Щелкнуть на кнопке ОК.

Далее отвечать на вопросы мастера и следовать его указаниям.

Внимание. Не проследите момент, чтобы указать папку и имя файла для создаваемой БД. Если этого не сделать, то мастер сохранит созданную БД со стандартным именем типа bd1.mdb и вероятнее всего в папке Мои документы.

Обязательно включите в создаваемую БД примеры данных. Для этого установите в соответствующем окне флажок Вставить примеры данных.

4. В последнем окне щелкнуть на кнопке Готово.

5. Подождать пока будет создана БД.

Создание пустой базы данных вручную

1. В диалоговом окне Создание базы данных щелкнуть на вкладке Общие

2. Щелкнуть на пиктограмме Новая база данных.

3. Щелкнуть на кнопке ОК.

4. В открывшемся окне указать папку и набрать имя файла для создаваемой БД.

5. Убедитесь, что тип файла установлен в База данных Microsoft Access.

6. Щелкнуть на кнопке Сохранить.

7. Подождать пока будет создана БД.

Внимание. Очень внимательно отнеситесь к выполнению п. 4, т.к. Access (в отличии от других программ Office) не имеет собственных средств для изменения имени созданной БД и ее положение на внешнем носителе нельзя. Эти операции можно выполнить только средствами операционной системы.

Упражнение 3.1 Создайте базу данных с именем Кадры и сохраните ее на своем диске H:. Будьте внимательны при выборе папки и вводе имени.

3.2. Работа в окне базы данных

После создания новой или открытия существующей БД Access выводит на экран окно База данных. Общий вид этого окна приведен на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Окно База данных.

Окно База данных – это основное окно Access. Вся работа с БД может выполняться через это окно. Оно имеет шесть вкладок (для каждого типа объекта) и три командные кнопки с надписями: Открыть, Конструктор и Создать. Надпись Открыть в некоторых случаях заменяется надписью Просмотр.

Общий порядок работы следующий:

1. Выбрать тип объекта, с которым нужно что-то сделать. Для этого следует щелкнуть на ярлычке соответствующей вкладки. Появится перечень объектов заданного типа, находящихся в БД.

2. Выбрать конкретный объект. Для этого следует щелкнуть на его имени. После чего можно щелкнуть на кнопке Открыть или на кнопке Конструктор.

Кнопка Открыть предназначена для просмотра объекта на экране и для ввода данных.

Кнопка Конструктор предназначена для внесения изменений в структуру объекта.

Для создания нового объекта нужно выполнить п. 1 и щелкнуть на кнопке Создать. После этого появляется диалоговое окно с предложением выбрать способ создания объекта и ввести другую информацию. Здесь же выводится контекстная подсказка о способах создания. Конкретное содержимое этого окна зависит от типа создаваемого объекта.

4. Таблицы в Microsoft Access

Таблицы в Access предназначены для хранения данных. БД должна иметь в своем составе не менее одной таблицы. Каждая таблица предназначена для хранения данных об одном типе объекта предметной области.