2. Начало и окончание работы с Microsoft Access

Запустить Microsoft Access, как и любое приложение Windows, можно различными способами. Можно щелкнуть на кнопке Пуск панели задач, выбрать строку Программы и в открывшемся меню щелкнуть по строке Microsoft Access. Можно отобразить на экране любым способом имя файла БД и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на этом имени. В последнем случае будет запущена Microsoft Access и загружена БД, на которой выполнен двойной щелчок.

Если Access запускается через кнопку Пуск, то после ее загрузки в окне программы отображается диалоговое окно. В этом окне пользователь может выбрать одну из трех возможностей: создать новую БД, обратиться к мастеру создания БД или открыть существующую БД. Можно просто закрыть это окно. Для этого можно щелкнуть на кнопке закрытия в строке заголовка этого окна или на кнопке Отмена.

Вид окна Microsoft Access такой же вид как у всех приложений Windows. Оно содержит строку заголовка, строку меню, панели инструментов и строку состояния.

Состав строки меню и содержание отдельных опций меню изменяется в зависимости от вида работы, выполняемой пользователем. Так же в зависимости от выполняемой работы автоматически отображаются или скрываются панели инструментов. Вместе с тем, панели инструментов можно отображать и скрывать и вручную. Для этого нужно использовать команду Панели инструментов меню Вид.

Внимание! Меню Файл на первый взгляд имеет команды присутствующие в таком же меню других программ. Однако есть существенные различия в назначении и порядке выполнения некоторых из этих команд в Access. Команды Сохранить и Сохранить как работают не с файлом БД, а с ее отдельными объектами. Саму БД Access сохраняет автоматически. Указать имя файла базы данных и его положение на диске можно только во время создания базы данных. В отличие от других программ Access не имеет средств, позволяющих сменить имя и положение на диске файла существующей БД. Такую работу можно выполнить только средствами операционной системы.

Запомните. В Access можно работать (открыть или создать) только с одной БД. При создании или открытии второй БД первая автоматически закрывается. Если из каких-либо соображений необходимо одновременно работать с двумя БД, следует загрузить вторую копию Access и в ней открыть или создать другую БД.

Для окончания работы с Access нужно щелкнуть на кнопке закрытия в строке заголовка или выполнить команду Файл  Выход.

Обратите внимание на то, что изменения, внесенные в БД во время сеанса работы с ней, сохранять не нужно.

3. Создание базы данных в Microsoft Access.

3.1. Создание базы данных.

Создать БД в Microsoft Access означает, что нужно создать файл, в котором будут сохраняться все ее объекты. Access присваивает имени файла БД расширение .mdb.

Создать БД в Access можно следующими двумя способами.

1. Создать БД с помощью мастера по одному из предлагаемых им шаблонов. После этого в нее можно будет внести необходимые изменения.

2. Создать пустую БД вручную и затем наполнить ее нужными объектами.

Для создания БД можно выполнить одно из следующих действий:

• выполнить команду Файл  Создать;

• щелкнуть на кнопке (Создать) на панели инструментов;

• активизировать соответствующий переключатель в начальном диалоговом окне, появившемся после загрузки Access, и щелкнуть на кнопке ОК.

После этого появится диалоговое окно Создание базы данных.