1. Основные понятия и краткая характеристика Microsoft Access

Программное обеспечение для работы с базами данных (БД) используется на персональных компьютерах уже довольно давно. Основными функциями системы управления базой данных (СУБД) являются следующие.

Определение данных (Data definition) – определение того, какая именно информация должна храниться в БД, структуры данных и их тип, и как эти данные связаны между собой. В некоторых случаях могут быть также заданы форматы и критерии проверки данных.

Обработка данных (Data manipulation) – данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения.

Управление данными (Data control) – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно также определять правила коллективного пользования данными.

Почти все современные СУБД основаны на реляционной (relational) модели данных. Название “реляционная” связано с тем, что каждая запись в такой БД содержит информацию, относящуюся (related) только к одному конкретному объекту. В реляционной СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц. Информация об объектах определенного вида представляется в табличном виде – в столбцах таблицы сосредоточены различные характеристики этих объектов – атрибуты, а строки предназначены для описания значений всех атрибутов отдельного объекта.

Microsoft Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, и для управления ими при работе с большими объемами информации.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел, формат даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в БД хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц. С помощью Access можно непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro и др. Можно также импортировать данные из этих файлов в таблицу Access.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, можно выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных можно создавать процедуры, использующие функции СУБД. Многие СУБД имеют развитые средства для ввода данных и генерации отчетов.

В Microsoft Access для обработки таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов). Вместе с тем, чтобы заставить Microsoft Access решать задачи, пользователю совершенно не требуется язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами. Пользователь может сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в БД все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса – так называемый “запрос по образцу” (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос.

Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети – в режиме “клиент – сервер”. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) БД. Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к базе данных структур (таких, как базы данных Paradox, dBASE и SQL).

СУБД специально проектируются для создания приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания языка программирования.

К счастью, в Access имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с БД без знания языка программирования. Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого с помощью форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что пользователь имеет полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные – достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторые события (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы.

Несколько слов об интерфейсе.

Работая в Microsoft Access, можно пользоваться практически всеми удобствами, предоставляемыми Microsoft Windows. Если пользователь привык к другим приложениям Windows – таким, как Microsoft Excel или Microsoft Word, – то в Access у него не возникнет никаких проблем при работе с окнами, меню, панелями инструментов и списками. Работая с данными, он воспримет как хорошо известные приемы “вырезать/копировать/вставить”. Естественно, что при разработке запросов, форм, отчетов и макросов можно пользоваться способом “перетащить и оставить”.