Порядок создания формы в режиме конструктора:
В окне базы данных активизировать вкладку Формы;
Щелкнуть на кнопке Создать;
В открывшемся окне выбрать Конструктор;
Открыть список объектов и выбрать в нем Таблица Сотрудники;
Щелкнуть на кнопке ОК.
Появится окно конструктора формы и Панель элементов управления. На Панели элементов управления находятся элементы, которые можно располагать на форме (поля, надпись, рамки, кнопки и т.д.).
Работа в режиме конструктора формы
На экране располагается серая область будущей формы (возможно с сеткой). Назовем ее Бланк.
Найти на панели элементов управления кнопку Поле
и щелкнуть на ней.
Поместить указатель мыши примерно в центр Бланка. Нажать правую кнопку и, не отпуская, переместить указатель немного вниз и вправо. Отпустить кнопку мыши. На Бланке появится область Поле с белым фоном и надписью Свободно, и прямоугольник Надпись серого цвета с надписью Поле 0.
Удалить поле Надпись. Для этого выделите его и нажмите клавишу <Delete>
Вписать в прямоугольник Поле имя поля Формы, например, Фам.
Щелкнув на кнопке Надпись
поместите поле надписи в желаемое
место Бланка и впишите подсказку
(Фамилия).Подобным образом разместите на бланке остальные поля формы.
Для изменения размеров полей на бланке и их выравнивания воспользуйтесь меню Формат. Для изменения положения полей на бланке их можно свободно перетаскивать мышкой.
Для
переноса имени поля таблицы в поле формы
можно пользоваться свойством поля
Данные.
Для этого следует выделить нужное поле
(щелкнуть на нем) и затем щелкнуть на
кнопке Свойства
или щелкнуть правой кнопкой мыши и
выбрать команду Свойства.
Затем в появившемся окне выбрать вкладку
Данные,
раскрыть
список в строке Данные
и щелкнуть на нужном имени в открывшемся
списке. После этого щелкнуть на кнопке
закрытия окна свойств.
Для
образования в форме логического поля
следует использовать кнопку Флажок
.
Получить на форме поле с раскрывающимся списком можно используя соответствующий управляющий элемент на панели элементов. Для организации подстановки в таком поле можно воспользоваться окном свойств и в нем проделать все так же, как при организации подстановки в поле таблицы в режиме конструктора таблицы.
Чтобы изменить текст заголовка формы, нужно открыть форму в режиме конструктора формы и сразу же щелкнуть правой кнопкой мыши по строке заголовка. После этого выбрать команду свойства и в открывшемся окне изменить значение в строке Подпись на вкладке Макет.
Упражнение 7.4 Введите оставшиеся данные в таблицу Сотрудники используя созданную форму.
8. Работа с запросами
В режиме таблицы можно выполнять многие операции с данными, включая их просмотр, сортировку, фильтрацию, обновление и печать. Однако, достаточно часто необходимо на основе данных, хранящихся в таблицах, проводить вычисления или просматривать данные из нескольких таблиц. Выбрать нужные данные можно с помощью запросов.
Запросы – это основной объект, позволяющий осуществлять обработку данных в Access. По существу, запрос – это задание на выполнение какой-то работы с данными. Запросы позволяют просматривать данные таблиц, вносить в них изменения, выполнять вычисления с данными таблиц или других запросов.
Access позволяет создавать запросы следующих типов:
простые запросы на выборку из одной или нескольких таблиц и запросов;
запросы на внесение изменений в данные таблиц;
перекрестные (реляционные) запросы, в результате выполнения которых данные источника могут группироваться по разным признакам и итоговые данные представляются в виде Excel-таблицы (сводная таблица Excel).
При выполнении созданного запроса-выборки Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. В большинстве случаев с этим набором данных можно работать так же, как с таблицей: просматривать и выбирать информацию, печатать и даже обновлять данные. Однако в отличие от реальной таблицы, этот набор записей физически не существует в БД. Access создает набор записей из данных таблиц и других запросов только во время выполнения определенного запроса. Если изменить данные в этом наборе записей, то Access внесет соответствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос.
Для создания запроса нужно проделать следующее:
В окне базы данных выбрать вкладку Запросы.
Щелкнуть на кнопке Создать.
Откроется диалоговое окно Новый запрос с предложением выбрать способ создания запроса. Вид этого окна представлен на рис. 8.1.
Задание 8.1. Откройте окно Новый запрос как описано выше. Спишите себе в тетрадь предлагаемые способы создания запросов и соответствующие им подсказки, высвечиваемые в левой части окна. Закройте окно Новый запрос щелчком мыши на кнопке закрытия окна.
Рис. 8.1. Общий вид окна Новый запрос