Оглавление

Введение 4

1. Основные понятия и краткая характеристика Microsoft Access 5

Архитектура Microsoft Access 8

Таблица 8

Запрос 8

2. Начало и окончание работы с Microsoft Access 9

3. Создание базы данных в Microsoft Access. 10

3.1. Создание базы данных. 10

Создание базы данных с помощью мастера. 11

Создание пустой базы данных вручную 11

3.2. Работа в окне базы данных 11

4. Таблицы в Microsoft Access 12

4.1. Создание таблицы в режиме конструктора 12

4.2.Типы данных в Access 15

4.3. Свойства поля 15

5. Установление связей между таблицами 19

6. Подстановка значений 22

7. Создание форм 23

Порядок создания формы в режиме конструктора: 26

Работа в режиме конструктора формы 26

8. Работа с запросами 27

Создание запроса в режиме конструктора 28

Работа в окне конструктора запросов 29

Запрос с параметром 31

9. Подчиненные формы 33

10. Запросы к нескольким источникам. Отчеты 36

Задания для самостоятельной работы 40

Вопросы для самопроверки 42

Список использованной литературы 43

Введение

Одним из важных классов задач, решаемых с использованием средств вычислительной техники, являются задачи, связанные с накоплением и обработкой больших объемов данных. Для их решения разрабатываются специальные программные средства — системы управления базами данных .

База данных (БД), в общем виде — это совокупность структурированных данных о предметной области, расположенных на машинных носителях и используемых для решения задач этой предметной области. В БД хранятся как сами элементы данных, так и взаимосвязи между данными.

Системой управления базой данных (СУБД) называется комплекс программ, обеспечивающий централизованное хранение, накопление, модификацию и выдачу данных, входящих в БД.

Предметной областью называются элементы материальной системы, информация о которых хранится в БД.

Каждый пользователь БД в своем сознании имеет какое-то представление о ее структуре. Представление структуры БД в сознании пользователя называется концептуальной моделью данных (или просто моделью данных). К настоящему времени разработаны и используются следующие модели данных : иерархическая, сетевая и реляционная. Сегодня самой популярной из них для персональных компьютеров является реляционная.

В основе концепции реляционной БД, предложенной Коддом в 1970 г, лежит теоретико-множественное понятие отношения (англ. Relation). Столь высокая популярность реляционной модели БД обусловлена двумя моментами.

Первый — высокая степень теоретического обоснования всех вопросов, связанных с использованием модели. Кодд показал, что набор отношений может быть использован для хранения данных об объектах реального мира и моделирования связей между ними. К настоящему времени, разработаны: специальные языки описания и манипулирования данными; алгоритмы нормализации отношений; реляционная алгебра (совокупность операция над отношениями).

Второй — отношения удобно (и привычно для пользователя) представлять в виде двумерных таблиц. Так, информацию о подразделениях предприятия можно представить в виде таблицы В.1.

Таблица Подразделения

Таблица В.1

Номер	Наименование	Руководитель
1	Администрация	Окунев
2	Бухгалтерия	Ершов
3	Плановый отдел	Дель
…	…	…
9	Механический цех	Никанорова
…	…	…

Каждая таблица предназначена для хранения данных об объектах одного класса. Она состоит из строк и столбцов. Столбцы называются атрибутами или полями. Они имеют имена. В нашем случае это: Номер, Наименование и Руководитель. Строки таблицы называются записями. Каждая запись предназначена для описания одного конкретного объекта класса, в нашем случае — подразделения.

Отношение может быть представлено в виде таблицы при соблюдении следующих ограничений:

• В таблице не должно быть двух одинаковых строк, т.е. все строки таблицы должны быть уникальными.

• Все строки таблицы должны иметь одну и ту же структуру, т.е. одно и то же количество атрибутов.

• Имена столбцов таблицы должны быть различны, а значения столбцов — однородными (однотипными).

• Отношения не могут иметь в качестве компонент другие отношения.

• Порядок следования строк в таблице не существенен, так как влияет только на скорость доступа к строке.

Настоящее учебное пособие предназначено для студентов СГСЭУ всех специальностей, изучающих работу с базами данных в курсах “Информатика” и “Эффективная работа в Access”. Оно призвано помочь студентам в изучении и освоении ими основных приемов разработки реляционных баз и работы с ними. Изложение ведется на примере программы Access, входящей в профессиональный пакет Microsof Office и являющейся сегодня одной из самых распространенных реляционных СУБД, используемых на персональных компьютерах.

В пособии дана краткая характеристика и основные понятия системы управления базами данных Access, а также основные приемы работы с ней. Изложение сопровождается примерами и упражнениями для студентов. В упражнениях достаточно подробно описываются алгоритмы их выполнения.

В качестве практического материала использован сквозной пример. Предметная область примера проста и не требует от студента дополнительных усилий, чтобы в ней разобраться. Тем самым достигается возможность полностью сосредоточиться на приемах с самой Access, а не отвлекаться на изучение предметной области.