Глава 3. Пути совершенствования информационных технологий с целью повышения эффективности управления в оао «интегро»
3.1. Мероприятия, направленные на совершенствование информационных технологий с целью повышения эффективности управления в оао «ИнтеГро»
В качестве мероприятия по совершенствованию информационных технологий с целью повышения эффективности управления в ОАО «ИнтеГро» предлагается использовать в организации модуль автоматизации управления производством Sage ERP X3.
Модуль автоматизации управления производством Sage ERP X3 объединил в себе корпоративную информацию и бизнес-процессы единой базы данных и программной системы. Благодаря этому в любой момент управленцы могут получить полное представление о деятельности предприятия.
Система Sage ERP X3 предназначается для координирования управления продажами, финансами, запасами, закупками, производством, взаимоотношениями с клиентами (рис. 3.1). Модуль оснащен специальными инструментами, использующимися для автоматизации и контроля бизнес-процессов (Workflow), автоматизированного сбора данных, бизнес-аналитики (BI).
Рассмотрим возможности Sage ERP X3 более подробно.
1) ERP: производство
Sage ERP X3 обеспечивает планирование, управление и контроль для всех типов непрерывного и дискретного производства. Система может работать в режиме таких бизнес-стратегий сборка и разработка на заказ/на склад, а также в комбинированных режимах.
Рис. 3.1. Возможности Sage ERP X3
Управление производством в программном продукте Sage ERP X3 интегрировано с общей системой и взаимодействует с процессами контроля и планирования запасов, закупок, продаж, финансов и взаимоотношений с клиентами.
Ключевые функции управления производством:
оптимизация и планирование загрузки производственных мощностей;
управление техническими спецификациями и данными;
планирование потребностей в сырье и материалах;
поддержка различных стратегий пополнения материальных запасов предприятия, в том числе «точно в срок» (по методике «канбан»);
планирование себестоимости продукции;
оперативный контроль производственных процессов;
планирование потребности в услугах субподрядчиков;
оперативный контроль и учет номенклатуры запчастей и комплектующих;
резервирование материалов на складе под потребности предприятия;
считывание сведений с весов;
оперативный контроль планов и графиков;
управление производственными затратами на незавершенное производство и готовую продукцию;
контроль качества.
Создавая инфраструктуру обмена информацией и координируя перемещение всех сведений об изготовлении продукции, Sage ERP X3 позволяет решить следующие вопросы руководства организацией.
Основные функциональные блоки:
- Планирование
Включает составление долгосрочных и среднесрочных планов выпуска и продаж продукции, потребностей в мощностях и материалах. Процесс планирования требует трудоемких вычислений вследствие использования в расчетах большого количества входных данных. Для эффективного управления бизнес-процессами, в том числе для производства, ERP содержит модуль, позволяющий составлять краткосрочные и долговременные прогнозы потребностей в материальных ресурсах на основе ранее накопленных данных. С инструментами ERP производство обеспечивается своевременными поставками сырья, в реальном времени отражается наличие свободных производственных мощностей. Средства ERP также позволяют избежать методологических и технических ошибок в вычислениях при формировании планов.
- Учет
Система Sage ERP X3 позволяет создать на предприятии единое информационное пространство, в котором учет ведется на основе достоверных данных. Внедрение данного продукта предупреждает искажение и двойной ввод информации. С помощью системы ERP управления производством предприятие обеспечивается ресурсами для оперативного контроля и анализа производственных процессов.
- Контроль
Sage ERP X3 позволяет в реальном времени регистрировать данные, осуществлять текущий контроль хозяйственных операций и своевременно вносить необходимые изменения в ходе бизнес-процесса. С помощью ERP производство обеспечивается оперативной информацией, что позволяет эффективно выполнять управление качеством продукции с учитом материальных ресурсов.
- Анализ
Средства анализа, включенные в Sage ERP X3, позволяют осуществлять деятельность компании согласно принятой стратегии. Аналитические ресурсы продукта предоставляют возможность принимать решения, направленные на снижение затрат (например, путем установления оптимальных сроков поставок или сокращения времени на выполнение логистических операций) или увеличение доходов (за счет быстрой обработки заказов и их оперативного выполнения).
Sage ERP X3 предоставляет пользователю сведения, на основании которых можно принимать решения по управлению производственными процессами с минимальными рисками. Система ERP позволяет:
уменьшить издержки и непродуктивные расходы предприятия, снизить себестоимость продукции;
наладить управление оборотными средствами за счет уменьшения складских запасов и повышения оборота товаров и доходов компании.
повысить качество обслуживания клиентов, улучшить взаимоотношения с поставщиками;
оптимизировать управление производственными процессами за счет более эффективного планирования и прогнозирования (в том числе закупок сырья и загрузки мощностей).
2) Управление продажами
Ведение любой бизнес-деятельности связано с реализацией продуктов и услуг, благодаря чему предприятие получает доход и, соответственно, прибыль. Данная функция является предметом, на котором фокусируется внимание руководства. Порой фактические объемы не достигают запланированных значений. По этой причине всегда актуальной является задача управления продажами. Эффективным инструментом для ее решения станет система Sage ERP X3.
Рис. 3.2. Управление продажами
Используя автоматизированную систему, можно решать целый комплекс задач, являющихся актуальными для любого предприятия. Sage ERP X3 позволяет управлять следующими аспектами:
многоуровневым каталогом товаров;
ценообразованием для каждой группы покупателей;
настройками системы скидок;
процессом оформления заказов на каждой стадии;
регистрацией покупателей и механизмом покупок;
проведением внутренних маркетинговых кампаний.
Ключевые функции управления продажами:
- Одной из основных функций Sage ERP X3 является управление коммерческими предложениями, ведение контрактов, а также составление и обработка заказов. Помимо контроля оптимизации внутренних процессов производства, модуль поддерживает систему продаж с применением мобильных устройств и сети Интернет, а также центры взаимодействия компаний с клиентами.
- Анализ спроса и продаж. Программа позволяет автоматизировать аналитические процессы в режиме реального времени, а также процессы планирования и составления отчетности. Наладив оперативный и достоверный сбор данных по покупателям, стабильности спроса, ротации клиентской базы и другим показателям, можно обеспечить управление аналитическим процессом без дополнительных затрат.
- Автоматизация управленческих процессов. Автоматизация позволяет эффективно планировать и контролировать не только динамику продаж, но и всю финансовую составляющую деятельности предприятия. Полная информация по расчетам, задолженностям и другие сведения могут быть доступны по запросу руководителя.
- Поддержка рекламных акций. Акции компании – это один из основных составляющих успеха продаж. Система управления продажами позволяет организовать проведение баннерной и текстовой рекламы, направленной на определенную клиентскую группу, которая действительно может быть заинтересована в конкретном товаре. Реклама в этом случае перестает быть раздражающим фактором, способствуя сохранению возможностей увеличения оборотов.
К другим основным функциональным возможностям системы управления продажами также относятся следующие:
гибкое ценообразование;
работы по подготовке договоров и предложений;
регистрация заказов;
проведение индивидуальной конфигурации продукции;
контролирование запасов;
резервирование товаров под заказ;
работы по планированию отгрузки и поставки;
выставление счетов;
прямые продажи;
продажи в кредит;
возврат товара.
Реализацию всех этих функций обеспечивает единый модуль, качественно решающий каждую поставленную задачу и тесно взаимодействующий с другими модулями системы. Такое управление продажами позволяет обеспечить их удобство и эффективность.
3) Управление закупками
Sage ERP X3 поддерживает все необходимые функции планирования, организации плановых и оперативных закупок, обеспечивая централизованное управление запасами и формирование необходимой отчетности.
Ключевые функции управления закупками:
автоматизация бизнес процессов;
планирование потребности в закупке;
планирование закупок;
регистрация приглашения на участие в тендере;
регистрация результатов тендера;
оперативный контроль бюджета закупок;
регистрация договоров на закупку;
формирование графика поставки;
многоуровневая система контроля подписи;
контроль исполнения договорных обязательств;
распределение транспортных расходов.
Рис. 3.3. Управление закупками
4) Управление запасами
С помощью Sage ERP X3 осуществляется поддержка и оптимизация процесса управления запасами в центрах распределения и на складах. Модуль используется для обеспечения работы всей интегрированной децентрализованной системы контроля компании и для функционирования отдельных частей, связанных с хранением продукции и ресурсов. Данные функции обеспечивают автоматизированное управление предприятием.
Рис. 3.4. Управление запасами
Ключевые функции управления запасами:
система многоуровневого управления складами;
хранение ТМЦ по местам;
оптимизированная загрузка складов;
автоматизированное получение информации об инвентаризации;
автоматизированное получение данных о поступлениях ТМЦ;
расчет затрат;
обеспечение контроля качества;
отслеживание цен на закупки;
контроль за запасами;
контроль за закупками.
5) Управление финансами
Sage ERP X3 предоставляет организации полный набор функций для автоматизации управления финансовым оборотом (в том числе для учета основных фондов).
Рис. 3.5. Управление финансами
Sage ERP X3 позволяет вести параллельный учет в соответствии с определенными принципами и требованиями российского законодательства (налоговый учет, МСФО, РСБУ). Поддержка нескольких систем отчетности обеспечивает обмен данными и проведение операций между различными странами, головным офисом и дочерними компаниями. Sage ERP X3 дает возможность управлять международными и российскими территориально распределенными организациями, оперировать несколькими законодательными базами, валютами, а также стандартами и правилами учета.
Основные функции:
ведение налогового и бухгалтерского учета;
параллельный учет (с поддержкой различных учетных принципов, валют и планов счетов);
отслеживание и контроль кредиторской и дебиторской задолженностей;
учет основных фондов;
контроллинг деятельности предприятия;
управление платежами;
бюджетирование;
консолидация.
Характеристики:
полностью русифицированный интерфейс;
соответствие требованиям российского законодательства (налоговый учет согласно Налоговому Кодексу и ПБУ 18/02, бухгалтерский учет по РСБУ);
настраиваемый план счетов;
двойная запись в журнале учета проводимых бухгалтерских операций;
регламентированные управленческая, бухгалтерская и статистическая отчетности;
отслеживание изменений в законодательстве РФ.
6) Управление отношениями с клиентами (CRM)
В Sage ERP X3 управление процессами взаимоотношений с клиентами (CRM) интегрировано с управлением закупками, запасами, продажами, финансовой деятельностью и производством. В модуле предусмотрены встроенные функции, которые консолидируют операции взаимодействия с потребителями в одной программной системе и базе данных. Работа с клиентами в рамках Sage ERP X3 проводится с позиций администрирования и маркетинга.
Ключевые функции CRM:
автоматизация управленческих процессов;
организация поддержки маркетинговых мероприятий;
сбор информации о потенциальных клиентах;
проведение анализа представителей торговли;
создание Call-центров;
организация гарантийного обслуживания;
проектирование банка знаний.
Рис. 3.6. Управление отношениями с клиентами (CRM)
7) Управление бизнес-процессами (Workflow)
Sage ERP X3 организует управление бизнес-процессами и автоматизирует контроль за производством как внутри компании, так и за ее пределами, основываясь на принятых в организации процедурах обработки событий и данных.
Sage ERP X3 в отличие от других систем, осуществляющих работу Workflow в соответствии с фиксированными параметрами, задает рабочие события и условия для их обработки, например, отправку уведомлений. Модуль легко автоматизирует трудоемкие процессы, такие как письменные подтверждения заявок на закупку товаров, блокировка кредитов из-за превышений, отчеты отделов предприятия о заказах и т. д.
Функции управления бизнес-процессами позволяют:
обрабатывать и инициировать события (отправлять электронные сообщения и пр.) по результатам действий пользователей (печати, работы с записями, удалении информации) или выполнения запроса;
инициировать рассылки сообщений через электронную почту (в том числе содержащие вложения). Данная функция позволяет получателям выполнять необходимые действия одним кликом с помощью панели выбора (например, отказаться от заказа на товар или подтвердить его покупку);
составлять планы работ на основе циклов производства или бизнес-процессов;
осуществлять запуск процессов обработки экспорта или импорта данных.
8) Автоматизированный сбор данных
Sage ERP X3 осуществляет автоматизированное управление предприятием, включающее сбор информации на складах и в торговых помещениях, а также оперативное получение итоговых данных конечными пользователями.
Программа посредством терминалов сбора данных или иных устройств ввода считывает информацию, определяет ее точность и перенаправляет в Sage ERP X3.
Данное программное обеспечение проводит учет всех обращений и запросов к считывателям, контролирует сеть устройств в целом, сохраняя данные даже при отказе системы или длительном технологическом простое.
Среди функций программного пакета Sage ERP X3 присутствуют формирование и печать товарных штрих-кодов. Система работает со всеми ANSI-совместимыми устройствами – стационарными терминалами и ручными считывателями.
Программа сбора информации обеспечивает:
ускорение и упрощение процедуры ввода и считывания данных;
точность и сохранность вводимой информации.
9) Внедрение ERP-системы
Партнёром Sage по продаже и внедрению системы управления предприятием Sage ERP X3 в России в странах СНГ является Группа компаний Energy Consulting. Группа осуществляет полное техническое сопровождение продукта и поддержку пользователей Sage ERP X3. Решение локализовано для работы в России и полностью соответствует нормам российского законодательства.
Energy Consulting предлагает как комплексную автоматизацию предприятия на базе Sage ERP X3, так и внедрение отдельных модулей системы (производство, логистика закупки, продажи, склад и др.). Energy Consulting выполняет интеграцию Sage ERP X3 с учётными системами предприятия и другим специализированным программным обеспечением предприятия (АСУТП, MES, PLM, CAD, CAM и др.).
Этапы внедрения.
Проект по внедрению и запуску в продуктивную эксплуатацию системы управления состоит из следующих этапов:
обследование и концептуальное проектирование
реализация
подготовка к промышленному старту
промышленный старт
На этапе обследования и концептуального проектирования проводится аудит, в результате которого уточняются объём и сроки работ, формируется проектная документация. На этапе реализации происходит настройка Sage ERP X3 в соответствии с проектной документацией. Подготовка к промышленному старту включает тестирование настроек системы, обучение пользователей и ввод начальных остатков. На этапе промышленного старта осуществляется запуск системы в промышленную эксплуатацию, обучение пользователей.
Внедрение Sage ERP X3 включает в себя покупку лицензий на программное обеспечение и услуги по развертыванию решения и запуску его в продуктивную эксплуатацию.
Стоимость внедрения Sage ERP X3 складывается из:
стоимости платформы и необходимых модулей;
стоимости пользовательских лицензий;
стоимости внедрения (работы консультантов);
подписки на обновления - получения новых версий и исправление ошибок базовой версии программного обеспечения Sage ERP X3 в течение 12 месяцев.
Предварительная оценка стоимости лицензий Sage ERP X3 и услуг по внедрению Sage ERP X3 формируется по итогам обсуждения проекта с потенциальным заказчиком и уточняется после завершения этапа обследования и концептуального проектирования.