2.3. Оценка применения информационных технологий в управлении оао «ИнтеГро»

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

Информационные технологии в ОАО «ИнтеГро» - сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

На выбор того или иного способа обработки данных в электронно-информационной системе влияет очень большое количество факторов, связанных как с самим объектом управления, так и управляемой системой. Количество возможных вариантов построения технологического процесса обработки данных оказывается довольно значительным.

В связи с развитием рыночных отношений в России и необходимостью сокращения разрыва в технологическом отставании России от западных стран, актуальным становится эффективное использование новых информационных технологий на предприятиях, в том числе и в ОАО «ИнтеГро». Информационный бизнес, являясь составной частью бизнеса, придает общее ускорение развитию экономики.

Вся система предприятия ОАО «ИнтеГро» оснащена персональными компьютерами высокой мощности, объединенными в единую сеть, работающими под управлением современных операционных систем.

В отчетном периоде бухгалтерия предприятия пользовалась средствами программного продукта «1С: Бухгалтерия 8.0». Для получения справочно-правовой информации ОАО «ИнтеГро» использует систему «Консультант плюс: Версия Проф».

Для оперативного предоставления налоговой отчетности в органы ИФНС через Интернет использовалась защищенная телекоммуникационная система «Контур-Экстернт».

Для ведения кадрового учета на предприятии используют программный продукт «Камин: Кадровый учет. Версия 2.0 Конфигурация для 1С : Бухгалтерия 2.0».

Обмен электронными сообщениями между подразделениями ОАО «ИнтеГро» и сторонними организациями организован с помощью системы электронной почты и корпоративной ICQ.

Результатом применения новых информационных технологий в ОАО «ИнтеГро» является предоставление пользователю интересующих его данных в виде информационных услуг. При этом данные определяются как события, записи или инструкции, предоставленные в любой конвенциональной форме, выражающие любую информацию и поддающиеся компьютерной обработке.

В исследуемой организации ОАО «ИнтеГро» в настоящее время наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система ОАО «ИнтеГро» может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

• Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В ОАО «ИнтеГро» это набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом.

• Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним миром.

• Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Такая подсистема в ОАО «ИнтеГро» представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

- Традиционное делопроизводство

- Контроль исполнения распоряжений

- Автоматизация реализации управленческих регламентов

- Автоматизация бюджетного процесса

- Автоматизация договорного процесса

- Автоматизация менеджмент качества

- Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)

- Средства создания интегрированного архива документов компании

- И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:

• Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:

• Большое количество работы с неструктурированными данными;

• «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными.

• Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов.

• Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.

• Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).

• Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов.

Таким образом, система ОАО «ИнтеГро» для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:

• поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов;

• содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией;

• обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы;

• реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации;

• обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы;

• содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов.

Обеспечение оптимальной стоимости ведения бизнеса с использованием информационных технологий требует постоянного совершенствования процессов управления ими в соответствии с лучшим мировым опытом. Проведенный в ОАО «ИнтеГро» анализ показывает, что в исследуемой организации существует ряд факторов, снижающих эффективность информационных технологий для бизнеса и приводящих к необоснованному росту затрат на обслуживание ИТ:

• недостаточная интеграция информационных технологий в бизнес. Непонимание и слабая поддержка ИТ-инициатив со стороны бизнес-руководства;

• слабый контроль инвестиций в информационные технологии и сильная диспропорция в структуре ИТ-затрат;

• отсутствие измеримых ИТ-показателей, понятных бизнесу и руководителям;

• заинтересованность поставщика услуг в усложнении ИТ-архитектуры и отсутствии прозрачности управления информационными технологиями;

• отсутствие четкого описания и контроля ИТ-услуг при взаимодействии с поставщиками услуг;

• недостаточный контроль удовлетворенности конечных пользователей информационными технологиями;

• отсутствие доверия между заказчиком и поставщиком услуг.

Планирование ИТ-бюджета обычно в ОАО «ИнтеГро» происходит по остаточному принципу. Приоритеты между подразделениями определяет руководство организации. Затраты на информационные технологии имеют один из самых низких приоритетов в организации.

При определении объемов финансирования за расчетную базу обычно принимается бюджет прошлого года. Уровень расходов носит случайный характер с возможностью небольшого увеличения и не зависит от объемов обучения конечных пользователей, степени соответствия стандартам программно-аппаратного обеспечения и количества клиентских устройств.

Бюджет ОАО «ИнтеГро» формируется на основе заявок из подразделений организации. Причем приоритеты инвестирования какими-либо документами обычно не определяются. Если и существует задача планирования ИТ-бюджета, то не на основе общепринятых в мировом сообществе методик. Расчет затрат непрозрачен и сложен как для понимания, так и для дальнейшего контроля ИТ-договоров.

Высокая неопределенность финансирования существенно снижает эффективность ИТ-планирования. Соответствующие планы могут существовать в неформализованном виде, однако они не оформляются до уровня утвержденных документов, не обсуждаются и не доводятся до сведения бизнес-подразделений. В итоге у бизнес-руководителей нет должного признания (понимания необходимости), обеспечения и обязательности планируемых мероприятий.

Таким образом, проведенный выше анализ применения информационных технологий в управлении ОАО «ИнтеГро» свидетельствует о необходимости разработки мероприятий, направленных на совершенствование информационных технологий с целью повышения эффективности управления в ОАО «ИнтеГро».