2.2 Оценка системы документооборота используемой в компании

Весь учет в ООО «Агроторг» автоматизирован, посредством программного обеспечения 1С: Предприятие.

Данная версия в контексте документооборота направлен на:

- автоматизирование процессов создания и дальнейшего движения различных документов;

- увеличение скорости документооборота между различными подразделениями и иерархическими уровнями организации;

- создание безопасной и надежной системы хранения всей корпоративной информации;

- повышение качества работы сотрудников с документами - улучшение информационного взаимодействия и обмена между персоналом различных отделов.

«1С: Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Логическая структура используемой системы документооборота, используемой в ООО «Агроторг» представлена на следующих рисунках.

Веб-доступ		Маршрутизация документов		Уведомление исполнителя	Контроль исполнения
Нумераторы документов		Протоколирование		Администрирование	Внутренний документооборот
Атрибутный поиск данных		Поддержка распределенной работы		Настройка интерфейса	Административные регламенты
Полнотекстовый поиск		Учет затрат рабочего времени работников		Обработка внешней корреспонденции	Хранение и контроль
Гибкая система прав доступа		Отчетность		Ролевая маршрутизация	Бумажное делопроизводство

Рисунок 10 - Функциональные блоки СЭД «1С: Документооборот 8»

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Рисунок 11 - Схема развертывания СЭД «1С: Документооборот 8»

Организация документооборота в ООО «Агроторг».

ООО «Агроторг» утверждает систему документооборота, которая регламентирует следующие вопросы:

- порядок создания первичных учетных документов;

- контроль правильности заполнения форм первичных учетных документов;

- порядок и сроки передачи первичных учетных документов в бухгалтерию;

- порядок передачи первичных учетных документов в архив.

График документооборота оформляется либо как приложение к учетной политике, либо как самостоятельный документ.

Он составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации в форме приказа.

Таблица 11

График документооборота, принятый и утвержденный в ООО «Агроторг»

Создание документа				Обработка документа		Срок сдачи в архив
1	2	3	4	5	6	7
Документ	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Срок исполнения	Ответственный за обработку	Срок исполнения	По истечении месяца
Приходный, расходный кассовый ордер	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
Кассовая книга	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
Авансовый отчет	Подотчетное лицо	Подотчетное лицо	По мере расходования наличных денежных средств	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
Платежное поручение	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
Счет-фактура	Бухгалтерия	Бухгалтерия	5 дней с момента отгрузки	Бухгалтерия	До 5 числа следующего месяца	По истечении месяца
Счет на оплату	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца

Окончание таблицы 11

1	2	3	4	5	6	7
Акт выполненных работ	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
Акт на списание материалов	Завхоз	Бухгалтерия	В конце месяца	Бухгалтерия	В конце месяца	По истечении месяца
Инвентарные карточки	Бухгалтерия	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	Ежедневно	По истечении месяца
Внутренние приходные товарные накладные	Завхоз	Завхоз	Ежемесячно	Бухгалтерия	В конце месяца	По истечении месяца

В структурных подразделениях ООО «Агроторг» применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Таблица 12

Форма журнальной регистрации исходящих документов

Индекс документа	Дата отправки документа	Адресат документа	Краткое содержание документа (заголовок)	Исполнитель	Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96	15.04.2006	Администрация Липецкой области	О совместно проведении региональной конференции	Сидорова	06-10

Дата поступления	Исходящий номер	Краткое содержание документа (заголовок)	Резолюция и кому направлен документ	Отметка об исполнении
25.03.2015	05-16/100	Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала "Правоведение"	Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2015	Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2015

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации.

Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Группировка документов предприятия по признаку документационного обеспечения (входящие, исходящие, приказы, внутренние).

Таблица 13

Анализ структуры документооборота   по признаку документационного обеспечения ООО «Агроторг» за 1914 - 2015 года

Наименование документа	Период		Абсолют. изм., шт.	Темп роста, %
	2014 г, шт.	2015 г, шт.
Входящие	734	1140	406	55,3
Исходящие	1344	1729	385	28,6
Приказы, в т. ч.: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	2045 842 650 553	2173 943 639 591	128 101 -11 38	6,3 12,0 -1,7 6,9
Внутренние, в т. ч.: - финансовые - служебные	3444 1622 1822	3005 1680 1325	-439 58 -497	-12,7 3,6 -27,3
Итого в год:	7567	8047	480	6,3
В среднем за день	28	30	2	7,1
Выручка, тыс. руб.	42137	159790	117653	в 3,8 раз

Графически данная таблица представлена на рисунке 12.

Рисунок 12 - Изменение количества документов по годам

Проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2014 году, так и в 2015 году приходилась на внутренние документы.

Их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %.

Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2015 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства ООО «Агроторг» - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Проведенный анализ организации документооборота в ООО «Агроторг» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в делопроизводстве предприятия (рисунок 13):

Рисунок 13 - Основные проблемы и направления их решения

Подробнее:

- существующий порядок организации делопроизводства ООО «Агроторг» обладает рядом недостатков.

Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Общества.

При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому.

При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

В результате анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Агроторг» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ООО «Агроторг» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- обработка документов, имеющих хозяйственное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих ценности, но сохраняющее практическое значение;

- выделение к уничтожению документов утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности.

Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте ООО «Агроторг», которое нуждается в совершенствовании.

В отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи.

Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др.

Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ООО «Агроторг» связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.

Анализируя систему электронного документооборота был сделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом.

Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что ООО «Агроторг» работает на программе «1С: Предприятие», соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе «1С: Система электронного документооборота «Управление делами», что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций.

А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.