1.3 Современная система электронного документооборота и их роль в формировании бизнес- процессов

Автоматизированная система управления (производством или технологическим процессом) - разновидность систем управления, включающая технические средства, которые обеспечивают замену физического и умственного труда человека, но требуют, однако, затрат труда для своего обслуживания и выполнения отдельных функций управления.

Автоматическая система управления - разновидность систем управления, включающая технические средства, которые обеспечивают автоматический сбор, обработку информации, в том числе принятие решения и реализацию принятого решения.⁶

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот.

Электронные тексты - электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).

Электронный документ - документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

Электронный документооборот - это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

Виды электронного документооборота:

- производственный документооборот;

- управленческий документооборот;

- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

- бухгалтерский документооборот;

- складской документооборот;

- секретное и конфиденциальное делопроизводство;

- технический и технологический документооборот.

Затраты труда человека необходимы только для контроля функционирования и обслуживания системы. Автоматическая система управления состоит из управляемого объекта и автоматического управляющего устройства, взаимодействующих между собой.

Объектов и управляющих устройств в системе может быть несколько.

В процессе внедрения автоматическая система управления технологическим процессом обычно используется вначале как автоматизированная система, работающая в информационном режиме, а после накопления опыта, проверки надежности системы и т. п. переводится в автоматический режим.

Автоматические системы управления подразделяются на:

- непрерывные системы (аналоговые) - системы, в которых входные сигналы действуют непрерывно в течение всего времени работы системы;

- дискретные системы (импульсные) - с прерывистым воздействием сигнала на входе. 

Научно-технический прогресс приводит к росту скорости производства. Если «скорость» управления при этом постоянна, то качество управления падает, ибо управление как бы «не успевает» за производством.

Одновременно научно-технический прогресс создает предпосылки для повышения качества управления за счет использования вычислительной техники, математических методов, теории управления и автоматизации управления. Все это концентрируется, находит конкретную реализацию в автоматизированных системах управления (АСУ).

Управление в простейшей форме заключается в сборе информации (данных о ходе технологического процесса), ее переработке и выводе управляющей информации для изменения хода процесса.

Этот цикл происходит периодически или непрерывно и может осуществляться с помощью автоматизированной системы управления, которая выполняет все или некоторые из перечисленных операций.

В схеме, представленной на рисунке 4, выбор оптимального хода технологического процесса обеспечивается АСУ ТП.

		Советы и управляющие команды
АВТОМАТИЧЕСКАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ПРОЦЕССОМ				ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС
		Данные о ходе процесса

Рисунок 3 - Схема автоматизированного управления технологическим процессом

Обратная связь проявляется в том, что изменения состояния процесса, возникшие в результате управляющих воздействий со стороны АСУ ТП и внешних случайных воздействий, в виде данных о ходе процесса снова поступают в АСУ ТП.

Данные о состоянии производства и аварийные сигналы применяются при оперативном управлении и частично накапливаются для статистических расчетов и анализа. Значительная часть этих данных может собираться в виде отклонений от плана, нормы, задания.

Данные оперативного учета используются также при оперативном планировании.

Качество управления определяется тремя основными факторами: выбором эффективного решения, своевременностью его принятия и возможностью реализации этого решения.

Основным путем повышения качества управления является автоматизация управления производством, при которой перечисленные задачи решаются средствами вычислительной техники.

При реализации билетов на самолеты используются автоматизированные информационные системы, хранящие данные о свободных местах на все рейсы.

По запросам пассажиров, вводимым в систему кассирами, система сообщает сведения о наличии мест и учитывает реализацию билетов.

Это позволяет снизить число свободных мест в самолетах, своевременно вводить резервные рейсы.

Сложность управления технологическим процессом определяется суммарными потоками информации, которые выявляются в процессе тщательного изучения и анализа, сложностью их обработки и использования результатов.

Эти потоки определяют число датчиков, устанавливаемых в АСУ ТП, и устройств вывода информации, алгоритмы обработки информации, объемы памяти ЭВМ.

Стоимость управления является одним из важных показателей управления. Большую часть стоимости определяют затраты на оргтехнику и математическое обеспечение.

Система управления технологическим процессом независимо от размещения ЭВМ должна обеспечить:

- получение информации;

- передачу ее в систему обработки данных;

- обработку (систематизацию, сортировку, вычисления);

- выдачу команд, управляющих ходом производства и обеспечивающих строгую регламентацию протекающих процессов, печатных документов, информационных сообщений и советов.⁷

Широкое внедрение ПЭВМ дает возможность децентрализации обработки информации (рис.5).

		Технологический процесс
Система сбора информации		Система обработки данных		Система вывода данных (Органы управления)
Данные о ходе процесса		Анализ обстановки Выработка управляющих команд и рекомендаций		Выводы команд, рекомендации, советы
Модель производства		План		Нормативные данные (условия производства)

Рисунок 5 - Структурная схема автоматизированного управления ТП

Разработка и внедрение такой системы возможны лишь при наличии большого опыта эксплуатации разомкнутых систем с непосредственным управлением человеком или группой людей, которые принимают решение на основании своего опыта и знания производства.

Уровни автоматизации управления обычно совпадают с принятыми уровнями управления.

Различают три уровня в общей схеме автоматизированного управления:

- автоматизация управления технологическими процессами (нижняя ступень);

- автоматизация управления на уровне производств (средняя ступень);

- автоматизация управления на уровне предприятия (верхняя ступень).⁸

На нижней ступени решаются технические задачи: соблюдение технологических режимов, правил эксплуатации оборудования и техники безопасности.

На этой ступени применяют локальные системы стабилизации и регулирования параметров, поисковую автоматику, некоторые элементы вычислительной техники, а также автоматическую сигнализацию, блокировку, регистрацию и т. п.

На средней ступени определяется экономически обоснованное распределение нагрузок между цехами и агрегатами, оптимальный режим технологического процесса, а также вырабатываются и передаются команды управления системам автоматизации нижней ступени.

Для этого используют системы централизованного сбора информации и программы для анализа деятельности производства.

На верхней ступени решаются технические и в основном экономические задачи. Планируется производство отдельных цехов и участков, выполняются учетные работы, осуществляется управление транспортом, складами, энергоресурсами, определяются показатели для оперативного управления, которые передаются в соответствующие системы автоматизации средней ступени.

Решение вопросов автоматизации на уровне всех трех ступеней является, по существу, решением вопросов комплексной автоматизации производств. Обычно АСУ ТП находится на нижней ступени автоматизации, однако может в зависимости от обстоятельств охватывать среднюю и высшую ступени управления, но не подменяя АСУ П.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационных систем (ИС).

Таблица 2

Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма документа	Документопоток
	Входящей информации	Внутренних документов	Исходящей информации
Электронные документы	Сообщения электронной почты, факсимильная информация	Сообщения в корпоративные сети, факсы	Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные документы	Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, книги, реклама	Приказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документы	Письма, договоры и контракты, пресс-релизы

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

Таблица 3

Преимущества электронного документооборота

Показатель	%
	Бумажный документооборот	Электронный документооборот
1	2	3
Сортировка	11	5

Окончание таблицы 3

1	2	3
Размножение	6	2
Проверка	13	8
Работа над содержимым	8	65
Ввод информации	12	5
Хранение	20	5
маршрутизация	18	5
Доступ	12	5
Итого	100	100

На рисунке ниже показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

.

Рисунок 6 - Затраты времени на обработку документа при бумажном документообороте

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов.

Причин этому много:

- во первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные;

- во вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Рисунок 7 - Затраты времени на обработку документа при электронном документообороте

Можно выделить ряд проблем, для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

- потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации);

- задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);

- фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);

- избыточность документооборота (дублирование документов);

- большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

При создании или вводе документа в СЭД прежде всего выполняется его индексация, которая аналогична регистрации документов в системе бумажного делопроизводства.

Основной целью индексации электронных документов является получение максимального количества достоверной информации о формируемом документе и создание его регистрационной карточки.

В дальнейшем СЭД имеет дело именно с этой карточкой, не затрагивая реальные объекты файловой системы.

Выделяют три основных метода индексации электронных документов, представленных в таблице 4 .

Таблица 4

Основные методы индексации электронных документов

Метод индексации	Характеристика метода	Недостатки метода
1	2	3
1. По ключевым словам(в настоящее время самостоятельно не используется)	Выделяются совокупности ключевых слов, характерных для работы с данным документом, и вносятся в индексный файл	1. Процесс индексироваия трёбует участия экспертов 2. Результат индексации субъективен и не гарантирует надежного управления документом (при поиске по ключевым словам можно не получить нужного результата)
2. Полнотекстовая индексация(отве­чает большинству требований пользо­вателей)	Организуется через автоматическое преобразование документа в набор слов с сохранением их позиций в документе (для возможности поиска по словосочетаниям). Обработанный текст заносится в индексный файл и используется при поиске документов	Большой объем индексной базы (около 70-80% от общего размера проиндексированных файлов)

Окончание таблицы 4

1	2	3
3. По реквизитам	Задается реквизитная разметка документа (в карточке определяются поля для ввода данных, определяющих свойства документа). Набор системных реквизитов по умолчанию должен включать позиции, определяемые действующими нормативами по делопроизводству.	Поиск не дает результатов, если ка­кие-либо поля не были заполнены (как правило, это аннотация и ключе­вые слова)

Система электронного документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

Организация системы электронного документооборота основывается на следующих принципах:

- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой версии, используемой СЭД;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

- единая (или согласованная распределенная) база документальной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ при минимальной информации о нем;

- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам (признакам) документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов, и т.д.

Вывод: Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Современное управление предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования информационных систем (ИС).

Плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.