Глава 1. Теоретические аспекты управления документооборотом на современном предприятии

1.1 Понятие документооборота предприятия

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы.

Тогда были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.¹

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1)

Вышестоящая организация
Законы Отчеты указания		Решение
Администрация				Служба управления
Акты протоколы заключения		Служба делопроизводства		Приказы, задания
Службы контроля		Служебные записки, отчетность		Исполнители

Рисунок 1 - Схема документального обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Процесс организации работы с документами, включает их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

Таблица 1

Входящие, внутренние и исходящие документы

Название	Характеристика
Входящие	· прием и первичная обработка · предварительное рассмотрение · регистрация рассмотрение документов руководителем · доставка документов исполнителям · контроль исполнения · подшив исполненного документа в дело
Исходящие	· составление проекта документа · изготовление документа · визирование проекта документа, его согласование · подписание документа · регистрация · отправка документа адресату
Внутренние	· составление проекта документа и его согласование · изготовление документа · визирование проекта документа подписание регистрация · размножение и доставка документа исполнителям · контроль исполнения · подшивка исполненного документа в дело

Основные характеристики документооборота:

- маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;

- время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. ²

Организация движения документа требует выполнения правил:

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- снижение уровня подписания документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.

А так же это позволит усовершенствовать документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Поток корпоративного документооборота делится на три составляющие:

- документы, поступающие от других организаций (входящие),

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

- документы, используемые в процессе управления организацией (внутренние).³

Этапы обработки входящей документации:

Рисунок 2 - Принципиальная схема формирования результатов

Варианты получения документов организацией могут быть разными. Документы могут быть получены от курьера, от посетителей, приняты по факсу или в виде телефонограммы.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год)

Контроль исполнения документов - совокупность действий, беспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Его осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.

Организация контроля за исполнением документов обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (схема 1).

Схема 1 - Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя.⁴