1.4.1 Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

• определение потребителей информации, её состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

• унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных комплексах;

• организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

• формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

• организация обратной связи — осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации.

1.4.2 Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника её возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации — это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учётную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти виды информации передаются и используются в рамках следующих систем: транзакционных, предназначенных для операционной работы; внутрифирменного электронного документооборота; электронных хранилищ информации и документов; бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

Информация внутренней среды, как правило, — точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Её часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур. Примеры внутренней информации: о технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда — экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это — экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п. В качестве внешних источников информации могут выступать: законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.); клиенты и партнёры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнёров, консалтинговых фирм, банков и т.п.); информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета); конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.); органы статистического учёта (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, биржевые индексы, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.