1.3 Информационное обеспечение управленческой деятельности

Итак, информационное обеспечение – информационное обслуживание управления, действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определённых процедур с заданной периодичностью, мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят источники информации, информационная система организации, сами органы управления как пользователи информационной системы.

Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация — это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы.

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию: письма; инструкции; телеграммы, телефонограммы; заявления; приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы; предписания; записки, акты, расписки; характеристики; справки; удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т.д.); фото-, кино- и видеодокументы; фотодокументы; электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определённого вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определённые документные комплексы — системы документации). Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведём примеры. Система управленческой документации: распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение); документация по планированию; информационно-справочная и аналитическая документации. Система обеспечивающей документации: документация по бухгалтерскому учёту и отчётности; документация по личному составу. Система документации по основной (производственной) деятельности: документация по материально-техническому обеспечению; производственно-технологическая документация.

1.4 Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по её эффективному использованию.