Информационное обеспечение управления предприятием

Введение

В настоящее время ещё недавно казавшиеся высокими технологии успешно проникли в повседневную жизнь и доказали на практике полезность и эффективность такого проникновения. В современной ситуации трансформации рыночной экономики в информационную ценным ресурсом выступает информация.

Информационное обеспечение любого вида деятельности является сложным, но вместе с тем и важным элементом экономической системы, поскольку способствует более чёткому поведению субъектов рынка. Без адекватного информационного обеспечения деятельность предприятия малоэффективна. Достижение успеха предприятием напрямую зависит от практической реализации системы управления его экономикой. Исходя из сущности управления можно утверждать, что управление выступает как система, представляющая собой единство двух подсистем: управляемой (объект управления) и управляющей (субъект управления) - и связующие их информационные потоки. В значительной мере гибкость и рациональность системы управления оп­ределяется характером информационных взаимосвязей и степенью удовлетворённости руководства объёмом и качеством информации.

Следовательно, одним из действенных факторов управления выступает повышение качества информационных потоков, совершен­ствование информационного обеспечения процесса принятия решений. Таким образом, отсутствие комплексного применения методов информационного обеспечения в системе управления предприятием, а именно методов сбора информации из соответствующих источников и её анализа, методов внедрения инструментария информационного обеспечения можно считать одной из основных причин тяжёлого положения большого числа отечественных промышленных предприятий. Отсутствие представления о системном применении этих методов способно серьёзно исказить картину текущей ситуации или дать неверный прогноз будущих событий, что в большинстве случаев ведёт к принятию неверных стратегических решений.

Информационное обеспечение управления предприятием объединяет совокупность информационных ресурсов и способов их организации, необходимых и пригодных для реализации аналитических процедур, обеспечивающих процесс управления.  Инструментарием информационного обеспечения являются один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определённого типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель. В качестве инструментария можно использовать распространённые виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

1. Управление. Управленческая деятельность

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определённые отношения с изменяющейся средой (государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения. Будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.

Управление – целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей. Задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации. Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций – это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность. Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определённые воздействия, оформленные в виде определённых решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причём такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру, который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют её свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты:

персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

пользователи информационной системы — потребители информации;

процедуры и технологии функционирования информационной системы;

техническая составляющая информационной системы в виде оборудования (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие приём, обработку, хранение и передачу информации);

программное обеспечение (программные средства — операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);

весь имеющийся объем информации в информационной системе — информационные ресурсы организации.

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. К

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объём автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоёмкость процессов использования информационного ресурса, надёжность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

В информационной системе можно использовать много информационных технологий. Информационная технология может существовать вне информационной системы.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации — высший, средний и низший. Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации.

На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п.

Средний уровень — уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п.

На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объёмно-календарные планы, производится оперативный контроль и учёт и т. п.

Определённое разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организации отдельных функций управления: планирования, организации, учёта и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объёме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления. Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т. п.).

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от её целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации.

Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нём, определённой ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения — процессом принятия решения. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации — подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п.

Руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции её развития и т. п. Всё это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней — работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему. Кроме типовых предопределённых действий с заранее определёнными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.