4.1.1.2. Шляхом готівкового розрахунку з оптовим постачальником на умовах попередньої та наступної оплати Попередня оплата

Якщо заправка здійснюється на АЗС за готівку безпосередньо в баки транспортних засобів, то у бухгалтерії АТП ведуть лише один субрахунок 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів». Для заправки автомобіля водію видають у підзвіт певну суму грошей.

Видавати кошти дозволяється на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Якщо підзвітна особа знаходиться у відрядженні, то строк, на який видано готівку під звіт, може бути продовжено до завершення терміну такого відрядження ( пп. 2.11 Положення № 637). В цьому разі за кошти видані під звіт водій може придбати паливо і не пізніше п'ятого банківського дня після прибуття з такого відрядження він повинен до авансового звіту додати документи, що підтверджують придбання ПММ.

Водій, заправляючи автомобіль пальним за готівку, одержує від АЗС документ про кількість і вартість влитого в бак пального, на підставі якого складає авансовий звіт. Таким документом є фіскальний касовий чек, оформлений з використанням спеціалізованого електронно-касового апарата (ЕККА), який пов'язаний з паливно-роздавальною колонкою. Особливостями такого ЕККА є те, що у разі відсутності зв'язку його фіскального блока з роздавальною колонкою відпуск пального блокується. Отже, водій обов'язково отримає чек, у якому буде зазначено вид пального (найменування), його кількість у літрах, сплачена сума у гривнях, у т. ч. сума ПДВ. Чек повинен мати дату, порядковий номер, найменування, ідентифікаційний та податковий номер власника АЗС.

Отже, підсумовуючи, можна сказати, що первинними документами обліку палива і паливно-мастильних матеріалів, придбаних водіями за готівку, є

• розрахунковий документ (касовий чек РРО, товарний чек, розрахункову квитанцію тощо) від продавця (АЗС);

• податкову накладну, якщо сума у чеку перевищує 200 грн (за день) і продавець є платником ПДВ.

• авансовий звіт водія. Форму звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та порядок складання зазначеного звіту встановлено наказом № 440.

У бухгалтерії АТП на підставі авансового звіту водія з доданим до нього первинним документом (чеком АЗС) прибуткують отримане паливо у підзвіт водію записом:

Д-т субрах. 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів» (на вартість палива без ПДВ),

Д-т субрах. 641 «Розрахунки за податками» (на суму податкового кредиту з ПДВ),

К-т субрах. 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (на загальну вартість палива).

Кількість палива, влитого в бак автомобіля на АЗС, повинна бути вказана у подорожньому листі автомобіля згідно з документами АЗС.

Витрати на бензин, підтверджені фіскальним касовим чеком (ф. № ФКЧ-1), мають усі шанси опинитися в податкових витратах фірми.

Як ми розуміємо, ноги в цього питання ростуть із п. 138.2 ПКУ Він дозволяє записати до податкових витрат тільки ті, що підтверджені первинними документами. А п. 44.1 ПКУ додатково розтлумачує: для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників,пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення (ст. 1 Закону про бухоблік). А п. 2.1 Положення № 88 уточнює: первинка – це не що інше, як доку­менти, створені в письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинні документи складають під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення (ст. 9 Закону про бухоблік).

Фіскальний касовий чек являє собою документ установленої форми, надрукований РРО в момент розрахунку за продані товари (надані послуги) – ст. 2 Закону про РРО та п. 3.1 Положення про розрахункові документи. У його легітимності сумніватися не доводиться, адже ФКЧ-1 – єдиний папір, який Ви можете отримати від продавця, який використовує при розрахунках РРО. Іншого варіанту просто не передбачено. І те, що фіскальний чек є розрахунковим документом, аж ніяк не позбавляє його права називатися первинним. Оскільки це різні характеристики одного й того самого документа:

• за порядком складання ФКЧ-1 – це первинний документ,

• а за змістом – розрахунковий.

Більше того, ФКЧ-1 містить відомості про госпоперацію, підтверджує її здійснення, створений в елект­ронній формі та надрукований під час проведення.

Реєстратор розрахункових операцій (далі – РРО) подано в ст. 2 Закону про РРО. Так, згідно з цією статтею, РРО – це пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).

До реєстраторів розрахункових операцій належать:

1) електронний контрольно-касовий апарат (далі - ЕККА);

2) електронний контрольно-касовий реєстратор (далі - ЕККР);

3) комп'ютерно-касова система (далі - ККС);

4) електронний таксометр (далі - ЕТ);

5) автомат продажу товарів (послуг) (далі - АПТ).

Таким чином, приймаючи рішення включати до податкових витрат кошти, витрачені директором на придбання пального у відрядженні, треба уважно роздивитися ФКЧ-1. Головне, щоб він містив реквізити, передбачені п.п. 3.2–3.6 Положення про розрахункові документи:

У касовому чеку мають міститися такі реквізити:

1. Назва господарської одиниці – назва, записане в дозволі на її розміщення (договорі оренди, іншому документі на право власності або користування господарською одиницею) (абз. 5 п. 1 Положення про розрахункові документи). Між іншим відзначимо, що господарською одиницею вважають стаціонарний або пересувний об'єкт, у т.ч. транспортний засіб, де реалізують товари або надають послуги та здійснюють розрахункові операції (абз. 4 п. 1 Положення про розрахункові документи).

2. Адреса господарської одиниці. Мова йде про адресу, який знову-таки зазначений у дозволі на її розміщення, - абз. 6 п. 1 Положення про розрахункові документи.

3. Індивідуальний податковий номер платника ПДВ: спочатку повинні стояти великі літери "ПН", а потім - 12-значне число для юр. осіб або 10-значне для фізосіб. Звичайно, це доцільно тільки для ПДВшником.

4. Іденкод ЄДРПОУ або іденномер по ДРФЛ. Останній вказують суб'єкти господарювання, які не зареєстровані платниками ПДВ. При цьому перед кодом або номером друкують великі літери "1Д".

5. Кількість придбаного товару (отриманої послуги), знак множення і ціна одиниці виміру купленого товару (послуги).

6. Найменування товару (послуги), вартість конкретної одиниці придбаного товару (отриманої послуги). Врахуйте, що праворуч від вартості повинно стояти літерне позначення ставки ПДВ. Для того щоб читач тримав віжки в руках, нагадаємо: літерним позначенням ставки ПДВ вважають букву, відповідну групі товарів (послуг), продаж яких обкладають ПДВ за однією і тією ж ставкою, або групі товарів (послуг), продаж яких не обкладають ПДВ (абз . 9 п. 1 Положення про розрахункові документи). А ось під найменуванням товару (послуги) розуміють слово (поєднання слів) або слова та цифрового коду. відображають споживчі ознаки товару (послуги) та однозначно ідентифікують товар чи послугу в документообігу суб'єкта господарювання (абз. 8 п. 1 Положення про розрахункові документи)

Рядки 5 і 6 в касовому чеку можна повторювати стільки разів, скільки придбано найменувань товарів (послуг) по ньому. Разом з тим якщо купують один товар (послугу), то інформацію про нього можна фіксувати в одному рядку. Ще не забудьте, якщо РРО працює з цінами (тарифами), що включають ПДВ. то в касовому чеку показують вартість кожного товару (послуги) з урахуванням ПДВ ", інакше – вартість без ПДВ (п. 3.3 Положення про розрахункові документи).

5. Запис про кожну формі оплати (наприклад, готівкою, карткою, у кредит, чеками) і сума коштів за нею. Втім, якщо розрахунки виключно готівкою, то цей реквізит можна упустити (див. п. 3.4 Положення про розрахункові документи).

6. Загальна вартість придбаного товару (отриманих послуг) за кожним касовим чеком, пе-ред якій друкують прописними літерами слово "СУМА" або "УСЬОГО".

7. ПДВшники окремим рядком у касовому чеку вказують прописними буквами "ПДВ", літерне позначення ставки ПДВ, її розмір у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в касовому чеку товарами (послугами). Цей рядок аналогічно потрібно дублювати стільки разів, скільки є податкових груп за різними ставками ПДВ. А ось рядки з податкових групах по яких сума ПДВ дорівнює нулю дозволено не друкувати (п. 3.5 Положення про розрахункові документи).

8. Порядковий номер касового чека, дата (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) розрахункової операції.

9. 11 Фіскальний номер РРО, перед яким друкуються великі літери "ФН".12 Напис "ФІСКАЛЬНІЙ ЧЕК" знову-таки прописними буквами та логотип виробника.

Образец
Фіскальний касовий чек на товари (послуги)
(форма № ФКЧ-1)
TOB "Летючий голландець"
м. Київ, вул. Леніна 39
ПН 201632212292
ІД 20163224
0,570 кг х	16,89
Апельсин крупний
арт. 178988	9,63 А
0,49 кг х	8,89
Яблуко чемпіон
арт. 143371	4,36 А
СУМА	13,99
ПДВ А 20,00%	2,33
Готівка	50.00
Решта	36,01
Чек №011428 02-03-2012 13:12
ФН 1201006444
ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК

Коли відряджений розраховувався на АЗС платіжною карткою, то фіскальний чек, окрім обов'язкових моментів, повинен включати (п. 3.6 Положення про розрахункові документи):

• реквізити платіжної картки (допустимі правилами безпеки платіжної системи), перед якими друкують великі літери "ПК";

• напис "Код авт." та код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в платіжній системі, крім випадків, коли розрахунок проходить без авторизації;

• підпис касира та підпис держателя платіжної картки (якщо це передбачено правилами платіжної системи) в окремих рядках, перед якими пробивають написи "Касир" та "Держатель ПК".

ПРИКЛАД 4

Водію АТП видано з каси під звіт 1000 грн. Згідно з авансовим звітом підзвітною особою на АЗС було придбано дизельне пальне на суму 750 грн., у т.ч. ПДВ – 125 грн. Придбані паливно-мастильні матеріали повністю спожито вантажним автомобілем, що використовується для забезпечення збуту продукції.

Вирішення

Відповідно до поданих документів бухгалтер оприбутковує пальне, придбане у дорозі, на субрахунок 203/1/2 (Дизельне паливо в баках). За наявності податкових накладних або касових чеків, якщо сума перевищує 200 грн (без ПДВ), тобто 240 грн з ПДВ (за день), вона відноситься до складу податкового кредиту на субрахунок 641.

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
		Дт	Кт
1	З каси підприємства підзвітній особі видано кошти в національній валюті	372	301		1000
2	Відображено отримання дизельного пального підзвітною особою (на підставі касового чеку РРО)	203/1/2	372		625
3	Нараховано суму податкового кредиту з ПДВ (на підставі податкової накладної)	641	372		125
4	Списано вартість використаного дизельного пального (на підставі шляхового листку)	93	203/1/2		625
5	Повернення невикористаної підзвітної суми до каси	301	372		250

ПРИКЛАД 5

Директор АТП їздив у відрядження на службовому легковому автомобілі. Там він купив паливо на суму 1500 грн. з ПДВ, з них за паливо на суму 1000 грн. він розрахувався корпоративною карткою, а за паливо на 500 грн. – власною готівкою. При поверненні з відрядження він разом з авансовим звітом надав до бухгалтерії фіскальний касовий чек РРО (з касового апарату) та сліп платіжного термінала (паперовий документ, що підтверджує операції з використанням платіжних карток і містить набір даних про цю операцію та реквізити платіжної картки.

Вирішення

Рахунок 314 « Картковий рахунок»

№ п/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
		Дт	Кт
1	Перераховані кошти на корпоративну картку для фінансування витрат на відрядження (на підставі договору про відкриття карткового рахунку)	314	311		1000
2	Видана підзвітній особі платіжна картка (Розписка)	–	08		1000
3	Списано кошти з платіжної картки в оплату дизпалива	372	314		1000
4	Оплата дизпалива готівкою	631	372		500
5	Нараховано суму податкового кредиту з ПДВ (на підставі податкової накладної)	641	372		166,67
6	Нараховано суму податкового кредиту з ПДВ (на підставі податкової накладної) по готівці	641	631		83,33
7	Відображено отримання дизельного пального підзвітною особою за допомогою платіжної картки (на підставі касового чеку РРО та сліпу платіжного терміналу)	203/1/2	372		833,33
8	Відображено отримання дизельного пального підзвітною особою за готівку (на підставі касового чеку РРО)	203/1/2	631		416,67
9	Списано паливо	92	203/1/2		1250
10	Погашена заборгованість підзвітній особі з каси підприємства	372	301		500