4.1.1.Придбання палива

ПЕРВИННИЙ ОБЛІК

Організація обліку нафтопродуктів залежить від наявності на підприємстві власних сховищ для їх зберігання, пристроїв для відпуску в баки автомобілів, а також форм розрахунків.

Придбання палива за безготівковим розрахунком здійснюється наступним чином:

1. Доставка палива на склад АТП. Заправка автомобілів здійснюється на власній АЗС автотранспортного підприємства;

Для безготівкових розрахунків АТП укладає з постачальником пального договір на відпуск нафтопродуктів споживачам (т. ф. № 23-НП). У договорі необхідно зазначити:

— марку, вид пального, його ціну (фіксована на весь обсяг постачання або фактична на день заправки);

— коли переходить право власності на пальне, що важливо для податкового обліку;

— спосіб отримання пального (талони, пластикові картки, бензовоз тощо);

— місце отримання (перелік АЗС, де можна отримати пальне).

При прийманні нафтопродуктів, доставлених на АТП від постачальників, матеріально відповідальна особа ретельно перевіряє повноту заповнення резервуарів та ступінь їх спорожнення. Фактично прийнята кількість палива вказується у всіх примірниках товарно-транспортної накладної. При виявленні невідповідності кількості фактично доставлених нафтопродуктів даним супровідних документів складають комерційний акт (т. ф. № М-7) у трьох примірниках: один – для бухгалтерії АТП, другий – для постачальника, третій – залишається у матеріально відповідальної особи АТП.

Основними документами на оприбуткування ПММ є супровідні документи постачальників та приймальні документи складів (прибуткові ордери, накладні, акти тощо).

Надходження ПММ на склад матеріально відповідальна особа реєструє у спеціальному журналі із зазначенням дати, номера цистерни, номера квитанції (товарно-транспортної накладної тощо). Сторінки журналу прошнуровані, пронумеровані, скріплені печаткою підприємства. Журнал необхідно зареєструвати у податковому органі за місцем реєстрації підприємства (за підписом керівника та печаткою ДПІ).

Вартість пального при цьому включає і витрати на його перевезення спеціальним автотранспортом постачальника. Якщо ж пальне перевозилося власним транспортом АТП, то витрати на його перевезення можуть відноситися на вартість пального за плановою (або нормативною) оцінкою виконаної роботи.

Відпуск палива водіям зі складу здійснюється через паливно- та маслороздаткові колонки автозаправної станції (АЗС) і оформляють лімітно-забірними (лімітно-заправними) відомостями, що відкриваються на місяць для кожного автомобіля (водія). Відпуск палива здійснюється у межах встановленого ліміту. Кількість фактично відпущеного палива записується матеріально відповідальною особою у відомість із зазначенням дати і номера подорожнього листа автомобіля і підтверджується підписом водія. Ця ж кількість проставляється комірником у подорожньому листі автомобіля.

Відпуск пального на інші потреби оформляють накладними (вимогами).

На прийняту кількість пального у бухгалтерії складають проводку:

Д-т субрах. 20311 «Рідке паливо на складі» –	– К-т pax. 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками»
Д-т субрах. 641«Розрахунки за податками» (на суму ПДВ) –

2. Склади зберігання палива на АТП відсутні:

а) заправка паливом автомобілів здійснюється безпосередньо підприємством, яке здійснює продаж нафтопродуктів (з оформленням відповідних заправних документів);

б) заправка автомобілів здійснюється за домовленістю спеціалізованими автозаправними станціями (АЗС) за відомостями, талонами або паливними картками, які попередньо оплачені АТП за безготівковим розрахунком.

При відсутності власних сховищ для зберігання пального та обладнання для заправки автомобілів АТП може укласти договір з постачальницькою організацією на заправку автомобілів безпосередньо на її АЗС за безготівковою оплатою як вартості пального та мастила, так і послуг щодо заправки автомобілів та ведення обліку.

Факт заправки автомобіля фіксується при цьому у спеціальній забірно-заправній відомості (т. ф. № 24-НП) за підписом водія. Норма заправки може вказуватися у подорожньому листі автомобіля спеціалістами АТП при виїзді машини з гаража. Кількість фактично заправленого палива фіксується у подорожньому листі автомобіля за підписом оператора АЗС і завіряється штампом заправника. Періодично, в обумовлені договором терміни, АЗС передає бухгалтерії АТП один примірник забірно-заправної відомості з рахунком-фактурою на загальну кількість та вартість виданих нафтопродуктів і вартість послуг АЗС. У бухгалтерії АТП звіряють показники забірно-заправних відомостей з даними реєстрів подорожніх листів автомобілів про кількість заправленого пального і на підставі отриманих від АЗС документів складають бухгалтерську проводку:

Д-т субрах. 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів» (вартість без ПДВ) Д-т субрах. 641«Розрахунки за податками» (на суму ПДВ)

– К-т субрах. 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»

При цьому у вартість пального будуть включені і витрати на заправку автомобілів, хоча останні можуть бути віднесені і до загальновиробничих витрат, тобто списані на дебет рахунка 91, а потім розподілені та віднесені на виконані транспортні роботи умовно, пропорційно попередньо визначеній базі розподілу (км пробігу, т перевезених вантажів, ткм виконаних робіт тощо).

Рух документів з обліку паливно-мастильних матеріалів показано на рис. 3.3.

Якщо ж заправка автомобілів здійснюється за талонами, то АЗС сама розробляє і друкує форми талонів, проставляє на них свої реквізити, завіряє їх печаткою або штампом і у такому вигляді передає АТП. У АТП талони на паливно-мастильні матеріали обліковують як бланки суворого обліку. Одержані від АЗС талони оприбутковують на субрахунку 203.1.3 «Рідке паливо в талонах» за оцінкою згідно з рахунком-фактурою АЗС. Одночасно талони обліковують на забалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». Матеріально відповідальна особа, призначена керівником АТП, облік талонів веде у спеціальній книзі довільної форми, яка повинна бути пронумерована, прошнурована, підписана керівником та головним бухгалтером і завірена печаткою. Записи в книзі обліку талонів здійснюються щоденно на підставі первинних документів про їх надходження або витрачання. Книга обліку талонів на нафтопродукти ведеться з використанням копіювального папера (у двох примірниках). Відривний листок книги (другий примірник) є звітом матеріально відповідальної особи про рух талонів. Разом з первинними документами він передається до бухгалтерії АТП у терміни, передбачені графіком документообігу.

Первинним документом на списання талонів з підзвіту водія буде фіскальний чек, виданий оператором АЗС, у якому обов'язково вказують форму оплати (чек), кількість та вартість одержаного палива тощо. У бухгалтерії АТП на підставі цих документів виконують проводку:

Д-т субрах. 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів»

К-т субрах. 20313 «Рідке паливо в талонах»

У великих АТП талони на нафтопродукти можуть видавати водіям у підзвіт з розрахунку не на одноденну, а на тижневу або десятиденну потребу. У такому випадку вартість виданих у підзвіт водіям талонів можна відображати на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» і списувати їх за поданим авансовим звітом:

Д-т субрах. 372	К-т субрах. 20313 «Рідке паливо в талонах»
Д-т субрах. 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів»	К-т субрах. 372

Одночасно вартість талонів списується з позабалансового рахунка 08.

Відносно новою та більш прогресивною є технологія заправки автомобілів на АЗС за паливними картками. Останні можуть бути розраховані на пальне у літрах або у гривнях.

Перші передбачають заправку автомобілів лише одним (конкретним) видом палива (дизпаливо, бензин А-95 тощо). При цьому зміна ціни на паливо не впливає на його обсяги, бо у картці зафіксована його кількість у літрах. При одержанні палива за такою карткою водію на АЗС видається два чеки: один — з карткового терміналу.

Другий — фіскальний з ЕККА В останньому вказується форма оплати — картка. Одержані чеки водій передає до бухгалтерії АТП, де на їх підставі ведуть облік одержаного пального.

Грошову паливну картку можна використовувати для одержання будь-якого виду палива або мастильних матеріалів. З такої картки списується вартість одержаних матеріалів за фактичною ціною на дату її використання. Перед заправкою автомобіля оператор АЗС перевіряє картку через спеціальний термінал (на наявність залишку грошей), про що водію видають відповідний чек терміналу. Потім заправляють автомобіль і видають водію ще два чеки: чек терміналу про списання коштів з паливної картки та фіскальний чек ЕККА з відображенням назви, кількості літрів, влитого в бак машини палива та його вартості на момент заправки. У чеку ЕККА вказується форма оплати — паливна картка. Одержані чеки водій здає у бухгалтерію АТП для обліку отриманих паливно-мастильних матеріалів та списання грошей з картки.

Самі паливні картки також є об'єктом бухгалтерського обліку, методика якого залежить від того, кому належить право власності на картку: емітенту чи підприємству (АТП). Якщо паливна картка є власністю АТП, її обліковують у складі МНМА (якщо вона розрахована на використання більше одного року) або у складі МІІІП (при розрахунковому терміні використання менше одного року). У першому випадку придбання паливної картки відображають як капітальні інвестиції (на субрахунку 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів») і при передачі в експлуатацію обліковують на субрахунку 112 та на забалансовому субрахунку 081.

Якщо паливна картка залишається власністю емітента (АЗС), то АТП може сплачувати певну суму за її використання, яку списують на загальновиробничі або адміністративні витрати, або ж вносити заставну вартість, яку потім буде повернуто підприємству в обмін на здану картку. Внесена заставна вартість відображається на субрахунку 377 та на забалансовому рахунку 05, а одержана у тимчасове користування паливна картка — на забалансовому субрахунку 081.

Аналітичний облік використання отриманих паливних карток доцільно вести у спеціальному журналі довільної форми, де реєструвати залишки палива або коштів на картці, прізвище отримувача картки, дати її видачі і повернення, підписи відповідальних осіб. Для кожної картки у журналі доцільно передбачити окрему сторінку. У процесі використання сума коштів на грошовій паливній картці може поповнюватися, що створює ряд переваг у її застосуванні.

Придбання палива за готівковим розрахунком здійснюється шляхом видачі підзвітній особі (водію) певної суми коштів. Водій, заправляючи автомобіль за готівку, одержує від АЗС документ про кількість і вартість влитого в бак пального, на підставі якого складає авансовий звіт. Таким документом є фіскальний касовий чек, оформлений з використанням спеціалізованого електронно-касового апарата (ЕККА), який пов'язаний з паливно-роздавальною колонкою. Особливостями такого ЕККА є те, що у разі відсутності зв'язку його фіскального блока з роздавальною колонкою відпуск пального блокується. Отже, водій обов'язково отримає чек, у якому буде зазначено вид пального (найменування), його кількість у літрах, сплачена сума у гривнях, у т. ч. сума ПДВ. Чек повинен мати дату, порядковий номер, найменування, ідентифікаційний та податковий номер власника АЗС.

Оскільки заправка здійснюється на АЗС за готівку безпосередньо в баки транспортних засобів, то у бухгалтерії АТП ведуть лише один субрахунок 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів».

У бухгалтерії АТП на підставі авансового звіту водія з доданим до нього первинним документом (чеком АЗС) прибуткують отримане паливо у підзвіт водію записом:

Д-т субрах. 20312 «Рідке паливо в баках автомобілів» (на вартість палива без ПДВ)	К-т субрах. 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (на загальну вартість палива)
Д-т субрах. 641 «Розрахунки за податками» (на суму податкового кредиту з ПДВ)

Кількість палива, влитого в бак автомобіля на АЗС, повинна бути вказана у подорожньому листі автомобіля згідно з документами АЗС.

АНАЛІТИЧНИЙ ТА СИНТЕТИЧНИЙ ОБЛІК

Облік ПММ ведуть за їх видами, місцями зберігання і матеріально відповідальними особами на субрахунку 203 «Паливо».

Для правильної організації обліку ПММ доцільно до субрахунку 203 передбачити рахунки третього порядку, на яких вести облік за однорідними групами палива

На рисунку 1 зображено аналітичний облік за видами ПММ та матеріально відповідальним особами

203111 Дизпаливо на складі

203.1 «Рідке паливо»

203112 Дизпаливо в баках

203.1.1.Дизпаливо

203113 Дизпаливо на відповідальному зберіганні

203.1.2. Бензин А-92

2031131 Дизпаливо на відповідальному зберіганні. Талони

203.1.2. Бензин А-95

203 «Паливо

2031132 Дизпаливо на відповідальному зберіганні. Грошова паливна картка