Підлягає поверненню

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати поштову адресу.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також вказуються спочатку номер будинку, вулиця, міс­ то, графство або штат, країна і поштовий індекс. Приклади над­ силання кореспонденції по Україні та за кордон наведені в додат­ ках 5.1 та 5.2.

По Україні

Адреса віправника:
В. Ф. Кушніренко
вул. Хрещатик, 5, кв. 20
м. Київ, 1
01001
	Адреса одержувача:
	В.В.Саленку
	вул. Б. Хмельницького, 20
	м. Львів, 1
	579015

За акордон

Адреса відправника:
В.Ф. Шевчук
вул. Миру, 5, кв. 2,
м. Київ, 11,
Україна 01011
	Адреса одержувача:
	С.И. Иванову
	ул. Ленинградская, 3
	г. Саратов, 10
	Россия 24018

Можливе застосування європейських конвертів з невеликим пластиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце підписання адреси на листі відповідало розмірам віконця.

У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказуються порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції. При цьому можуть використовуються такі написи:

(Конфіденційний), (Рекомендований), (Цілком таємний).

Документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що повинно відповідати технічним вимогам збереження носіїв з записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до відповідної справи на загальних підставах.

вся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи. Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці забов'язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів (додаток 5.6).

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказується прізвище керівника, що підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.

Д. з. Застосування електронного цифрового підпису.

6. 57Строки виконання документів.

Обов'язковими засобами ефективної організації роботи в уп­равлінському апараті є досконале налагодження контролю за ви­конанням розпорядчих документів та використанням у роботі наявної інформації.

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних ус­тановою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, най­більш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках строки виконання документів не повинні пе­ревищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюють­ся для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найваж­ливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконан­ня документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділа­ми вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну вико­нання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого перед­бачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Змі­на строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, інди­відуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб.

За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В ін­ших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з'ясувалося, що вкластися у встановлений термін неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк.

Припинити виконання документів, що надійшли від держав­ної установи, або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація — автор документа.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до установи. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з ді­ловодства.